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法規內容

法規名稱: 法務部重要公文影像掃瞄執行基準
公發布日: 民國 92 年 09 月 08 日
法規體系: 法務部部內各單位 > 綜合規劃司
圖表附件:
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一  依據:九十二年七月十六日本部第九五七次部務會報第一號部長指示
    事項。
二  目的:
 (一) 為使本部重要公文檔案管理數位化,掃瞄製成光碟以為備份,永久
      保存,並藉以防範原件遭到遺失或毀損。
 (二) 為使重要公文與簽呈之認定標準一致,訂定本執行基準,以資遵循
      。
三  表列重要公文之業務名稱,詳後附「法務部重要公文影像掃瞄建檔明
    細表」,本表得視實際需要適時修訂。
四  重要公文影像掃瞄建檔之決定層級:
 (一) 表列重要公文之「簽」 (包括創簽、以稿代簽) 為決策之過程,上
      有裁決層級之批示,為必掃之重要公文,承辦人於辦文時,應於公
      文上勾選「重要公文影像掃瞄」,俾利檔案管理單位掃瞄建檔。
 (二) 簽之附件、來文及函稿是否掃瞄建檔,由承辦人視情況而定,承辦
      人未決定者,由科長或單位主管決定,並於公文上勾選。
 (三) 表列重要業務之相關公文是否掃瞄,由科長或單位主管決定。
五  表列重要公文以外之其他公文是否掃瞄建檔,由科長或單位主管決定
    。
六  各單位登記桌辦理重要公文影像掃瞄歸檔時,應進入「公文管理系統
    」標示為重要公文,並印製「公文影像掃瞄建檔清單」兩份,連同歸
    檔公文送至檔案管理單位掃瞄建檔人員簽收後,一份存放檔案管理單
    位,一份存放歸檔單位,俾便稽核。
七  公文影像檔案線上調閱作業程序:公文經影像掃瞄建檔後,即可於線
    上調閱影像檔公文,調閱之程序如次:
 (一) 部次長可隨時於線上調閱本部所有影像檔公文;單位主管可線上調
      閱本單位影像檔公文;科長可線上調閱本科影像檔公文;承辦人可
      調閱本人承辦之影像檔公文。
 (二) 調閱本單位非本人承辦之影像檔公文須經承辦科科長或單位主管同
      意。
 (三) 調閱非本單位之影像檔公文,由調案人於線上填具調案單,經單位
      主管核准後,送會承辦單位主管同意。
八  未掃瞄重要公文之補辦:
 (一) 本執行基準重要公文影像掃瞄建檔,溯及八十九年五月二十日起實
      施,本基準實施前之重要公文未掃瞄建檔者,應補辦影像掃瞄建檔
      ,各承辦單位應於本執行基準施行之日起二個月內,填列補辦清單
       (九十年三月底檔案管理系統上線前之檔案,請檔案室提供歸檔登
      記簿,俾便各單位補辦) ,並完成公文建檔後,依第六點程序送檔
      案室補辦。
 (二) 檔案室應依據各單位補辦清單訂定補辦進度表,補辦情形每月提報
      擴大部務會報。
九  本執行基準自實施之日起,檔案管理單位應每月提出「重要公文影像
    掃瞄統計表」陳報,並分送各單位參考。