一、本所為建立檔案管理制度，特依照檔案管理局編印「機關檔案管理作
    業手冊」之規定及本所業務實際需要，訂定本要點。

二、檔案管理作業過程，是將辦畢之公文及有關資料予以整理、登記、分
    類、編案、編號、保管、借調、清理、銷毀，並依機密等級及安全維
    護等有關事項予以處理。

三、本所檔案管理，依據實際需要，集中管理，並設置檔案室，指派專人
    負責管理。

四、本所檔案採類、綱、目、節，檔號係由年度號、分類號、案次號、卷
    次號、及目次號依序所組成之。

五、檔案管理人員依據檔案分類表及檔案保存年限區分表，制定本所檔案
    分類管理之準據。

六、檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊，過
    寬過大者，得予裁切折疊，不得損及檔案內容，未達規定標準者，應
    以公文用紙襯貼處理。厚度以三公分為原則，並應注意下列事項：
（一）檔案上加附之所有金屬物，如釘書針、大頭針、迴紋針等物品應一
      律剔除。
（二）檔案如有破損，應予修補，如有皺摺，應予理平。
（三）同一案名之各件檔案應集中於同一檔案卷夾，每一檔案卷夾存放同
      一分類號案件為限，同一分類號案件過多時，得分置數個檔案卷夾
      。

七、各科室承辦人員應先行查驗歸檔，案件是否已確實辦畢，及已填妥保
    存年限，及分類號，並將已辦畢之案件逐件逐頁編碼。

八、檔案管理人員點收文件，如有下列情形者，退還承辦單位補正，再重
    新辦理點收。
（一）案件或附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
（二）歸檔文件與歸檔清單之登記不符者。
（三）案件污損或內容不清楚者。
（四）案件未填註保存年限或分類號。
（五）案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。

九、機密檔案，應使用專用封套裝封，封口加蓋印章。另備保險箱或其他
    具安全防護功能之箱櫃，裝置密鎖存放之。

十、檔案保管場所，不得擅自進入。

十一、借調檔案須填寫調卷單，以一案一單為原則，並經業務主管簽章後
      ，送檔案室調取。

十二、借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失，
      非經簽准，不得複印。

十三、借調機密檔案，應陳奉所長核准後始准調閱。

十四、借調之檔案以隨調隨還為原則，不能即還時以十五天為限，屆期仍
      須繼續使用，應填寫展期單，經單位主管核准，得辦理展期。

十五、調卷人離職時，應將借調之文卷全部歸還檔案室。

十六、檔案保存年限分為永久、定期保存兩種。

十七、已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位逐案檢出，製作擬銷毀檔
      案目錄送會相關業務單位表示意見；各單位認有延長保存年限之必
      要者，應簽註延長年限及理由。

十八、檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄，陳所長核准，
      及函送檔案局審核，審核通過方得辦理銷毀。