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列印時間:113.05.30 13:40

行政函釋

發文單位:
法務部
發文字號:
法律字第 10203502520 號
發文日期:
民國 102 年 04 月 03 日
要  旨:
個人資料保護法第 15、16 條、公務人員訓練進修法第 2、17  條等規定
參照,公務人員保障暨培訓委員會為籌編培訓統計年報,函請行政院人事
行政總處提供個人資料,倘係基於「保訓行政」、「統計」等特定目的,
且於執行法定職務必要範圍內,即得合法為個人資料蒐集
主    旨:有關公務人員保障暨培訓委員會函請貴總處提供 101  年度全國公務人員
          訓練進修原始資料,涉及個人資料保護法相關疑義乙案,復如說明二至四
          ,請查照參考。
說    明:一、復貴總處 102  年 1  月 28 日總處培字第 1020022463 號函。
          二、按個人資料保護法(下稱本法)第 15 條規定:「公務機關對個人資
              料之蒐集或處理,除第 6  條第 1  項所規定資料外,應有特定目的
              ,並符合下列情形之一者:一、執行法定職務必要範圍內。…」第
              16  條規定:「公務機關對個人資料之利用,除第 6  條第 1  項所
              規定資料外,應於執行法定職務必要範圍內為之,並與蒐集之特定目
              的相符。…」查公務人員訓練進修法第 2  條第 1  項、第 17 條規
              定:「公務人員訓練進修法制之研擬,事關全國一致之性質者,由公
              務人員保障暨培訓委員會辦理之。」、「各主管機關得視業務實際需
              要協調國內外學術或其他機構,提供公務人員終身學習之機會。」又
              關於公務人員終身學習推動事項,係公務人員保障暨培訓委員會(下
              稱保訓會)法定職掌之一(公務人員保障暨培訓委員會組織法第 2
              條第 8  款參照)。是以,有關本件保訓會為籌編培訓統計年報,函
              請貴總處提供旨揭個人資料乙節,倘保訓會係基於「保訓行政」(代
              號 134)、「統計」(代號 157)等特定目的,且於執行其法定職務
              之必要範圍內,即得合法為個人資料之蒐集。
          三、次按行政機關間執行職務時,得依行政程序法第 19 條第 1  項、第
              2 項規定,請求相關機關提供有關文書資料,惟被請求機關如有同條
              第 4  項規定「…一、協助之行為,非其權限範圍或依法不得為之者
              。二、如提供協助,將嚴重妨害其自身職務之執行者。」所定情形之
              一,則應予拒絕。至被請求機關是否依法得為協助行為,仍應以被請
              求機關應適用之法規為判斷基準(本部法律事務司 101  年 1  月
              20  日法律司字第 1000700819 號函參照)。查「行政院所屬機關及
              地方機關公務人員訓練、進修與在職培訓發展之規劃、執行及評鑑」
              係貴總處法定職掌之一(行政院人事行政總處組織法第 2  條第 6
              款參照),故貴總處辦理公務人員終身學習業務並建制「公務人員終
              身學習入口網站」所為個人資料之蒐集或處理,係基於包含終身學習
              訓練進修之「人事管理」(代號 002)之特定目的,執行貴總處之法
              定職務,並得於上開特定目的及法定職務之必要範圍內利用之。又揆
              諸公務人員訓練進修同屬貴總處及保訓會之法定職務,貴總處協助提
              供保訓會執行其法定職務所必要之旨揭個人資料,應可認仍屬執行貴
              總處法定職務,並與貴總處蒐集之特定目的相符。從而,貴總處自得
              於法定職務及特定目的之必要範圍內,為個人資料之利用,並依前開
              行政程序法規定提供行政協助。
          四、末按本法第 5  條規定:「個人資料之蒐集、處理或利用,應尊重當
              事人之權益,依誠實及信用方法為之,不得逾越特定目的之必要範圍
              ,並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。」行政程序法第 7  條規
              定:「行政行為,應依下列原則為之︰一、採取之方法應有助於目的
              之達成。二、有多種同樣能達成目的之方法時,應選擇對人民權益損
              害最少者。三、採取之方法所造成之損害不得與欲達成目的之利益顯
              失均衡。」公務機關蒐集、處理或利用個人資料,應符合行政程序法
              第 7  條比例原則之要求,於執行法定職務「必要範圍內」為之,且
              不得逾越特定目的之「必要範圍」(本部 101  年 3  月 1  日法律
              字第 10100015290  號函、同年 5  月 17 日法律字第 10100060070
              號函意旨參照)。本件保訓會為籌編培訓統計年報,函請貴總處提供
              之旨揭個人資料,依來函附件所示,包含公務人員之姓名、身分證字
              號、課程代碼、學習類別、上課起始日期、上課當時職稱、職等、上
              課假別等欄位,揆諸上開說明,保訓會之蒐集及貴總處之提供(利用
              ),雖均符合特定目的、執行法定職務之要件,惟上開欄位之個人資
              料是否均屬「必要範圍」,又保訓會為籌編培訓統計年報,而採取蒐
              集全國公務人員訓練進修原始資料之方式,是否為辦理統計作業之唯
              一選擇,有無其他同樣能達成目的而對當事人權益影響較小之替代措
              施(例如:由貴總處提供保訓會「公務人員終身學習入口網站」資料
              庫之帳號密碼,再由保訓會於資料庫自行下條件查詢統計作業所需資
              料,其查詢之資料並事先經去識別化處理),洵值審慎斟酌,故建請
              貴總處就上述疑義,再洽商保訓會加以釐清,俾據以審酌判斷旨揭個
              人資料之蒐集、利用有無逾越執行法定職務及特定目的之「必要範圍
              」,併此敘明。
正    本:行政院人事行政總處
副    本:本部資訊處(第 1  類)、本部法律事務司(4 份)
資料來源:
法務部
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