法務部矯正署臺東戒治所檔案開放應用須知

一、法務部矯正署臺東戒治所為辦理檔案法第十七條至第二十一條有關檔案開放應用事項，特訂定本須知。

二、本須知所稱檔案，指本所依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。

三、民眾向本所申請閱覽、抄錄或複製檔案，應填具「法務部矯正署臺東戒治所檔案應用申請書」，載明下列事項，向本所提出申請：

（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。

（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。

（三）申請項目。

（四）檔案名稱或內容要旨。

（五）檔號。

（六）申請目的。

（七）有使用檔案原件之必要者，其事由。

（八）申請日期。

前項申請，得以親自持送或書面通訊方式為之。

四、本所受理申請案件後，如認其不合規定或資料不全者，應通知申請人於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，駁回其申請。

申請案件受理後，由檔案管理單位會請業務單位審核准駁與否及提供審核意見，並至遲應於受理之日起 30 日內，將審核結果以書面通知申請人。補正資料者，自補正之日起算。

前項書面通知，除駁回申請者外，應載明下列事項：

（一）核准應用檔案之意旨。

（二）檔案應用方式、時間及處所。

（三）檔案應用注意事項及收費標準。

（四）應攜帶相關證明文件。

五、申請閱覽、抄錄或複製之檔案，有檔案法第十八條所定下列情形之一，本所得拒絕其申請：

（一）有關國家機密者。

（二）有關犯罪資料者。

（三）有關工商秘密者。

（四）有關學識技能檢定及資格審查之資料者。

（五）有關人事及薪資資料者。

（六）依法令或契約有保密之義務者。

（七）其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關規定辦理。

六、申請閱覽、抄錄或複製檔案，以案件或案卷為單位；檔案內容含有前點第一項各款所定限制應用之事項者，僅就其他部分提供之。

本所檔案之應用以提供複製品為原則；如有使用原件之必要者，應於申請時記載其事由，本所有保留准駁之權限。

七、本所檔案應用閱覽處所設於本所檔案室，地址：臺東市廣東路 317號，開放時間為星期一至星期五，上午 九時至十一時三十分及下午二時至四時三十分；國定例假日不開放。

八、申請人於約定時日持本所審核通知書及身分證明文件，至本所總務科檔案應用處所應用檔案。

申請人應先辦理身分登記，承辦人員核對無訛後，由本所指定人員陪同檔案應用。

業務承辦單位檢調檔案送至檔案應用處所，並通知資訊人員到場資安維護。

九、機關調借檔案，應備函提出請求，並載明下列事項：

（一）借調或調用機關名稱。

（二）借調或調用檔案檔號或內容要旨。

（三）借調或調用目的。

（四）借調或調用期間

（五）法令依據。

十、進入檔案應用閱覽處所，應遵守下列事項：

（一）禁止飲食、吸菸、喧嘩或妨礙他人之行為。

（二）抄錄檔案時，以使用鉛筆為限；複製檔案不得以攝影方式為之，若有複製必要，由業務承辦人員陪同複製為原則。

（三）不得破壞環境整潔及應用處所之設備。

十一、申請人應用檔案，應保持檔案之完整，並不得有下列行為：

（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

（二）拆散已裝訂完成之檔案。

（三）以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

違反前項各款之一者，本所得停止其應用檔案；涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。

十二、申請人應用之檔案，不得攜出應用處所，如有必要離開應用處所者，應將檔案交還承辦人員保管。

申請人應用之檔案應於當日歸還，經承辦人員點收無誤後，應於檔案簽收單簽收註記，一聯交付申請人，及發還申請人身分證件，一聯由業務承辦單位存查。

十三、申請人檔案應用完畢，業務承辦人員通知總務科出納人員，依檔案管理局所訂「檔案閱覽抄錄複製收費標準」收取費用，並開立收據交申請人，複製品點交申請人。

十四、檔案應用完畢，業務承辦單位應歸還檢調檔案。