法務部主管法規查詢系統

列印時間:113.05.27 15:30

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署苗栗看守所機密檔案管理規範
公發布日: 民國 101 年 04 月 18 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署苗栗看守所(苗栗少觀所合署辦公)
圖表附件:
法規功能按鈕區
一、依據機關檔案管理作業手冊第 22 章機密檔案管理規定,特訂定本規
    範。
二、名詞定義:
(一)國家機密:為確保國家安全或利益而有保密之必要,對政府機關持
      有或保管之資訊,經依國家機密保護法核定機密等級者。
(二)一般公務機密:指本機關持有或保管之資訊,除國家機密外,依法
      令或契約有保密義務者。
三、點收:
(一)辦理機密文書歸檔,應使用機密檔案專用封套,密封歸檔。
(二)封套封面需詳實記載單位名稱、收發來文字號、頁數、件數、附件
      數、案卷內文件起訖日期、保存年限、機密等級及保密期限或解密
      條件等,檔案管理人員點收機密文書時,僅得依封套上記載事項檢
      視,不得拆開封套,封套上記載不全者,應退回補正。
四、立案編目:
    依立案編目原則辦理,惟案名、案由得以代名或代碼為之。
五、保管:
(一)機密檔案應與一般檔案分別存放,其他複製品亦同。
(二)機密檔案應另備保險箱或其他具安全防護功能之箱櫃,存放場所或
      區域,得禁止或限制人員、物品進出,如因公進出須設簿登記。
(三)機密檔案目錄,不予彙送公布。
六、借調:
(一)機關內借調機密檔案,應經業務承辦單位主管核准。但屬國家機密
      者,除辦理該機密事項業務外,應經原核定機關或其上級機關有核
      定權責人員書面授權或核准。
(二)他機關借調機密檔案,應以書面提出請求,並經該機密核定機關首
      長或其授權人員核准後,始得提供;上開書面資料應載明法律依據
      ,調用目的及調用期間等事項。
(三)借調機密以上等級者,應由調案人親自至檔案管理單位簽收,歸還
      時亦同。
(四)絕對機密檔案不得複製。
七、清理:
(一)業務承辦單位部分
      應依有關法規之規定,主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事
      宜。本所辦理機密文書等級變更或註銷之具體步驟及作法規範如下
      :
      1.各單位辦理機密文書重新檢討核定作業(包括主動檢查或來文建
        議),均應先將原卷調出,檢視該件機密文書,本所是否為原核
        機關。
      2.本所如係核定機密等級者,由承辦人員填具「機密等級變更或註
        銷處理意見表」(附件一)併同「機密等級變更或註銷通知單」
        (附件二),陳奉核定後,通知前曾受領該機密文件之受文機關
        ;本所非核定者,由承辦人員填具「機密等級變更或註銷建議單
        」(附件三),陳奉核定後,建議原核定機關變更或註銷其機密
        等級;於獲答覆前,原卷仍以密件歸檔,俟獲答覆同意後,依前
        述程序辦理。
      3.來文通知變更或註銷機密等級時,承辦人員應將案卷調出,經陳
        奉核定後,應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃
        去,劃記處加蓋承辦人員職章,並於明顯處浮貼已列明資料經承
        辦人簽章之紀錄單。(附件四)
(二)檔案管理單位部分
      1.檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次,清查時,得請業務
        承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。
      2.機密檔案未經解密,不得銷毀。
      3.機密檔案經解密後,依一般檔案管理之,其檔案目錄應進行補正
        作業,相關案件著錄來源應依機關檔案編目規範辦理,並彙送目
        錄公布。
八、調離職規定
    機密檔案(包括國家機密及一般公務機密)管理人員調、離職時,應
    將所保管之機密檔案逐項點交機關首長指定之人員或檔案管理單位主
    管,並列冊陳核。
資料來源:法務部主管法規查詢系統