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列印時間:113.05.25 01:04

有關「法務部矯正署臺東戒治所檔案管理作業要點」,自一百十二年九月五日停止適用,請查照。

主管機關: 法務部矯正署臺東戒治所
發文機關: 法務部矯正署臺東戒治所
發文日期: 112.09.05
發文字號: 東戒所總字第11204009880號 函
異動性質: 停止適用
主  旨: 有關「法務部矯正署臺東戒治所檔案管理作業要點」,自一百十二年九月五日停止適用,請查照。
法規名稱: 法務部矯正署臺東戒治所檔案管理作業要點
說  明: 一、旨揭要點因機關改制,部分規定已不合時宜且無修正實益,爰停止適用。 二、旨揭要點一併建置於法務部主管法規資料庫之部外版及部內版。
法規內文:
法務部矯正署臺東戒治所檔案管理作業要點
公發布日:民國106年06月13日
修正日期:民國106年11月06日

一、法務部矯正署臺東戒治所(以下簡稱本所)為建立完善的檔案管理制度,爰依檔案法及相關子法之規定訂定本要點。

二、檔案管理作業流程,係指將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔,從案件之分類編案、點收、編目、保管、檢調、清理及其他檔案管理作業及相關設施事項之一連串作業程序,並依其機密等級及安全維護等事項予以處理。

三、本所檔案管理,依據機關檔案管理作業手冊等相關規定,每件公文應於辦畢後五日內送交檔案人員歸檔,並設置檔案庫房集中管理檔案,指派專人負責管理。除檔案管理人員外,非經許可不得擅自進入,經許可進出者應填寫「人員進出庫房紀錄單」。

四、本所分類編案應注意下列事項:

(一)本所檔案管理,依本所「檔案分類及保存期限表」所列之分類編目管理,辦畢之案件應於五個工作日歸檔。歸檔案件屬紙本型式者應依照歸檔清單所列序號由上而下排列整齊,併同歸檔清單送交檔案管理人員歸檔;屬線上簽核案件者,於公文線上簽核系統辦理線上歸檔。
(二)各科室承辦人員應先行檢核擬歸檔案件是否辦畢,並依據本所檔案分類及保存期限之標準,於文件首頁右上角填入分類號及保存年限,逐件逐頁編寫頁碼,填列不完全者,應退請承辦人員補填。

五、本所歸檔點收應注意下列事項:

(一)現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質、氣體、易燃品及管制物品、易變質而不適長期保存等物品,應由承辦人員另行處理,不得歸檔。
(二)檔案附件以與原件併同存放為原則,歸檔之附件每一種以一份為限。附件需另存者,檔案管理人員應於線上簽核系統登錄附件另存資料,並於原件註記附件另存位置及附件編號,並於附件首頁或其外包裝適當位置標示檔號。
(三)針對辦畢應歸檔而未歸檔之案件,檔案管理人員應於每月底定期製作「逾期未歸檔案件稽催單」,催請承辦人員辦理歸檔;未依規定辦理歸檔者,應簽請機關權責長官處理。
(四)檔案管理人員發現歸檔案件檔案分類號有錯誤或疑義時,應即洽承辦人員查明更正。
(五)機關人員調離職時,人事單位應知會檔案管理單位,查檢其歸檔情形。

六、本所機密檔案及庫房設施管理應注意下列事項:

(一)機密案件歸檔,承辦人員應以機密檔案專用封套裝封,並確實填寫封套上各項目之內容,並於封口處加蓋印章或職名章彌封。
(二)機密檔案應放置於專用櫃密鎖存放,並由專人處理。檔案管理人員每年應至少辦理一次清查作業,並請承辦人員依規定辦理機密等級變更或解密事宜。機密檔案解密後,應依一般檔案存放保管。
(三)庫房相關設施應定期檢修、維護與保養,維修完畢應填寫「檔案庫房設施維護紀錄單」。檔案庫房之溫度與相對溼度,應依「檔案庫房設施基準」第十三點附表(檔案庫房溫溼度標準表)所列標準控制之。
七、本所借調檔案應注意下列規定:
(一)借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要,借調非主管案件時,應送會承辦業務主管同意,並簽請本機關權責長官核准。
(二)申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人於線上簽核系統填具線上調案單,載明下列事項,經承辦單位主管或權責長官核准後,送檔案管理單位調取。
  1. 調案人姓名及單位
  2. 檔號或文號
  3. 案由或案名
  4. 調案申請日期
(三)借調或調用檔案應於檔案調出之日起十五個工作天內歸還。屆期如需繼續使用,應提出展期申請,並經單位主管或本機關權責長官核准,知會檔案管理單位後,使得為之。展期申請次數以三次為限。
(四)對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應於調案期限屆期次日起辦理稽催;經洽催三次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。
(五)借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄或有汙損、塗改更換、缺漏、增加等破壞檔案或變更檔案之情事。
(六)檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案紀錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人;如有上述第五款所定情事時應於調案紀錄上載明事由,並簽報機關權責長官議處,其調案單不予退還。
(七)機密檔案借出時,應注意其安全維護;必要時得採取外加封套或機密檔案傳遞專用箱盒(袋)等防護措施。
(八)機密檔案歸還時,應由調案人檢視封套之內容,核對無誤後密封,並在封套上簽章,註明歸還日期後交由檔案管理人員。檔案管理人員應檢視封套是否密封,如未密封,即請調案人處理。
(九)業務承辦人員離職時,應先將借調之檔案全部歸還,不得轉借。離職報告單加會檔案室確認。
八、檔案管理人員應訂定檔案清查計畫辦理檔案清查作業,並將清查結果陳報權責長官核閱。
九、檔案銷毀目錄經編製完成,應會送相關業務單位表示意見,併同檔案銷毀計畫,如經辦理檔案保存價值鑑定,應併附檔案鑑定報告送陳首長核准後,依規定陳報矯正署層送檔案管理局審核。經核准銷毀之檔案,應會同政風室監毀,必要時得請相關科室派員監毀。辦理檔案銷毀時,應錄影或拍照備查。
十、本所檔案有下列情形之一者,應組成檔案鑑定小組,召開檔案保存價值鑑定會議,並依鑑定決議製成鑑定報告。
(一)因修訂檔案保存年限區分表,認為有必要者。
(二)辦理檔案銷毀、移轉或應用產生疑義或發生爭議者。
(三)檔案因年代久遠而難以判定其保存年限者。
十一、檔案管理人員得視業務需求觀摩標竿績優機關檔案管理作業,觀摩後應製作擬處建議報告並簽陳首長核准。
十二、檔案管理人員應定期辦理教育訓練,提升同仁檔案的專業知能。
十三、本作業要點未規範之事項,依檔案法及國家發展委員會檔案管理局相關規範辦理。
資料來源:法務部主管法規查詢系統