一、為健全檔案管理工作，特依「檔案管理法」之規定訂定本要點。

二、檔案室應具有防火、防熱、防潮、防盜、防鼠咬、防蟲蛀、防塵埃等
    防範設施，除因公務需要經管理人員許可者外，嚴禁他人進入檔案室
    。

三、檔案管理人員應注意室內採光，通風、清潔等設施之維護，嚴禁煙火
    ，並隨時清查，以防損壞，其主管人員每月至少抽查一次。

四、各業務承辦人員，應於每件公文辦畢後五日內填報歸檔簿送繳檔案室
    建檔，遇假日順延，公文辦畢而未歸檔者，科室主管應督促之。

五、各科室業務承辦人員平時處理公文及訂卷，應注意以一案為一件 (登
    記檔案目次表仍以一文為一件次) ，同一案有數公文往復，雖時間相
    隔，於結案時仍需合訂一件，不可分散，如有跨年度時，則編入結案
    之年度檔案。

六、歸檔案件，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
 (一) 依文件產生日期之先後順序，先者在上，後者在下，依序於各頁左
      上角編寫頁碼。
 (二) 附件頁碼之編寫，除書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文
      連續為之。

七、歸檔案件如有下列物品或文件，不得歸檔：
 (一) 現金、有價證券及其他貴重物品。
 (二) 司法訴訟有關物證。
 (三) 流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
      。
 (四) 易變質而不適長期保存之物品。
 (五) 有關財務會計之憑證、帳冊、單據及票根等。
 (六) 無關公務又無參考價值之文件，便條及紙片等及個人證件。
 (七) 臨時性事項之通報或副本、無關政令之宣傳性文件。
 (八) 贈閱刊物、圖書、謝帖、祝賀及其他普通交際函電而無保存價值者
      。
 (九) 未掛總收、發文號之各單位自收自發之文件，但承辦人於處理經總
      收、發相關案件過程中，所產生之此類文件不在此限。

八、歸檔案件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒
    體或書籍型式之附件時，應由承辦單位或文書單位於該媒體或附件適
    當位置註記文號，並於歸檔簿上註記其類型及數量；必要時應請承辦
    人員確認其內容無誤後彌封蓋章，始得點收。

九、應歸檔而未歸檔之公文，應由單位主管督促歸檔，歸檔之文件，應詳
    細核對其內容與頁數，經檢查無訛後，併同歸檔簿交由檔案管理單位
    蓋點收戳，註記點收日期並簽章。

十、歸檔案件有第七點各項所訂之物品者，應退還承辦單位處理。

十一、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以檢查其檔
      案應歸檔情形及查檢其借調檔案情形；如有借調檔案應全部歸還，
      不得轉借。
      前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依
      相關規定列為職務移交事項。

十二、每年歸檔之數量，應於年終由檔案管理單位陳報典獄長核閱。

十三、檔案之整理，管理人員應按文件產生日期先後，先者在上，後者在
      下，依序排列整齊，並逐一於案件首頁左上角依序編列目次號。

十四、附件以與原文裝訂為原則，如遇過大過多不便隨文裝訂時可另行存
      置，惟應在附件上，註明檔號、收發文字號，並在原文附件欄內註
      明附件存放處所。

十五、整理檔案應注意下列事項：
   (一) 檔案上加附之金屬物應予去除。
   (二) 檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
   (三) 檔案內容如有字跡模糊者，應由原承辦單位查明補註於公文用紙
        ，並經權責長官核可後併案裝訂。
   (四) 檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊
        ；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規
        定標準者，應以公文用紙襯貼。
   (五) 檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公
        文用紙襯貼，不得脫離原件。

十六、同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面
      或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。

十七、每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限；案件過多時，得分置數個
      檔案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，並依
      案次號順序排列。
      檔案卷夾如置有不同案名之案件時，其封面或卷脊之標記應依前點
      第一項規定並列為之，並於不同案名之案件間予以適當之區隔或註
      記。

十八、每一檔案卷夾內首頁應放置目次表，檔案卷夾放置不同案名之案件
      時，其目次表應分別製作，並集中放置於首頁。

十九、調借檔案以與業務承辦科室有關者為限；因業務需要，借調非主管
      案件時，應送會承辦業務主管同意並簽請本機關權責長官核准。

二十、申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，並由調案人填具調
      案單，經原承辦單位主管核准後送檔案管理單位調取。

二十一、檔案調出後，檔案管理人員應作成調案記錄，將調案人、調案單
        位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形記載於調案記錄簿
        ，以便隨時查催。

二十二、借調檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、汙損
        、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案
        內容之情事。

二十三、借調檔案應於十五日內歸還。屆期如須繼續使用，應填具調檔展
        期申請單經單位主管或本機關權責長官核准，知會檔案管理單位
        後，使得為之；展期次數以二次為限。二次後如仍再續用，應先
        歸還檔案後，再依規定重新辦理調借。

二十四、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催，填具檔
        案催還通知單，向調案人催還；經洽催三次仍不歸還時，應簽請
        機關首長處理。

二十五、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後，於調案單及調
        案記錄上註記歸還日期，始將調案單退還調案人。

二十六、機密檔案歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並於
        封面上註明單位名稱、裝封年月日、收發文字號、案由或案名、
        年度、分類號、頁數、件數、附件數、案件辦理起迄時間、保存
        年限、機密等級及解密條件，封口加蓋印章或職名章後，送檔案
        管理單位辦理歸檔。但案由或案名，得以代碼或代名表示。

二十七、業務承辦單位應依有關法之規定，主動辦理機密檔案之機密等級
        變更或解密事宜，並會知檔案保管單位；機密檔案經解密後，依
        一般檔案管理之。

二十八、借調機密檔案應簽報典獄長核准，並依申請借調檔案規定辦理之
        。

二十九、已屆滿保存期限之檔案由檔案管理單位，繕造檔案擬銷毀清冊，
        送原承辦業務科室審查。業務科室應根據檔案局訂定之「機關檔
        案保存年限區分參考表」所定之存廢標準，凡必須延長保存期限
        之案件，應簽註具體理由，並由科室主管蓋章；其經科室主管同
        意銷毀之檔案，應簽報典獄長核准，函送檔案中央主管機關審核
        ，經核准後會同有關科室派員監毀。

三十、各種會計憑證、報表、簿籍之處理依會計法之規定辦理。

三十一、本要點如有未盡事宜，悉依照「機關案管理作業作手冊」有關規
        定辦理。