七、各相關業務單位控管方式如下:
(一) 人事室:
1、本所員工人事資料建置於電腦內之資料,應加密控管,以防被
非必要知悉人員窺視或竊取。
2、其他機關因公務需要調閱本所員工人事資料時,須備文經所長
核可後,方可提供。
3、本所員工因公務需要調閱人事資料,應事先簽報所長核可後,
方可准予取得資料。 (但科室主管調閱所屬科室員工人事資料
者,不在此限)
4、本所公布員工人事動態資料,不得記載個人身分證號碼及地址
,以防資料外洩損及個人權益。
(二) 總務科:
1、本所收容人身分資料應妥慎保管,尤以登錄獄政系統之身分資
料,應隨時更新密碼控管。
2、其他機關因業務需要,向本所調閱收容人身分簿資料,須備文
經所長核可後,方可准予調閱,並由承辦人製作記錄簿備查。
3、名籍股承辦人不得因他人請託關說,將收容人身分資料提供予
非必要之人員知悉者,經查獲外洩者,依法究辦。
4、名籍股收容人身分資料應妥當保管,不可隨意堆放,以防資料
外洩。
5、檔案室應落實各科室歸檔管理作業,均依規定辦理調檔、歸檔
事宜,以防資料外洩。
6、出納人員填寫年終薪資扣繳憑單時應妥慎處理,防範員工資料
外洩。
(三) 戒護科 (女所) :
1、收容人名籍資料,建置於電腦儲存內應加密控管,以防資料被
窺視或竊取。
2、收容人名籍資料,不得隨意提供他人知悉,經查獲外洩者,依
法究辦。
3、內勤承辦收容人基本資料之各承辦人或替代役男,在接獲未授
權人員查詢收容人基本資料時,除號碼、姓名、配置單位外,
應呈報戒護科長或其指定人員核可後,方可告知,以免資料外
洩。
(四) 衛生科:
1、承辦人對收容人名籍資料,建置於電腦文件應加密處理,以防
資料被窺視或竊取。
2、承辦人對收容人名籍資料、病歷、病情資料等,不得隨意提供
他人知悉,經查獲外洩者,依法究辦。
3、其他機關因業務需要,向本所調閱收容人病歷資料,須備文呈
經所長核可後,方可准予調閱,並由承辦人製作紀錄簿備查。
(五) 輔導科:
1、承辦人對收容人名籍資料,建置於電腦文件應加密處理,以防
資料被窺視或竊取。
2、承辦人對辦理收容人假釋、輔導作業資料,應妥慎保管,以防
資料外洩,經查獲外洩者,依法究辦。
3、其他機關因業務需要,向本所調閱收容人累進處遇性行考核相
關資料,須備文呈經所長核可後,方可准予調閱,並由承辦人
製作紀錄簿備查。
(六) 合作社:
合作社出納人員製作年終盈餘分配扣繳憑單時對個人基本資料視同
保密資料妥慎處理,防範資料外洩損及個人權益。