參、管制內容
一、門禁管制：
（一）本分署檔案室宜採單一出入口門禁管制方式管理，並派有專責管理
人員，負責門禁管制及相關安全維護措施。
（二）檔案室應備有下列表簿，詳實記錄以供查核：
1.進出人員登記簿：確實記載所有進出檔案室人員起訖時間及會辦
業務項目。
2.借調檔案記錄簿：詳實記載各承辦人借調檔案之依據、日期、名
稱、數量、歸還日期、借調人員簽章等。
（三）嚴禁非檔案管理人員進入檔案庫房，必要進入時，需由檔案管理人
員陪同，並於各表單記錄進出時間及辦理事項。
（四）委外廠商或委外作業人員進入檔案庫房，應會同檔案管理人員辦理
，並詳實登記；因作業而知悉本分署業務內容時，應負保密責任，
如有洩密即依法究責。
（五）檔案管理人員請假時，應明確告知職務代理人有關工作事項；如因
事暫離，應確實將檔案室上鎖。
（六）未經許可不得私自攜出檔案或攝影拍照；進入檔案室不得攜帶背包
或手提袋。
二、安全維護
（一）檔案室應保持標準之溫度（攝式 20 度至 27 度）及濕度（50 ％
至 60 ％），以利公文檔案長期或永久保存。
（二）檔案室應備有各項安全設備，包括防盜及通訊系統，必要時並應配
置錄影監視系統；消防安全警報系統，並裝置消防安全設備，消防
安全設備之裝置，應避免損害檔案並符合環保規定。
（三）檔案管理人員應隨時注意電力、空調及監視系統是否正常運作，並
實施定期檢修、保養與校驗，如有異常應即通報檢修及採取應變措
施。
（四）除維護或施工目的外，凡危險或易燃物品，均不得攜入或置於檔案
室內。
三、環境維護
（一）檔案室內嚴禁嬉戲、吸菸、飲食、植養生物及存放私人物品。
（二）檔案室應隨時保持整潔，並定期實施防治鼠、蟲害等工作，以維護
檔案資料之完整。
四、緊急災害
（一）緊急災害發生時，發現災害者應循本分署危機應變小組通報，採取
緊急處理措施，降低損害，並視需要通知警察及消防等相關單位，
尋求必要協助。
（二）必要時得召集本分署危機應變小組，調查災害發生原因、調查受災
情況、擬訂復原計畫等災後復原程序。