| 法務部矯正署檔案管理作業規定 (民國 101 年 01 月 17 日) 非現行 |
| 2 | 貳、歸檔點收及稽催
一、本署業務承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後
，併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
機關間之紙本行文經轉製為電子型式且於線上簽核辦畢者，該紙本如
無重複歸檔之必要者，得不歸檔。
以本署名義對內部單位行文，各受文單位辦畢後得不歸檔；本署內部
單位間行文，亦同。
機密案件歸檔時，承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封，並依規
定填妥應載事項，封口加蓋印章或職名章。
檔案管理單位應以案件為單位，經詳細核對其內容與數量無誤後，於
公文管理系統進行點收；機密文書僅得依封套上記載事項檢視，不得
拆開封套。
二、歸檔案件如有下列情形之一，檔案管理單位應退回業務承辦單位補正
：
（一）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。
（二）案件污損或內容不清楚者。
（三）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
（四）案件文（編）號有誤者。
（五）案件未填註分類號或保存年限者。
（六）案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
（七）案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
（八）樣張或已作廢之契約憑證等文件，有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
者。
（九）案件與歸檔清單之登載不符者。
（十）案件未經公文流程管理系統進行流程作業者。
（十一）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
（十二）機密案件未使用機密文件專用封套或封套上記載不全者。
三、下列物品不得歸檔：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）司法訴訟有關物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品
。
（四）易變質而不適長期保存之物品。
四、各單位辦畢案件逾期未依規定歸檔者，每逾十天公文管理系統自動發
電子郵件稽催承辦人（稽催內容應敘明主旨、文號、承辦單位及人員
、稽催日期及應歸檔日期），並同時通知其單位主管。該單位主管於
收到公文管理系統通知後，應主動查明處理。
逾一個月以上仍未歸檔者，檔案管理單位應製作未歸檔清單提行署務
會議報告，並作為該員考核之參考。
承辦人對於辦畢案件，有延後歸檔之必要者，應敘明理由經主管同意
後，送檔案室檔案管理人員辦理延期歸檔。
五、檔案管理單位應每月統計歸檔案件數量，製作「歸檔案件數量統計表
」，於次月十日前簽陳核閱，並知會各業務承辦單位。 |
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| 5 | 伍、保管
一、檔案經整理後，應依下列方式辦理上架：
（一）檔案應依紙質類、攝影類、錄影（音）帶類及電子媒體類等不同媒
體型式分區分類保管。
（二）按檔號大小順序，小者在左，大者在右；由左至右，由上至下直立
排列。
（三）檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示，並定期查檢有
無標示脫落或需更改等情事。
二、機密檔案應與一般檔案分別存放，並應另備保險箱或其他具安全防護
功能箱櫃，裝置密鎖存放之，並指定專人負責管理。
三、檔案有遺失、毀損情形者，檔案管理單位應即查明原因，簽請權責主
管處理。
四、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制，非檔案管理人員未經許可，不得
擅自進入。 |
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| 6 | 陸、檢調
一、本署檔案借調檔案採線上申請為原則，且以案件或案卷為單元，由調
案人於公文管理系統中進行申請調閱。
二、借調檔案以與承辦業務有關為原則，並經單位主管核准。
因業務需要，借調非主管案件時，應先經本單位主管核章後，送會業
務承辦單位同意，或簽請署長授權代理人核准。
借調密及機密等級檔案者，應經業務承辦單位主管核准；借調極機密
以上等級者，應經本署主任秘書以上核准。
三、署外機關借調檔案，應備函提出請求，並經署長或其授權代理人核准
後辦理。
依法有權調用檔案之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用
目的及調用期間，由業務承辦單位依來函簽辦，經署長或授權代理人
核准後，向檔案管理單位辦理調卷。
四、借調檔案應於十五日內歸還，期滿仍需繼續使用者，應於公文管理系
統申請展期，每次展期日數同借調期限。
展期次數超過三次，仍需使用檔案時，應先行歸還檔案後，再依前項
規定辦理借調。
署外機關借調檔案，展期應備函提出請求，由業務承辦單位依來函簽
辦，經署長或其授權代理人核准後辦理。
機密檔案之借調、展期應依前三項程序辦理，惟每次借調（展期）期
間最長以七日為限。
如為案情特殊或業務需要，應專案簽請主任秘書以上長官核准借調之
期限，不受前四項規定之限制。
五、對於已逾歸還期限且未辦理展期者，檔案管理人員應定期製作「逾期
未歸還檔案稽催單」向調案人或所屬單位辦理催歸，並陳報本署主任
秘書處理。
六、本署人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以查檢其借調
檔案情形。
前項調、離職人員，若有借調檔案情形，應責成歸還檔案後，方准其
離職。 |
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