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列印時間:111.08.16 18:34

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署高雄監獄檔案檢調作業要點
公發布日: 民國 104 年 01 月 06 日
修正日期:民國 105 年 11 月 07 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署高雄監獄
立法理由:
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一、為辦理本監檔案檢調作業,提升檔案管理效能,特訂定本要點。
二、借調檔案以與承辦業務有關者為限。
    因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,並簽請
    秘書核准。
三、檔案經微縮、電子或其他方式儲存者,借調時,非有必要,應避免使
    用檔案原件。
四、申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人填具線上
    調案單,載明下列事項,經承辦單位主管或秘書核准後,送檔案管理
    單位調取:
(一)調案人姓名及單位。
(二)檔號或文號。
(三)案由或案名。
(四)調案申請日期。
    借調之檔案如有電子或其他方式儲存之媒體者,應註明電子編號或其
    他相關編號,以利調取。
五、檔案管理人員應依核准之調案單,妥速檢取檔案,註記件數、頁數及
    應歸還日期於調案單後,交予調案人逐件清點簽收。
    檢調之檔案,以調案單所載之範圍為限。但檔案如已裝訂成卷不易拆
    開時,得整卷檢出,提供調案人使用。
    機密檔案借出時,應注意其安全維護;必要時得採取外加封套或機密
    檔案傳遞專用箱盒(袋)等防護措施。
六、機關間借調檔案,應備函提出請求,並經本監權責長官核准後辦理。
七、有權調閱之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調用目的及調
    用期間,向本監請求提供。但其他法令另有規定者,不在此限。
八、檔案調出後,檔案管理人員應作成調案紀錄,扼要記載調案人、調案
    單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形、應歸還日期及歸還
    日期。
    前項調案紀錄,得以紀錄卡、紀錄簿、電子或其他方式紀錄為之。
    第一項調案紀錄於其所載檔案銷毀或移轉後,始得銷毀之。
九、借調或調用之檔案如已調出使用,檔案管理人員應告知調案單位;必
    要時,並得通知前調案人儘速歸還。
    調出之檔案如有公務急用時,得隨時催還。
十、借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、
    污損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
    內容之情事。
十一、借調或調用檔案應於檔案調出之日起十五個工作天內歸還。屆期如
      需繼續使用,應提出展期申請,並經單位主管或本監權責長官核准
      ,知會檔案管理單位後,始得為之。
      前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次,仍需使用檔案者,
      應先行歸還檔案後,再依規定辦理借調。
十二、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催;經洽催三
      次仍不歸還時,應簽請首長處理。
十三、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案
      紀錄上註記歸還日期;如有第十點所定情事時,應於調案紀錄上載
      明事由,並簽報首長議處。
十四、歸還之檔案,應速整理完竣,並歸回原位。
十五、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其借
      調檔案情形。
      調、離職人員如有借調檔案,應全部歸還,不得轉借。
      前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依
      相關規定列為職務移交事項。
十六、電子影像檔案或電子公文檔案之調閱,得採線上方式處理。
      前項線上調閱方式,應設定使用權限,並保留調閱紀錄。
資料來源:法務部主管法規查詢系統