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法規內容

法規名稱: 法務部矯正署泰源技能訓練所檔案管理作業要點
公發布日: 民國 100 年 07 月 21 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署泰源技能訓練所
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一、本所為建立檔案管理永續制度,爰依國家檔案管理局頒布「機關檔案
    管理作業手冊」之規定及本所業務實際需要,訂定本要點。
二、檔案管理作業過程,係將辦畢之公文及有關資料予以整理、登記、分
    類、編案、編號、稽催、保管、借調、清理、銷毀,並依機密等級及
    安全維護等有關事項予以處理。
三、本所檔案管理,依據實際需要,集中管理,並設置檔案室,指派專人
    負責管理。
四、本所檔案採類、綱、目、節,檔號係由年度號、分類號、案次號、卷
    次號、及目次號依序所組成之。
五、檔案管理人員依據檔案分類表及檔案保存年限區分表,制定本所檔案
    分類管理之準據。
六、檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊,過
    寬過大者,得予裁切折疊,不得損及檔案內容,未達規定標準者,應
    以公文用紙襯貼處理。厚度以三公分為原則,並應注意下列事項:
(一)檔案上加附之所有金屬物,如釘書針、大頭針、迴紋針等物品應一
      律剔除。
(二)檔案如有破損,應予修補,如有皺摺,應予理平。
(三)同一案名之各件檔案應集中於同一檔案卷夾,每一檔案卷夾存放同
      一分類號案件為限,同一分類號案件過多時,得分置數個檔案卷夾
      。
七、各單位承辦人員或文書人員應先行檢核擬歸檔案件是否辦畢與填列保
    存年限及分類號,未填列者,應退請承辦人員補填,其作業原則如下
    :
(一)歸檔案件以原件為原則,有附件者,每 1  種以 1  份為限,未以
      原件歸檔者,應敘明具體事由簽陳機關權責長官核准後,併案辦理
      歸檔。
(二)附件屬抽存續辦者,承辦人員應於本文敘明,並於附件註記文號,
      簽奉權責長官核准;俟其辦畢後,承辦人員應依規定辦理附件歸檔
      事宜。
(三)附件為書籍經指定保存單位或為應公開之陳列品(如海報),得不
      辦理歸檔。
八、承辦人員應將辦畢之案件逐件逐頁編碼,其方式如下:
(一)先編本文,次編附件,並應於案件首頁註明總頁數。
(二)簽稿併陳案件,請依序以簽、稿及來文之次第編寫頁碼;附件則各
      依其後連續為之。
(三)附件已編有頁碼或為書籍型式或難以隨文裝訂者,免併本文連續編
      寫頁碼。
(四)應以鉛筆於每頁右下角處編寫頁碼,文件為雙面書寫或列印者則於
      背頁左下角處編寫頁碼,並於文件首頁右下角頁碼上方填列共幾頁
      ;浮簽與會辦單係屬文件頁數亦須編碼。
(五)頁碼編寫順序,以由上而下之方式編寫。
九、辦畢案件屬非紙本型式或無法隨文裝訂者,承辦人員應依下列原則辦
    理歸檔:
(一)錄音帶、錄影帶、光碟片或磁片,承辦人員應以讀取設備檢視內容
      ,並於封套上註明文號或編號。
(二)附件為書籍型式者,應於書籍封面右上處註明文號;難以裝訂者,
      請放置於固定箱盒,並於箱盒外明顯處註明文號。
十、承辦人員辦畢之案件最遲應於 5  日內逐件依照歸檔清單上所列之序
    號由上而下排列彙齊後,併同歸檔清單送交檔案室,檔案室必須於收
    件當日或次日點收完成後,於歸檔清單上蓋收件日期章,以釐清收件
    日期與點收責任。除歸檔案件有延後歸檔之必要時,經簽請權責長官
    核准後,始得延期歸檔外,請承辦人員於期限內辦理歸檔。
十一、下列物品不得歸檔:
  (一)現金、有價證券及其他貴重物品。
  (二)司法訴訟有關物證。
  (三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
        品。
  (四)易變質而不適長期保存之物品。歸檔案件有上列物品時,檔案室
        應於歸檔清單備註欄內註記「不得歸檔」,並退回承辦單位處理
        。
十二、檔案室應依歸檔清單核對歸檔案件,有下列情形者,應於歸檔清單
      上註記原因及退回日期後,退還承辦人員補正,再依歸檔程序送交
      檔案室重新辦理點收。
  (一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
  (二)案件污損或內容不清楚者。
  (三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
  (四)案件未編列文號或文號有誤者。
  (五)案件未填註保存年限或分類號者。
  (六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
  (七)案件未依歸檔清單上所列之序號由上而下排列彙齊者。
  (八)案件未依規定蓋職名章者。
  (九)案件與歸檔清單之登載不符者。
  (十)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
十三、歸檔案件污損或內容不清須補正時,應由原承辦單位查明補註,並
      在補註處蓋章,經機關權責長官核可後,併原案歸檔備查。
十四、檔案室人員應就歸檔案件及歸檔清單所載內容與數量逐一核對,經
      確認無誤後,於歸檔清單上註記點收日期並簽章,或蓋點收章;歸
      檔案件有錄音帶、錄影帶、光碟片或磁片者,必要時應請承辦人員
      確認其內容無誤後彌封蓋章。
十五、檔案室每半年將實施各科室應歸檔而未歸檔之案件稽催,知會各科
      室儘速依規定辦理歸檔作業,併持續追蹤列管。
      應歸檔而未歸檔之案件,係指應歸檔之案件原件未送交檔案室點收
      。
十六、檔案保管場所,不得擅自進入。
十七、借調檔案須填寫調卷單,以一案一單為原則,並經業務主管簽章後
      ,始可持調卷單至檔案室調取。
      借調不同科室檔案除經業務單位主管簽章外,須經所長或經所長授
      權者簽章核可後,始可持調卷單至檔案室調取。本所所長授權予秘
      書審核此項業務。
十八、借調之檔案,不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、遺失。
十九、借調機密檔案,應陳奉所長核准後始准調閱。
二十、借調之檔案以隨調隨還為原則,不能即還時以十五天為限,屆期仍
      須繼續使用,應填寫展期單,經單位主管核准,得辦理展期,並以
      二次為限。
      調卷人離職時,應將借調之文卷全部歸還檔案室。
二十一、檔案保存年限分為永久、定期保存兩種,並予以分區典藏。
二十二、已屆滿保存期限之檔案,由檔案管理單位逐案檢出,製作擬銷毀
        檔案目錄送會相關業務單位表示意見;各單位認有延長保存年限
        之必要者,應簽註延長年限及理由。
二十三、檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄,陳所長核准
        後,函送國史館及國家檔案管理局審核,審核通過方得辦理銷毀
        。
二十四、辦理檔案銷毀時政風室須派員全程監控,並錄影拍照備查。
二十五、本作業要點經所務委員會議審議通過後實施。