七、本部資訊安全文件管理程序如下：
（一）文件之訂定及修正
1.文件之研擬階段
（1）文件之訂定
由文件維護人員研擬文件草稿，並得邀集（徵詢）相關業務人
員討論草稿內容。
（2）文件之修正
文件維護人員應向文件管制員調取最近一版之電子檔及紙本，
據以修正經核可之文件內容。
2.文件之審核階段
文件維護人員應填寫「文件訂定／修正／停止適用申請單」，勾
選申請單中「文件訂定」或「文件修正」之選項，並檢附文件草
稿，循文件審核權責之核定程序辦理；若為文件修正，須一併檢
附最近版次之原稿，以供核對。
3.文件之完成階段
（1）文件完成訂定／修正之審核後，文件維護人員須在文件「版本
修正紀錄表」中登載修正之項目，會同文件管制員登錄於「文
件管理彙總表」後公告施行。
（2）文件管制員須保留「文件訂定／修正／停止適用申請單」、文
件紙本及電子檔及其核准文件之影印本備查。
（二）文件之停止適用
1.文件維護人員須填寫「文件訂定／修正／停止適用申請單」，勾
選申請單中「文件停止適用」之選項，並填寫申請單其他各項目
，循文件審核權責之核定流程辦理。
2.文件停止適用之申請單如不予批准時，即送交文件管制員歸檔保
存備查；經核准停止適用時，由文件維護人員會同文件管制員登
錄於「文件管理彙總表」後，公告停止適用。
3.文件停止適用後，文件管制員仍須保存該文件最後一版次之電子
檔、停止適用申請單及核准停止適用文件之影印本。
（三）文件適用性之檢討
文件維護人員得隨時依照實際作業狀況檢討各文件之適用性，適時
提出文件訂定／修正／停止適用之申請，最少每年應重新檢討一次
。
（四）文件之公告週知：
1.文件公告依下列方式為之：
（1）公文函頒。
（2）公告於電子公布欄。
（3）以電子郵件通知。
（4）下達並刊登本部主管法規資料庫。
2.規範性文件，由文件維護人員送交專責法規異動通報人員通報至
本部主管法規資料庫。
（五）文件之安全分級
文件之安全等級分為三級，並以適當標示區分：
1.公開文件
指無須經授權即得任意查閱或運用之文件。
2.一般文件
僅供部內使用，部外單位非經授權不得查閱或運用之文件。
3.限閱文件
指含敏感資料之文件，該文件須經審核或授權始得查閱或運用。
（六）文件之保存與銷毀
1.文件管制員應確實登錄與維護「文件管理彙總表」，並核對其正
確性。
2.第三點所定本部資訊安全文件均須適當保管，如有修正時，文件
及電子檔案須保留現行版本及前一版本；停止適用時則保留現行
版本。
3.限閱文件須存放於可上鎖之儲存櫃中，以保持資料之機密性與完
整性。
4.第三點所定本部資訊安全文件完成停止適用作業且無需保存者，
由文件管制員執行銷毀程序，並填寫「文件銷毀彙總表」登錄所
銷毀之文件。
5.紀錄超過保存年限時，應由文件維護人員執行銷毀程序。
6.不同安全等級文件之銷毀程序分述如下：
（1）公開文件：丟棄或資源回收。
（2）一般文件：對文件加蓋註銷字樣，並以碎紙機處理或燒毀。
（3）限閱文件：以碎紙機處理或燒毀等方式，由文件管制員及文件
維護人員共同監督銷毀過程。
（七）文件之調閱
1.文件管制員保存之實體文件及文件維護人員保存之紀錄，原則上
僅供內部使用，除經本部核准得使用該文件及紀錄之單位外，不
提供予無使用權限者。
2.本部各單位申請調閱前目之資料，須填寫「文件調閱申請單」，
經管制單位審查並刪除不適宜公開之資訊後，始得調閱。
（八）外部文件之管理
1.外部文件係指本部 ISMS 及其運作所需參照之相關規範性文件。
（如：行政院訂定之資安相關計畫、作業規範等。）
2.外部文件取得人應將取得之外部文件，送交文件管制員登錄列管
該份文件，其格式得不適用本管理規範相關規定。
3.外部文件取得人取得外部文件更新版，應送文件管制員重新登錄
列管。