法務部主管法規查詢系統

壹、總則 
一、本校為建立檔案管理制度及業務實際需要，特依檔案法等相關規定，
    訂定本要點。
二、檔案管理作業流程，係將辦畢之公文及有關公務之各種文書歸檔，案
    件之分類編案、點收、編制目錄、保管、借調、清理銷毀等工作，依
    機密等級及安全維護等事項予以處理。
三、本校檔案管理，依機關檔案管理作業等相關規定，每件公文於辦畢後
    五日內送交檔案室歸檔，集中管理，並指派專人負責管理。

貳、分類編案
一、本校檔案管理，依本校「檔案分類及保存年限區分表」所列之分類編
    目管理，辦畢案件併同歸檔清單（如附件一）送交檔案室。
二、辦畢歸檔案件，由各處室隊承辦人員依本校「檔案分類及保存年限區
    表」之標準，於文件右上角以 6B 鉛筆填寫年度號／分類號及保存年
    限，以做為處理案件之依據。

參、點收
一、歸檔案件之點收，應注意下列事項：
（一）檢查本文及附件是否齊全。
（二）檢查文書處理手續是否完備。
（三）存查文件未經批准者，不得歸檔。
（四）發文文稿有漏判、漏會者，退回補辦。
（五）歸檔文件二頁以上未蓋騎縫章、未填寫年度號、分類號、保存年限
      、未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者退還補正。
二、歸檔案件點收後，應依照下列各款整理：
（一）以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。
（二）按同年度、同檔案分類號，並依機關總收文號碼、日期，小者在上
      大者在下排序，每卷厚度以三公分為原則。
（三）附件以隨文整理為原則，其有不便隨文者，得另行存收並將存放位
      置備註於附件欄。
（四）如有皺摺、破損等情形者應先予整補，訂書針盡量拔除，以防將文
      件銹蝕。

肆、文卷裝訂
一、歸檔案件，應由承辦人員逐件逐頁編碼，先編本文，次編附件，以鉛
    筆於各頁右下角編寫頁碼，文件為雙面書寫或列印者，亦同，並於案
    件首頁註明總頁數。
二、檔案裝訂應以公文 A4 紙規格標準為準，必須整齊劃一厚度均勻（每
    卷以三公分為標準），並應注意下列事項:
（一）檔案上加附之針夾應剔除至最少。
（二）檔案如有破損，應予修補，如有皺摺，應予理平。
（三）同類文卷過多時，應分裝標明卷次，並建置案卷目次表（如附件二
      ）置於檔案卷夾首頁，以利檢調；憑證、傳票、建築圖因規格不一
      無法裝訂成冊者，採裝箱制檔並貼置標籤書明檔號、種類、保存年
      限，紙箱尺寸格式應盡求統一。

伍、保管
一、機密檔案，應使用密封式鐵櫃上鎖保管。
二、各處室隊依規定將現行歸檔之文卷，由承辦人員列印歸檔清單，送交
    檔案室由檔管人員點收後，依公文管理流程辦理歸檔作業。
三、每年歸檔數量，應於年終由檔案管理單位陳報校長核閱。
四、檔案保管場所，不得擅自進入。

陸、借調
一、借調檔案須填寫調案單（如附件三），以一案一單為原則，並經單位
    主管簽章陳校長核准後，送總務處檔案室調取。如借調非主管案件，
    應先會經原檔案主管單位主管蓋章再陳校長核准，始能調閱; 他機關
    借調或依法調用檔案時，應由承辦單位依來函簽辦，經校長核准後並
    填妥調案單，始能調閱。
二、借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失。
三、借調機密檔案應陳奉校長核准後始准調閱，歸還時借調人須密封完整
    加蓋印章後歸檔。
四、借調之檔案以隨調隨還為原則，不能即還時以 15 天為限，屆期仍須
    繼續使用應填寫展期單（本展期單與調案單同一版面如附件三），經
    校長核可始可辦理展延。
五、業務承辦人離職時，應先將借調之文卷全部歸還檔案室，離職通報加
    會檔案室確認。承辦他機關向本校借調或因依法調用之檔案，其未屆
    滿歸還期限時，應依相關規定列為職務移交事項。
六、檔案管理單位應按月、季或年及檔案類別統計檔案借調數量，並製作
    成「調案數量統計表」（如附件四）留存乙份。

柒、保存年限屆滿銷毀
一、已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位，繕造擬銷毀檔案目錄（如
    附件五），送會相關業務單位審查。各單位應根據相關法令與本要點
    所訂之存廢標準，凡必須延長保存年限之案件，應簽註具體理由，並
    由單位主管簽陳核准; 其經業務主管單位同意銷毀之檔案，再制定檔
    案銷毀計劃（如附件六）及檔案銷毀目錄（如附件七）簽報校長核准
    後，陳報法務部函送檔管局審核，經核准銷毀後會同相關單位派員監
    毀。
二、各種會計憑證、報告、帳簿及重要備查簿等之銷毀，應依照會計法相
    關規定辦理。
三、已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字樣
    。
四、具有史料價值之檔案，應依規定處辦，但機密檔案應俟機密等級消失
    後，始得依規定辦理銷毀。