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法規內容

法規名稱: 法務部矯正署臺中看守所檔案庫房安全管理維護要點
公發布日: 民國 97 年 04 月 25 日
修正日期:民國 100 年 03 月 08 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署臺中看守所
圖表附件:
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一、本所為落實檔案法規定及健全檔案庫房安全管理制度,依據「檔案庫
    房設施基準」、「機關檔案保管作業要點」特訂定本要點。
二、庫房門禁管理
(一)檔案庫房採單一出入口門禁管制,進出庫房應嚴格控制,除檔案工
      作人員外,非經許可不得進入。
(二)庫房鑰匙應由檔案管理專責人員妥善保管,並複製鑰匙置放「總務
      科備用鑰匙箱」統一管理,於遭遇緊急狀況時(如火災、地震、非
      法入侵等)。戒護科值勤人員得請督勤官開啟備用鑰匙箱,進入庫
      房作必要之處置。
三、庫房維護
(一)檔案庫房內嚴禁下列行為:
   (1)使用或存放易燃、易爆物品。
   (2)吸菸。
   (3)飲食或儲存食物。
   (4)植養生物。
   (5)未經許可私自攜出檔案。
   (6)未經許可攝影拍照
   (7)破壞檔案或變更檔案內容。
(二)各專責人員應每日進行庫房例行查檢工作,其事項包括:
   (1)門禁管制系統或門鎖是否正常,庫房之門、窗及通訊設備是否正
        常運作。
   (2)如採用自動紀錄溫溼度紀錄儀,應定期檢視儀器是否正常,並記
        錄於「檔案庫房溫溼度紀錄單」(詳附件一)。
   (3)如採用空氣淨化設備,應定期檢視設備是否正常。
   (4)設錄影監視設備,監視主機設置地點(中央台)之管理單位應注
        意錄影監視系統是否正常並定時檢視錄影之畫面。
   (5)消防設備是否正常。
   (6)庫房是否整齊清潔無堆放雜物。
   (7)緊急照明設備是否正常。
   (8)照明設備、除溼機、防潮櫃及機密檔案櫃是否正常。
   (9)檔案工作人員每日下班前應確實檢查庫房之門、窗已上鎖;關閉
        空調、照明設備、印表機等各項電源。
(三)庫房維護除每日例行工作外,應進行下列檢查維護事項:
   (1)檔案工作人員應定期進行清潔工作,清潔地面時應使用吸塵器或
        擰乾之拖把清潔地板,並以擰乾之抹布擦拭檔案架、櫃。
   (2)定期請廠商或專業人員執行庫房蟲、鼠、黴、菌防治處理,並定
        期施以消毒,但應注意避免損害檔案並符合環保規定。
   (3)定期請廠商或專業人員更換空氣清淨機所使用之濾網。
   (4)如有大雨特報或颱風警報,應預作防災準備,緊閉窗戶;戒護科
        外掃主管、人員應注意周圍排水口保持暢通等處理。
   (5)於大雨或颱風後,檔案管理專責人員應立即檢查庫房周圍地面是
        否積水,並檢查牆壁是否有滲水跡象。
(四)庫房之設備或設施如有損毀或異常時,各檔案工作人員、戒護科執
      勤人員(非上班日)應進行查檢並進行必要之處置:
   (1)檔案如有泡水,應先將水損檔案撈起置放於支撐板或推車上,移
        到緊急搶救處理地點後,再進行後續處理。
   (2)庫房設施有異常狀況時,如溫濕度異常、跳電等應查明原因並通
        知相關單位修復,並將修復情形記錄於「檔案庫房設施維護紀錄
        單」(詳附件二)。
   (3)庫房如遭遇天災或人為破壞,進入災場時,應即時拍照並記錄現
        場狀況。
(五)定期保養維護
   (1)庫房設備或設施之保養維護,必要時,得委請專業人員或廠商定
        期進行。
   (2)庫房進行各項設備或設施之保養時,檔案工作人員應陪同維修人
        員或承包廠商進行各項系統、設備或儀器之檢修、保養與校驗,
        並將其檢查結果記錄於「檔案庫房設施維護紀錄單」。
四、人員進出管制
(一)進出庫房應嚴格控制,除檔案工作人員外,非經許可不得進入。
(二)非檔案工作人員因業務需要須進入庫房時,應先經機關權責長官或
      授權主管同意後,會同檔案工作人員進入;如為庫房設備維修之廠
      商,應依契約規定時間由檔案工作人員陪同進入。
(三)非檔案工作人員申請進入庫房時,應於「人員進出庫房紀錄單」(
      詳附件三)記錄進入庫房之時間及辦理事項並陳核上級或授權主管
      ,經核可後始可進入庫房;持奉准調案單之調案人員仍應填「人員
      進出庫房紀錄單」,唯不需再陳核上級。
(四)庫房若於非上班時間發生異常狀況,戒護科值勤人員得請督勤官開
      啟備用鑰匙箱,進入庫房為必要處理,並將處理情形儘速陳報。
(五)進入庫房人員應遵守三、庫房維護(一)檔案庫房嚴禁行為;違反
      規定時,檔案工作人員應予制止。
(六)非檔案工作人員離開庫房前,檔案工作人員應確實檢查有無攜出檔
      案之狀況,並檢查門窗、保全、監視等設備是否正常,並於「人員
      進出庫房紀錄單」記錄離開之時間。
五、專責人員異動之交接
    檔案管理人員職務異動時,應將下列事項辦理移交:
(一)庫房管理相關簿冊。
(二)掌理業務範圍及相關設備。
(三)庫房鑰匙、磁卡等庫房出入管理物品。