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法規內容

法規名稱: 法務部行政執行署嘉義分署檔案室安全維護管理要點
公發布日: 民國 98 年 05 月 20 日
修正日期:民國 102 年 01 月 09 日
法規體系: 行政執行機關 > 法務部行政執行署嘉義分署
立法理由:
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壹、目的
    為維護本分署檔案室正常運作,嚴防非法破壞或攜出公文檔案資料,
    俾對本分署進出檔案室人員實施有效管理,並於遭受危害或破壞之緊
    急災害時採取緊急處理措施,降低損害,特訂定本要點。
貳、依據
一、法務部頒「政風機構預防危害或破壞本機關事件作業要點」暨政風機
    構設置條例施行細則第十條第二款「危害或破壞本機關事件之預防事
    項」規定辦理。
二、國家檔案局「檔案庫房設施基準」規定辦理。
參、管制內容
一、門禁管制:
(一)本分署檔案室宜採單一出入口門禁管制方式管理,並派有專責管理
      人員,負責門禁管制及相關安全維護措施。
(二)檔案室應備有下列表簿,詳實記錄以供查核:
      1.進出人員登記簿:確實記載所有進出檔案室人員起訖時間及會辦
        業務項目。
      2.借調檔案記錄簿:詳實記載各承辦人借調檔案之依據、日期、名
        稱、數量、歸還日期、借調人員簽章等。
(三)嚴禁非檔案管理人員進入檔案庫房,必要進入時,需由檔案管理人
      員陪同,並於各表單記錄進出時間及辦理事項。
(四)委外廠商或委外作業人員進入檔案庫房,應會同檔案管理人員辦理
      ,並詳實登記;因作業而知悉本分署業務內容時,應負保密責任,
      如有洩密即依法究責。
(五)檔案管理人員請假時,應明確告知職務代理人有關工作事項;如因
      事暫離,應確實將檔案室上鎖。
(六)未經許可不得私自攜出檔案或攝影拍照;進入檔案室不得攜帶背包
      或手提袋。
二、安全維護
(一)檔案室應保持標準之溫度(攝式 20 度至 27 度)及濕度(50  %
      至 60 %),以利公文檔案長期或永久保存。
(二)檔案室應備有各項安全設備,包括防盜及通訊系統,必要時並應配
      置錄影監視系統;消防安全警報系統,並裝置消防安全設備,消防
      安全設備之裝置,應避免損害檔案並符合環保規定。
(三)檔案管理人員應隨時注意電力、空調及監視系統是否正常運作,並
      實施定期檢修、保養與校驗,如有異常應即通報檢修及採取應變措
      施。
(四)除維護或施工目的外,凡危險或易燃物品,均不得攜入或置於檔案
      室內。
三、環境維護
(一)檔案室內嚴禁嬉戲、吸菸、飲食、植養生物及存放私人物品。
(二)檔案室應隨時保持整潔,並定期實施防治鼠、蟲害等工作,以維護
      檔案資料之完整。
四、緊急災害
(一)緊急災害發生時,發現災害者應循本分署危機應變小組通報,採取
      緊急處理措施,降低損害,並視需要通知警察及消防等相關單位,
      尋求必要協助。
(二)必要時得召集本分署危機應變小組,調查災害發生原因、調查受災
      情況、擬訂復原計畫等災後復原程序。
肆、罰則
    發現員工違反前開規定,檔案管理人員應予以制止,若經制止無效,
    即通知該管主管及政風室處理,並簽辦議處;如涉有刑責者,即移送
    司法機關究辦。
伍、本要點簽奉  首長核定後實施,修正時亦同。