七、各科室業務承辦人員平時處理公文及訂卷，應注意以一案為一件。( 登記檔案目次表仍以一文為一件次 )，同案有數公文往復，雖時間相 隔，於結案時仍需合計一件，不可分散，如有跨年度時，則編入結案 之年度檔案。