一  依據：九十二年七月十六日本部第九五七次部務會報第一號部長指示
    事項。

二  目的：
 (一) 為使本部重要公文檔案管理數位化，掃瞄製成光碟以為備份，永久
      保存，並藉以防範原件遭到遺失或毀損。
 (二) 為使重要公文與簽呈之認定標準一致，訂定本執行基準，以資遵循
      。

三  表列重要公文之業務名稱，詳後附「法務部重要公文影像掃瞄建檔明
    細表」，本表得視實際需要適時修訂。

四  重要公文影像掃瞄建檔之決定層級：
 (一) 表列重要公文之「簽」 (包括創簽、以稿代簽) 為決策之過程，上
      有裁決層級之批示，為必掃之重要公文，承辦人於辦文時，應於公
      文上勾選「重要公文影像掃瞄」，俾利檔案管理單位掃瞄建檔。
 (二) 簽之附件、來文及函稿是否掃瞄建檔，由承辦人視情況而定，承辦
      人未決定者，由科長或單位主管決定，並於公文上勾選。
 (三) 表列重要業務之相關公文是否掃瞄，由科長或單位主管決定。

五  表列重要公文以外之其他公文是否掃瞄建檔，由科長或單位主管決定
    。

六  各單位登記桌辦理重要公文影像掃瞄歸檔時，應進入「公文管理系統
    」標示為重要公文，並印製「公文影像掃瞄建檔清單」兩份，連同歸
    檔公文送至檔案管理單位掃瞄建檔人員簽收後，一份存放檔案管理單
    位，一份存放歸檔單位，俾便稽核。

七  公文影像檔案線上調閱作業程序：公文經影像掃瞄建檔後，即可於線
    上調閱影像檔公文，調閱之程序如次：
 (一) 部次長可隨時於線上調閱本部所有影像檔公文；單位主管可線上調
      閱本單位影像檔公文；科長可線上調閱本科影像檔公文；承辦人可
      調閱本人承辦之影像檔公文。
 (二) 調閱本單位非本人承辦之影像檔公文須經承辦科科長或單位主管同
      意。
 (三) 調閱非本單位之影像檔公文，由調案人於線上填具調案單，經單位
      主管核准後，送會承辦單位主管同意。

八  未掃瞄重要公文之補辦：
 (一) 本執行基準重要公文影像掃瞄建檔，溯及八十九年五月二十日起實
      施，本基準實施前之重要公文未掃瞄建檔者，應補辦影像掃瞄建檔
      ，各承辦單位應於本執行基準施行之日起二個月內，填列補辦清單
       (九十年三月底檔案管理系統上線前之檔案，請檔案室提供歸檔登
      記簿，俾便各單位補辦) ，並完成公文建檔後，依第六點程序送檔
      案室補辦。
 (二) 檔案室應依據各單位補辦清單訂定補辦進度表，補辦情形每月提報
      擴大部務會報。

九  本執行基準自實施之日起，檔案管理單位應每月提出「重要公文影像
    掃瞄統計表」陳報，並分送各單位參考。