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列印時間:113.02.22 04:55

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署花蓮監獄檔案管理作業要點
公發布日: 民國 91 年 05 月 24 日
修正日期:民國 100 年 01 月 20 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署花蓮監獄
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一、為健全檔案管理工作,特依「檔案管理法」之規定訂定本要點。
二、檔案室應具有防火、防熱、防潮、防盜、防鼠咬、防蟲蛀、防塵埃等
    防範設施,除因公務需要經管理人員許可者外,嚴禁他人進入檔案室
    。
三、檔案管理人員應注意室內採光,通風、清潔等設施之維護,嚴禁煙火
    ,並隨時清查,以防損壞,其主管人員每月至少抽查一次。
四、各業務承辦人員,應於每件公文辦畢後五日內填報歸檔簿送繳檔案室
    建檔,遇假日順延,公文辦畢而未歸檔者,科室主管應督促之。
五、各科室業務承辦人員平時處理公文及訂卷,應注意以一案為一件(登
    記檔案目次表仍以一文為一件次),同一案有數公文往復,雖時間相
    隔,於結案時仍需合訂一件,不可分散,如有跨年度時,則編入結案
    之年度檔案。
六、歸檔案件,應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼:
(一)依文件產生日期之先後順序,先者在上,後者在下,依序於各頁左
      上角編寫頁碼。
(二)附件頁碼之編寫,除書籍型式或難以隨文裝訂者外,應併同其本文
      連續為之。
七、歸檔案件如有下列物品或文件,不得歸檔:
(一)現金、有價證券及其他貴重物品。
(二)司法訴訟有關物證。
(三)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
      。
(四)易變質而不適長期保存之物品。
(五)有關財務會計之憑證、帳冊、單據及票根等。
(六)無關公務又無參考價值之文件,便條及紙片等及個人證件。
(七)臨時性事項之通報或副本、無關政令之宣傳性文件。
(八)贈閱刊物、圖書、謝帖、祝賀及其他普通交際函電而無保存價值者
      。
(九)未掛總收、發文號之各單位自收自發之文件,但承辦人於處理經總
      收、發相關案件過程中,所產生之此類文件不在此限。
八、歸檔案件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒
    體或書籍型式之附件時,應由承辦單位或文書單位於該媒體或附件適
    當位置註記文號,並於歸檔簿上註記其類型及數量;必要時應請承辦
    人員確認其內容無誤後彌封蓋章,始得點收。
九、應歸檔而未歸檔之公文,應由單位主管督促歸檔,歸檔之文件,應詳
    細核對其內容與頁數,經檢查無訛後,併同歸檔簿交由檔案管理單位
    蓋點收戳,註記點收日期並簽章。
十、歸檔案件有第七點各項所訂之物品者,應退還承辦單位處理。
十一、機關人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以檢查其檔
      案應歸檔情形及查檢其借調檔案情形;如有借調檔案應全部歸還,
      不得轉借。
      前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者,應依
      相關規定列為職務移交事項。
十二、每年歸檔之數量,應於年終由檔案管理單位陳報典獄長核閱。
十三、檔案之整理,管理人員應按文件產生日期先後,先者在上,後者在
      下,依序排列整齊,並逐一於案件首頁左上角依序編列目次號。
十四、附件以與原文裝訂為原則,如遇過大過多不便隨文裝訂時可另行存
      置,惟應在附件上,註明檔號、收發文字號,並在原文附件欄內註
      明附件存放處所。
十五、整理檔案應注意下列事項:
(一)檔案上加附之金屬物應予去除。
(二)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
(三)檔案內容如有字跡模糊者,應由原承辦單位查明補註於公文用紙,
      並經權責長官核可後併案裝訂。
(四)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊;
      過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規定標
      準者,應以公文用紙襯貼。
(五)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公文
      用紙襯貼,不得脫離原件。
十六、同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾,並於檔案卷夾封面
      或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。
十七、每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限;案件過多時,得分置數個
      檔案卷夾;案件過少時,同一檔案卷夾得置不同案名之案件,並依
      案次號順序排列。
      檔案卷夾如置有不同案名之案件時,其封面或卷脊之標記應依前點
      第一項規定並列為之,並於不同案名之案件間予以適當之區隔或註
      記。
十八、每一檔案卷夾內首頁應放置目次表,檔案卷夾放置不同案名之案件
      時,其目次表應分別製作,並集中放置於首頁。
十九、調借檔案以與業務承辦科室有關者為限;因業務需要,借調非主管
      案件時,應送會承辦業務主管同意並簽請本機關權責長官核准。
二十、申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人填具調
      案單,經原承辦單位主管核准後送檔案管理單位調取。
二十一、檔案調出後,檔案管理人員應作成調案記錄,將調案人、調案單
        位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形記載於調案記錄簿
        ,以便隨時查催。
二十二、借調檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄,或有拆散、汙損
        、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
        內容之情事。
二十三、借調檔案應於十五日內歸還。屆期如須繼續使用,應填具調檔展
        期申請單經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案管理單位
        後,使得為之;展期次數以二次為限。二次後如仍再續用,應先
        歸還檔案後,再依規定重新辦理調借。
二十四、對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應定期辦理稽催,填具檔
        案催還通知單,向調案人催還;經洽催三次仍不歸還時,應簽請
        機關首長處理。
二十五、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後,於調案單及調
        案記錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人。
二十六、機密檔案歸檔時,承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封,並於
        封面上註明單位名稱、裝封年月日、收發文字號、案由或案名、
        年度、分類號、頁數、件數、附件數、案件辦理起迄時間、保存
        年限、機密等級及解密條件,封口加蓋印章或職名章後,送檔案
        管理單位辦理歸檔。但案由或案名,得以代碼或代名表示。
二十七、業務承辦單位應依有關法之規定,主動辦理機密檔案之機密等級
        變更或解密事宜,並會知檔案保管單位;機密檔案經解密後,依
        一般檔案管理之。
二十八、借調機密檔案應簽報典獄長核准,並依申請借調檔案規定辦理之
        。
二十九、已屆滿保存期限之檔案由檔案管理單位,繕造檔案擬銷毀清冊,
        送原承辦業務科室審查。業務科室應根據檔案局訂定之「機關檔
        案保存年限區分參考表」所定之存廢標準,凡必須延長保存期限
        之案件,應簽註具體理由,並由科室主管蓋章;其經科室主管同
        意銷毀之檔案,應簽報典獄長核准,函送檔案中央主管機關審核
        ,經核准後會同有關科室派員監毀。
三  十、各種會計憑證、報表、簿籍之處理依會計法之規定辦理。
三十一、本要點如有未盡事宜,悉依照「機關案管理作業作手冊」有關規
        定辦理。
資料來源:法務部主管法規查詢系統