要 旨：
個人資料保護法第 15、16 條、公務人員訓練進修法第 2、17 條等規定
參照，公務人員保障暨培訓委員會為籌編培訓統計年報，函請行政院人事
行政總處提供個人資料，倘係基於「保訓行政」、「統計」等特定目的，
且於執行法定職務必要範圍內，即得合法為個人資料蒐集
主 旨：有關公務人員保障暨培訓委員會函請貴總處提供 101 年度全國公務人員
訓練進修原始資料，涉及個人資料保護法相關疑義乙案，復如說明二至四
，請查照參考。
說 明：一、復貴總處 102 年 1 月 28 日總處培字第 1020022463 號函。
二、按個人資料保護法（下稱本法）第 15 條規定：「公務機關對個人資
料之蒐集或處理，除第 6 條第 1 項所規定資料外，應有特定目的
，並符合下列情形之一者：一、執行法定職務必要範圍內。…」第
16 條規定：「公務機關對個人資料之利用，除第 6 條第 1 項所
規定資料外，應於執行法定職務必要範圍內為之，並與蒐集之特定目
的相符。…」查公務人員訓練進修法第 2 條第 1 項、第 17 條規
定：「公務人員訓練進修法制之研擬，事關全國一致之性質者，由公
務人員保障暨培訓委員會辦理之。」、「各主管機關得視業務實際需
要協調國內外學術或其他機構，提供公務人員終身學習之機會。」又
關於公務人員終身學習推動事項，係公務人員保障暨培訓委員會（下
稱保訓會）法定職掌之一（公務人員保障暨培訓委員會組織法第 2
條第 8 款參照）。是以，有關本件保訓會為籌編培訓統計年報，函
請貴總處提供旨揭個人資料乙節，倘保訓會係基於「保訓行政」（代
號 134）、「統計」（代號 157）等特定目的，且於執行其法定職務
之必要範圍內，即得合法為個人資料之蒐集。
三、次按行政機關間執行職務時，得依行政程序法第 19 條第 1 項、第
2 項規定，請求相關機關提供有關文書資料，惟被請求機關如有同條
第 4 項規定「…一、協助之行為，非其權限範圍或依法不得為之者
。二、如提供協助，將嚴重妨害其自身職務之執行者。」所定情形之
一，則應予拒絕。至被請求機關是否依法得為協助行為，仍應以被請
求機關應適用之法規為判斷基準（本部法律事務司 101 年 1 月
20 日法律司字第 1000700819 號函參照）。查「行政院所屬機關及
地方機關公務人員訓練、進修與在職培訓發展之規劃、執行及評鑑」
係貴總處法定職掌之一（行政院人事行政總處組織法第 2 條第 6
款參照），故貴總處辦理公務人員終身學習業務並建制「公務人員終
身學習入口網站」所為個人資料之蒐集或處理，係基於包含終身學習
訓練進修之「人事管理」（代號 002）之特定目的，執行貴總處之法
定職務，並得於上開特定目的及法定職務之必要範圍內利用之。又揆
諸公務人員訓練進修同屬貴總處及保訓會之法定職務，貴總處協助提
供保訓會執行其法定職務所必要之旨揭個人資料，應可認仍屬執行貴
總處法定職務，並與貴總處蒐集之特定目的相符。從而，貴總處自得
於法定職務及特定目的之必要範圍內，為個人資料之利用，並依前開
行政程序法規定提供行政協助。
四、末按本法第 5 條規定：「個人資料之蒐集、處理或利用，應尊重當
事人之權益，依誠實及信用方法為之，不得逾越特定目的之必要範圍
，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」行政程序法第 7 條規
定：「行政行為，應依下列原則為之︰一、採取之方法應有助於目的
之達成。二、有多種同樣能達成目的之方法時，應選擇對人民權益損
害最少者。三、採取之方法所造成之損害不得與欲達成目的之利益顯
失均衡。」公務機關蒐集、處理或利用個人資料，應符合行政程序法
第 7 條比例原則之要求，於執行法定職務「必要範圍內」為之，且
不得逾越特定目的之「必要範圍」（本部 101 年 3 月 1 日法律
字第 10100015290 號函、同年 5 月 17 日法律字第 10100060070
號函意旨參照）。本件保訓會為籌編培訓統計年報，函請貴總處提供
之旨揭個人資料，依來函附件所示，包含公務人員之姓名、身分證字
號、課程代碼、學習類別、上課起始日期、上課當時職稱、職等、上
課假別等欄位，揆諸上開說明，保訓會之蒐集及貴總處之提供（利用
），雖均符合特定目的、執行法定職務之要件，惟上開欄位之個人資
料是否均屬「必要範圍」，又保訓會為籌編培訓統計年報，而採取蒐
集全國公務人員訓練進修原始資料之方式，是否為辦理統計作業之唯
一選擇，有無其他同樣能達成目的而對當事人權益影響較小之替代措
施（例如：由貴總處提供保訓會「公務人員終身學習入口網站」資料
庫之帳號密碼，再由保訓會於資料庫自行下條件查詢統計作業所需資
料，其查詢之資料並事先經去識別化處理），洵值審慎斟酌，故建請
貴總處就上述疑義，再洽商保訓會加以釐清，俾據以審酌判斷旨揭個
人資料之蒐集、利用有無逾越執行法定職務及特定目的之「必要範圍
」，併此敘明。
正 本：行政院人事行政總處
副 本：本部資訊處（第 1 類）、本部法律事務司（4 份）