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列印時間:110.09.29 04:06

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署岩灣技能訓練所檔案管理實施要點
公發布日: 民國 88 年 05 月 29 日
修正日期:民國 100 年 03 月 22 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署岩灣技能訓練所
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一、本所為建立檔案管理制度,特依照檔案管理局編印「機關檔案管理作
    業手冊」之規定及本所業務實際需要,訂定本要點。
二、檔案管理作業過程,是將辦畢之公文及有關資料予以整理、登記、分
    類、編案、編號、保管、借調、清理、銷毀,並依機密等級及安全維
    護等有關事項予以處理。
三、本所檔案管理,依據實際需要,集中管理,並設置檔案室,指派專人
    負責管理。
四、本所檔案採類、綱、目、節,檔號係由年度號、分類號、案次號、卷
    次號、及目次號依序所組成之。
五、檔案管理人員依據檔案分類表及檔案保存年限區分表,制定本所檔案
    分類管理之準據。
六、檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊,過
    寬過大者,得予裁切折疊,不得損及檔案內容,未達規定標準者,應
    以公文用紙襯貼處理。厚度以三公分為原則,並應注意下列事項:
(一)檔案上加附之所有金屬物,如釘書針、大頭針、迴紋針等物品應一
      律剔除。
(二)檔案如有破損,應予修補,如有皺摺,應予理平。
(三)同一案名之各件檔案應集中於同一檔案卷夾,每一檔案卷夾存放同
      一分類號案件為限,同一分類號案件過多時,得分置數個檔案卷夾
      。
七、各科室承辦人員應先行查驗歸檔,案件是否已確實辦畢,及已填妥保
    存年限,及分類號,並將已辦畢之案件逐件逐頁編碼。
八、檔案管理人員點收文件,如有下列情形者,退還承辦單位補正,再重
    新辦理點收。
(一)案件或附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
(二)歸檔文件與歸檔清單之登記不符者。
(三)案件污損或內容不清楚者。
(四)案件未填註保存年限或分類號。
(五)案件未依規定編碼或頁碼編寫有誤者。
九、機密檔案,應使用專用封套裝封,封口加蓋印章。另備保險箱或其他
    具安全防護功能之箱櫃,裝置密鎖存放之。
十、檔案保管場所,不得擅自進入。
十一、借調檔案須填寫調卷單,以一案一單為原則,並經業務主管簽章後
      ,送檔案室調取。
十二、借調之檔案,不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失,
      非經簽准,不得複印。
十三、借調機密檔案,應陳奉所長核准後始准調閱。
十四、借調之檔案以隨調隨還為原則,不能即還時以十五天為限,屆期仍
      須繼續使用,應填寫展期單,經單位主管核准,得辦理展期。
十五、調卷人離職時,應將借調之文卷全部歸還檔案室。
十六、檔案保存年限分為永久、定期保存兩種。
十七、已屆滿保存期限之檔案,由檔案管理單位逐案檢出,製作擬銷毀檔
      案目錄送會相關業務單位表示意見;各單位認有延長保存年限之必
      要者,應簽註延長年限及理由。
十八、檔案管理單位應制定檔案銷毀計畫及檔案銷毀目錄,陳所長核准,
      及函送檔案局審核,審核通過方得辦理銷毀。
資料來源:法務部主管法規查詢系統