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法規內容

法規名稱: 明陽中學檔案管理作業要點
公發布日: 民國 99 年 04 月 01 日
法規體系: 矯正機關 > 明陽中學
圖表附件:
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壹、總則 
一、本校為建立檔案管理制度及業務實際需要,特依檔案法等相關規定,
    訂定本要點。
二、檔案管理作業流程,係將辦畢之公文及有關公務之各種文書歸檔,案
    件之分類編案、點收、編制目錄、保管、借調、清理銷毀等工作,依
    機密等級及安全維護等事項予以處理。
三、本校檔案管理,依機關檔案管理作業等相關規定,每件公文於辦畢後
    五日內送交檔案室歸檔,集中管理,並指派專人負責管理。
貳、分類編案
一、本校檔案管理,依本校「檔案分類及保存年限區分表」所列之分類編
    目管理,辦畢案件併同歸檔清單(如附件一)送交檔案室。
二、辦畢歸檔案件,由各處室隊承辦人員依本校「檔案分類及保存年限區
    表」之標準,於文件右上角以 6B 鉛筆填寫年度號/分類號及保存年
    限,以做為處理案件之依據。
參、點收
一、歸檔案件之點收,應注意下列事項:
(一)檢查本文及附件是否齊全。
(二)檢查文書處理手續是否完備。
(三)存查文件未經批准者,不得歸檔。
(四)發文文稿有漏判、漏會者,退回補辦。
(五)歸檔文件二頁以上未蓋騎縫章、未填寫年度號、分類號、保存年限
      、未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者退還補正。
二、歸檔案件點收後,應依照下列各款整理:
(一)以件為單位,每一收文、發文或簽稿及其附件,各稱一件。
(二)按同年度、同檔案分類號,並依機關總收文號碼、日期,小者在上
      大者在下排序,每卷厚度以三公分為原則。
(三)附件以隨文整理為原則,其有不便隨文者,得另行存收並將存放位
      置備註於附件欄。
(四)如有皺摺、破損等情形者應先予整補,訂書針盡量拔除,以防將文
      件銹蝕。
肆、文卷裝訂
一、歸檔案件,應由承辦人員逐件逐頁編碼,先編本文,次編附件,以鉛
    筆於各頁右下角編寫頁碼,文件為雙面書寫或列印者,亦同,並於案
    件首頁註明總頁數。
二、檔案裝訂應以公文 A4 紙規格標準為準,必須整齊劃一厚度均勻(每
    卷以三公分為標準),並應注意下列事項:
(一)檔案上加附之針夾應剔除至最少。
(二)檔案如有破損,應予修補,如有皺摺,應予理平。
(三)同類文卷過多時,應分裝標明卷次,並建置案卷目次表(如附件二
      )置於檔案卷夾首頁,以利檢調;憑證、傳票、建築圖因規格不一
      無法裝訂成冊者,採裝箱制檔並貼置標籤書明檔號、種類、保存年
      限,紙箱尺寸格式應盡求統一。
伍、保管
一、機密檔案,應使用密封式鐵櫃上鎖保管。
二、各處室隊依規定將現行歸檔之文卷,由承辦人員列印歸檔清單,送交
    檔案室由檔管人員點收後,依公文管理流程辦理歸檔作業。
三、每年歸檔數量,應於年終由檔案管理單位陳報校長核閱。
四、檔案保管場所,不得擅自進入。
陸、借調
一、借調檔案須填寫調案單(如附件三),以一案一單為原則,並經單位
    主管簽章陳校長核准後,送總務處檔案室調取。如借調非主管案件,
    應先會經原檔案主管單位主管蓋章再陳校長核准,始能調閱; 他機關
    借調或依法調用檔案時,應由承辦單位依來函簽辦,經校長核准後並
    填妥調案單,始能調閱。
二、借調之檔案,不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失。
三、借調機密檔案應陳奉校長核准後始准調閱,歸還時借調人須密封完整
    加蓋印章後歸檔。
四、借調之檔案以隨調隨還為原則,不能即還時以 15 天為限,屆期仍須
    繼續使用應填寫展期單(本展期單與調案單同一版面如附件三),經
    校長核可始可辦理展延。
五、業務承辦人離職時,應先將借調之文卷全部歸還檔案室,離職通報加
    會檔案室確認。承辦他機關向本校借調或因依法調用之檔案,其未屆
    滿歸還期限時,應依相關規定列為職務移交事項。
六、檔案管理單位應按月、季或年及檔案類別統計檔案借調數量,並製作
    成「調案數量統計表」(如附件四)留存乙份。
柒、保存年限屆滿銷毀
一、已屆滿保存期限之檔案,由檔案管理單位,繕造擬銷毀檔案目錄(如
    附件五),送會相關業務單位審查。各單位應根據相關法令與本要點
    所訂之存廢標準,凡必須延長保存年限之案件,應簽註具體理由,並
    由單位主管簽陳核准; 其經業務主管單位同意銷毀之檔案,再制定檔
    案銷毀計劃(如附件六)及檔案銷毀目錄(如附件七)簽報校長核准
    後,陳報法務部函送檔管局審核,經核准銷毀後會同相關單位派員監
    毀。
二、各種會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等之銷毀,應依照會計法相
    關規定辦理。
三、已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字樣
    。
四、具有史料價值之檔案,應依規定處辦,但機密檔案應俟機密等級消失
    後,始得依規定辦理銷毀。