一、法務部矯正署苗栗看守所（以下簡稱本所）為加強為民服務，順暢民意溝通管道，有效處理人民陳情案件，特依行政程序法第一百七十條第一項規定，訂定本要點。

二、本要點用詞，定義如下：

（一）人民陳情案件：係指人民對於行政興革之建議、行政法令之查詢、行政違失之舉發或行政上權益之維護，以書面或言詞向本所提出之具體陳情案件。

（二）書面：包括電子郵件及傳真等在內。

（三）聯絡方式：包括電話、住址、傳真號碼或電子郵件位址等。

三、人民以書面陳情者，應依下列方式辦理：

（一）收到書面陳情資料時，應將其交收發室登錄公文線上簽核系統，並由研考單位列管並依類別分由各承辦科、室處理，並將辦理情形函復當事人。

（二）各科室承所長指示辦理有關案件，亦應依前款規定處理。

四、人民以電話陳情相關事項，接聽人應儘速將電話轉接承辦人員，承辦人員於聆聽陳述後，應將接聽事項紀錄於電話紀錄簿陳核，研考單位追蹤列管。接聽人無法確認承辦科室者，得轉接研考單位處理，陳情事項非本所主管業務者，應委婉告知相關承辦主管機關電話或其他聯繫方式。

五、人民親至本所陳情相關問題者，受陳情之相關業務單位應利用適當場所接待相關人員，負責紓解、傾聽，並予以委婉詳盡說明，以化解爭端，解決問題。如有必要得會同相關科室共同處理，並由主辦業務單位將陳情事項製作紀錄並登錄公文線上簽核系統陳核，由研考單位登錄列管。

六、各科室處理人民陳情案件時，應載明具體陳訴事項、真實姓名及聯絡方式，俾利研考單位追蹤處理情形。

七、人民陳情案件有保密必要者，應依個人資料保護法等相關規定以保密方式處理，不得公開。

八、各單位處理人民陳情案件應視業務性質分別訂定處理期限，各種處理期限不得超過十四日；其未能在規定期限內辦結者，應依分層負責簽請核准延長，並將延長理由以書面告知陳情人。

九、研考單位彙整人民陳情事項及處理改善情形，按月製表貼於公布欄及資料來源：法務部主管法規查詢系統網頁公布人民週知，並於年度結束後，針對各案件加以檢討分析及改進。

十、人民陳情案件有下列情形之者，得依行政程序法第一百七十三條規定，簽報首長同意不予處理：

（一）無具體之內容或未具真實姓名或住址者。

（二）同一事由，經予適當處理，並已明確答覆後，而仍一再陳情者。

（三）非主管陳情內容之機關，接獲陳情人以同一事由分向各機關陳情者。

十一、各單位對於處理續效優良者，得予以獎勵；對於違反本要點各點規定者，應按情節輕重，分別依有關規定予以懲處。