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列印時間:113.04.18 08:51

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署臺南第二監獄機密檔案管理規範
公發布日: 民國 106 年 05 月 15 日
修正日期:民國 106 年 08 月 17 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署臺南第二監獄
圖表附件:
立法理由:
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一、目的
    法務部矯正署臺南第二監獄(以下簡稱本監)為審慎維護事涉國家機
    密或一般公務機密之檔案,並落實機密檔案管理規範,機密檔案之點
    收、立案編目、保管、檢調及解降密作業程序等事項,特訂定本規範
    。
二、法令依據
(一)國家機密保護法。
(二)機密檔案管理辦法。
(三)文書處理手冊。
(四)機關檔案管理作業手冊第二十二章。
三、名詞定義
(一)本規範所稱機密檔案,指依法規定列為機密等級之檔案。
(二)機密檔案之類別如下:
      1.國家機密:指為確保國家安全或利益而有保密之必要,對政府機
        關持有或保管之資訊,經依國家機密保護法核定機密等級者。
      2.一般公務機密:指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依
        法令或契約有保密義務者。
四、機密等級區分及解密條件
(一)國家機密區分為「絕對機密」、「極機密」及「機密」三級;一般
      公務機密列為「密」等級。
(二)保密期限或解除機密條件之標示,應具體明確,以括弧標示於機密
      等級之右。其解密條件如下:
      1.本件至某年某月某日解密。
      2.本件於公布時解密。
      3.其他(其他特別條件或另行檢討後辦理解密)。
五、機密檔案管理實務
(一)歸檔點收
      1.歸檔前業務承辦人應辦事項:
     (1)機密文書歸檔時,業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封
          ,送交檔案管理單位點收。
     (2)機密文書裝入封套前,業務承辦人員應於封套上填註單位名稱
          、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數
          、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級、保密期限或解
          密條件等項目。填列案由或案名有洩密之虞者,得以代碼或代
          名表示。
     (3)機密檔案封裝後,業務承辦人員應於封口上加蓋印章或職名章
          ,以明權責。
      2.檔管人員點收應辦事項:
        檔管人員點收機密檔案時,不得拆開封套,僅得依機密檔案專用
        封套記載項目檢視是否記載完整及封口是否彌封蓋章,未依規定
        辦理者,應退請業務承辦人員補正。
(二)立案編目與保管
      1.檔案管理人員應依機密檔案專用封套所載項目,依檔案分類編案
        規範相關規定進行編案,並於專用封套適當處註記檔號。
      2.基於維護國家安全、公共利益及個人權益,機密檔案目錄不予彙
        送公布。
      3.機密檔案應由專人管理,並應置放於具備安全防護功能並加裝密
        鎖之箱櫃,與一般檔案分別存放。
      4.機密檔案之複製儲存及電子檔案之資安控管尤須嚴密,因此目前
        機密檔案仍不掃描。
(三)檢調作業
      1.本機關人員借調
     (1)填具調案單。
     (2)核定層級:
          1 國家機密:經原核定機關或其上級機關有核定權責人員書面
            授權或核准。
          2 一般公務機密:由業務承辦單位主管核准。
     (3)借調期限:檢調檔案應於十五日內歸還,屆期如需繼續使用,
          應提出展期申請,展期以三次為限;借出之檔案如有必要,得
          隨時催還。
      2.他機關借調
     (1)應提出書面申請,並載明借調期間、承辦單位名稱、承辦人員
          姓名及有關聯絡資料。
     (2)核准層級:經該機密核定機關首長或其授權人員核准。
     (3)借調期滿如需續用,應提出展期申請;借出之檔案如有必要,
          得隨時催還。
     (4)應以密件函復方式送達;惟該機關如派員親至調案時,應持機
          關函復公文,並經業務單位承辦人員填具調案單後,向檔案管
          理單位辦理調案。
      3.依法有權調用機關(如監察院等):
        應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、業務承辦單位名稱
        、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
      4.檔案管理人員應依核准之調案單,妥速檢取檔案,註記件數、頁
        數及應歸還日期於調案單後,交予調案人逐件清點簽收。
(四)機密文書機密等級變更或解密程序:
      1.機密文書未標示保密期限或解除機密條件者:
     (1)承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密檔案之通知或依其
          他機關來文建議,將原案卷調出審查。
     (2)本監為核定機關者,經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼
          續保密必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意
          見表」(附件二)及「機密文書機密等級變更或註銷通知單」
          (附件三),陳奉核定後,通知前曾受領該機密文件之受文機
          關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
     (3)本監為受文機關者,經主動檢討機密文書需變更機密等級或已
          無繼續保密必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷建
          議單」(附件四),陳奉核定後,建議原核定機關依規定辦理
          機密等級變更或註銷程序。
     (4)經本監核定或依原核定機關通知機密等級變更或註銷者,應將
          原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃去,並檢附
          已列明資料經登記人簽章之紀錄單(戳)(附件五)。
     (5)一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件,如已逾三
          十年以上,且具下列情形之一者,得由檔案管理單位會商業務
          承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級:
          1 本監建議原核定機關辦理機密等級變更或解密,原核定機關
            未予處理,致機密等級無法變更或註銷。
          2 未能確認機密文書原核定機關、業務承受機關或原核定機關
            之上級機關或主管機關。
      2.機密文書已標示保密期限或解除機密條件者,其保密期限已屆或
        條件成就時應依標示辦理變更或解密,由檔案管理單位會商業務
        承辦單位依本點第四款第一目之(4) 規定辦理。
      3.機密檔案經解密後,依一般檔案管理之。非經解密者,不得銷毀
        ,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。
      4.檔案管理單位每年應至少辦理清查機密檔案一次。
六、調離職規定
    機密檔案(包括國家機密及一般公務機密)管理人員調、離職時,應
    將所保管之機密檔案逐項點交機關首長指定之人員或檔案管理單位主
    管,並列冊陳核。
資料來源:法務部主管法規查詢系統