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法規內容

法規名稱: 廢/停臺灣屏東監獄檔案管理作業要點
公發布日: 民國 90 年 09 月 16 日
廢止日期:民國 100 年 01 月 12 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署屏東監獄
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一、為健全檔案管理工作,特訂定本要點。
二、檔案室應具有防火、防熱、防潮、防盜、防鼠咬、防蟲蛀、防塵埃等
    防範設施,除因公務需要經管理人員許可者外,嚴禁他人進入檔案室
    。
三、檔案管理人員應注意室內採光、通風、清潔等設施之維護,嚴禁煙火
    ,並隨時清查,以防損壞,其主管人員每月至少抽查一吹。
四、檔案管理人員,應善盡管理之責,如有怠忽致檔案滅失、毀損者,應
    予議處。
五、各科室業務承辦人員,平時應就其業務性質,依檔案分類表將公文分
    置卷宗處理,及作平時保管,如公文過多,應予訂卷,不得散置屜內
    ,易致遺失。
六、各業務人員應於年度終了,依分類表所定,分目裝訂成卷,同一目卷
    合計或分訂為「檔案」。
七、各科室業務承辦人員平時處理公文及訂卷,應注意以一案為一件。(
    登記檔案目次表仍以一文為一件次 ),同案有數公文往復,雖時間相
    隔,於結案時仍需合計一件,不可分散,如有跨年度時,則編入結案
    之年度檔案。
八、檔案分類表以杜威十進分類法編製之,以類、綱、目、節為度,如仍
    不敷用,得在節之後另以小數點補充,各級項目均按分類號大小次序
    排列。
    類:本監所屬各科室主管業務之綜合名稱為類。
    綱:本監所屬各科室所掌管各項業務為綱。
    目:各承辦業務人員所承辦之業務名稱為目。
    節:各承辦人所承辦之案件,可獨立成案者為節。
    各級項目 (案名)名稱以簡為主,字數以二至九字為準。
九、各科室應於每年度終了之次月起,一個月內將該科檔
    卷,整理編訂完成,登記送卷歸檔簿後送檔案管理單位登記,歸入檔
    案室,按科室區間管理。
十、應歸檔而未歸檔之公文,應由單位主管督促歸檔,歸檔之文件,經詳
    細檢查無訛後,分別載入送卷歸檔簿,交由檔案管理單位蓋點收戳。
十一、每年歸檔之數量,應於年終由檔案管理單位陳報 典獄長核閱。
十二、歸檔文件經檢查無訛後,應加整理,按文件之先後,依序編訂,時
      間早者在先,晚者在後 (由上而下) 。
十三、檔案之大小長短,應以公文紙規格乏標準為準,過寬過大者,得予
      裁切摺疊,文件左右底三面邊緣應保持整齊,惟不得損及檔案之內
      容。過小過短未達規定標準而不便裝訂者,應用紙條加寬加長。
十四、檔案上原始附簽,附於文件適當位置;但面積較小者,應用與原文
      相等尺寸之紙張襯貼,惟不得脫離原文。
十五、檔案上加附之針夾,應一律剔除,如有破損應予修補,如有皺摺應
      予理平。
十六、檔案字跡如有模糊缺少者,應請原承辦人員查明補註,並在補註處
      蓋章,以示負責。
十七、附件以與原文裝訂為原則,如遇過大過多不便隨文裝訂時,可另行
      存置,惟應在附件上,註明檔號、收發文字號,並在原文附件欄內
      註明附件存放處所。
十八、機密檔案,必須保持高度機密性者,歸檔時應由承辦人員用機密檔
      案專用封套裝封,並應於封面上註明單位名稱。年、月、日,收發
      文字號,封口加蓋印章後登記送檔案管理單位歸檔。
十九、裝訂檔案,須整齊劃一,其厚度以三公分為原則,並依左列規定辦
      理:
   (一) 臨時檔案以活頁裝訂,置封底面。
   (二) 定期及永久檔案以書本式裝訂。
二十、檔案應根據案件辦理先後,由上而下依次彙訂,每卷首頁置目次表
      於檔夾內,卷脊標明檔號、案名及保存年限。
二十一、檔案裝訂以一年一次,並由檔案管理單位自行辦理,其必須僱工
        裝訂者,應嚴密監督,不准攜出,以資保密。
二十二、歸檔之簿冊,按年度編定檔號,在檔案保存簿載明簿冊名稱及歸
        檔單位。
二十三、借調檔案以承辦科室業務有關者為限。
二十四、借調檔案須寫檔案調案單,以一案一單為原則,由調案人填寫檔
        號、收發文號及調案單位、主旨,並經科室主管章後,送檔案管
        理單位調取。
二十五、檔案借出時,應將所調檔案及調案人服務科室、姓名、借出日期
        登記於調案紀錄簿,以便隨時查催。
二十六、借調機密檔案,應陳奉典獄長核准。借出時以封套密封後加蓋密
        封章,送調案人簽收。
二十七、檔案如已被他人調用時,應向前調案人催還,再依手續送交調案
        人。
二十八、調案人不得在檔案管理處所,擅自檢取或翻閱抄錄案卷。
二十九、調閱非主管案件,應送會有關科室主管同意,並奉  典獄長核准
        。
三十、借調之檔案,不得洩密、拆散、塗改、抽換、損壞、轉借、轉抄、
      遺失,非經簽准,不得複印。
三十一、借調檔案以十五天為限,屆期仍須繼績使用,應填具檔案調案展
        期申請單,洽請展期,借出檔案,如有急用,得隨時催還。
三十二、檔案管理人對調出之檔案每逾十五日,應填具檔案催還通知單,
        向調案人催還,除經同意展期外,經洽催三次仍不歸還時,應簽
        報典獄長處理。
三十三、檔案管理單位對歸還之檔案,如發現缺漏或塗改、損壞、抽換、
        拆散等情事,調案單位不予退還並簽報典獄長處理。
三十四、檔案歸還後,應在調案紀錄簿註明還案日期,以備查考。
三十五、檔案保存期限依部頒「監院所機關文卷保存期限作業要點」之規
        定辦理。
三十六、已屆滿保存期限之檔案,由檔案管理單位,繕造檔案銷燬清冊,
        送原承辦業務料室審查。業務科室應根據部頒「監院所機關文卷
        保存期限作業要點」所定之存廢標準,凡必須延長保存期限之案
        件,應簽註具體理由,並由科室主管蓋章,其經科室主管同意銷
        燬之檔案,應簽報典獄長核准後會同有關科室派員監燬。
三十七、各種會計憑證、報表、簿籍之處理依會計法之規定辦理。
三十八、本要點如有未盡事宜,悉依照「事務管理手冊」、「檔案管理」
        有關規定辦理。