十二、檔案室應依歸檔清單核對歸檔案件，有下列情形者，應於歸檔清單
      上註記原因及退回日期後，退還承辦人員補正，再依歸檔程序送交
      檔案室重新辦理點收。
  （一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
  （二）案件污損或內容不清楚者。
  （三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
  （四）案件未編列文號或文號有誤者。
  （五）案件未填註保存年限或分類號者。
  （六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
  （七）案件未依歸檔清單上所列之序號由上而下排列彙齊者。
  （八）案件未依規定蓋職名章者。
  （九）案件與歸檔清單之登載不符者。
  （十）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。