壹、名詞定義:
一、國家機密：指為確保國家安全或利益而有保密之必要，對政府機關持
    有或保管之資訊，依法核定機密等級者。其範圍如下：
（一）軍事計畫、武器系統或軍事行動。
（二）外國政府之國防、政治或經濟資訊。
（三）情報組織及其活動。
（四）政府通信、資訊之保密技術、設備或設施。
（五）外交或大陸事務。
（六）科技或經濟事務。
（七）其他為確保國家安全或利益而有保密之必要者。

貳、機密等級區分:
一、國家機密區分為「絕對機密」、「極機密」、「機密」三級，一般公
    務機密列為「密」等級。
二、核定機密等級之同時，應一併核予其解密條件或保密期限。

、機密檔案管理實務:
一、歸檔點收:
（一）歸檔前業務承辦人應辦事項:
      1.機密文書歸檔時，業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，
        送交檔案管理單位點收。
      2.機密文書裝入封套前，業務承辦人員應於封套上填註單位名稱、
        收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、保存年限、機密等
        級、保密期限或解密條件等項目。填列案由或案名得適度揭示內
        容，唯如有洩密之虞者得以代碼或代名表示之，切勿僅以「密不
        錄由」四字著錄。
      3.機密檔案封裝後，業務承辦人員應於封口上加蓋印章或職名章、
        騎縫章，以明權責。
（二）檔管人員點收應辦事項:
      檔管人員點收機密檔案時，不得拆開封套，僅得依機密檔案專用封
      套記載項目檢視是否記載完整，及封口是否彌封蓋章，未依規定辦
      理者，應退請業務承辦人員補正。
二、立案編目與保管:
（一）檔案管理人員應就機密檔案專用封套所載項目，依檔案分類編案規
      範相關規定建立簡要案名，檔案分類編案前，應先查檢是否有性質
      相同之前案以便將相同案情檔案集中存放。
（二）基於維護國家安全、公共利益及個人權益，機密檔案目錄不予公布
      ，也無需彙送檔案中央主管機關。
（三）機密檔案應由專人管理，並應置放於具備安全防護功能並加裝密鎖
      之保密箱櫃，與一般檔案分別存放。
（四）機密檔案之複製儲存及電子檔案之資安控管尤須嚴密，因此目前機
      密檔案仍不掃描。
三、借調作業:
（一）本機關人員借調:
      1.填具調案單。
      2.核定層級：
     （1）國家機密：經原核定機密或其上級機關有核定權責人員書面授
          權或核准。
     （2）一般公務機密：由業務承辦單位主管核准。
      3.借調期限：
        借調檔案應於 15 天內歸還，屆期如需使用，應提出展期申請，
        展期以 3  次為限；借出之檔案如有必要，得隨時催還。
（二）他機關借調:
      1.提出書面申請，載明借調期間、業務承辦單位、承辦人員姓名及
        有關聯絡資料。
      2.核准層級：
     （1）國家機密：經原核定機密或其上級機關有核定權責人員書面授
          權或核准。
     （2）一般公務機密：經該機密核定機關首長或其授權人員核准。
      3.借調期滿如需續用，應提出展期申請；借出之檔案如有必要，得
        隨時催還。
      4.應以密件函復方式送達；惟該機關如派員親至調案時，應持機關
        函復公文，並經業務單位承辦人員填具調案單後，向檔案管理單
        位辦理調案。
（三）依法有權調用機關（如監察院等）：
      應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、業務承辦單位名稱、
      承辦人員姓名及有關聯絡資料。
（四）檔案管理人員應依核准之調案單妥速檢取檔案，註記件數、頁數及
      應歸還日期於調案單後，交予調案人逐件清點簽收。
四、清查作業:
（一）業務承辦單位部分:
      應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事
      宜。本監辦理機密文書等級變更或註銷之具體步驟及作法規範如下
      ：
      1.各單位辦理機密文書重新檢討核定作業（包括主動檢查或來文建
        議），均應先將原卷調出，檢視該件機密文書，本所是否為原核
        定機關。
      2.本所如係核定機密等級者，由承辦人員填具「機密等級變更或註
        銷處理意見表」併同「機密等級變更或註銷通知單」，陳奉核定
        後，通知前曾受領該機密文件之受文機關；本所非核定者，由承
        辦人員填具「機密等級變更或註銷建議單」陳奉核定後，建議原
        核定機關變更或註銷其機密等級；於獲答覆前，原卷仍以密件歸
        檔，俟獲答覆同意後，依前述程序辦理。
      3.來文通知變更或註銷機密等級時，承辦人員應將案卷調出，經陳
        奉核定後，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃
        去，劃記處加蓋承辦人員職章，並於明顯處浮貼已列明資料經承
        辦人簽章之紀錄單。
（二）檔案管理單位部分:
      1.檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次，清查時，得請業務
        承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。
      2.機密檔案未經解密，不得銷毀。
      3.機密檔案經解密後，依一般檔案管理之，其檔案目錄應進行補正
        作業，相關案件著錄來源應依機關檔案編目規範辦理，並彙送目
        錄公布。
五、實務介紹:
（一）本所為原核定機密等級機關：
      1.由檔管人員主動通知業務承辦單位承辮人，填寫機密等級變更或
        註銷處理意見表併同「機密等級變更或註銷通知單」，陳送所長
        核定，並行文至原受文機關通知辦理解降密作業。原機密等級之
        註記以雙線劃去且須加蓋承辦人職章或親簽，變更或註銷之紀錄
        單應浮貼於原公文上，並送至檔案室依一般檔案管理歸檔。
      2.他機關建議解降密時，於文到後填寫機密等級變更或註銷紀錄單
        ，陳送典獄長核定，如同意辦理解降密，即發函告知機密等級變
        更或註銷，如不同意解降密，須發函他機關知告仍維持密等。
（二）本所非原核定機關：
      1.原機關通知機密等級變更或註銷時，由業務承辦人填寫機密等級
        變更或註銷紀錄單，陳送所長核定。並將原機密等級之註記以雙
        線劃去且須加蓋承辦人職章或親簽，變更或註銷之紀錄單應浮貼
        於原公文上，並送至檔案室依一般檔案管理歸檔。
      2.本機關建議解降密時，由本所承辦人擬具機密等級變更或註銷紀
        錄單，陳送所長核定，並行文至原機密核定機關建議辦理解降密
        。
（三）檔案管理單位於機密檔案清查與檢調／借調時得會政風人員；有關
      機密文書等級變更或解密作業，惠請政風室宣導本機關同仁實務作
      法。

肆、調離職規定
    機密檔案（包括國家機密及一般公務機密）管理人員調、離職時，應
    將所保管之機密檔案逐項點交機關首長指定之人員或檔案管理單位主
    管，並列冊陳核。

伍、上揭要點簽請  所長核准後實施，修正時亦同。