三、機密檔案管理實務
(一)歸檔點收
1.歸檔前業務承辦人應辦事項:
(1)機密文書歸檔時,業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封
,送交檔案管理單位點收。
(2)機密文書裝入封套前,業務承辦人員應於封套上填註單位名稱
、收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、件數、附件數
、案卷內文件起迄日期、保存年限、機密等級、保密期限或解
密條件等項目。填列案由或案名有洩密之虞者,得以代碼或代
名表示。
(3)機密檔案封裝後,業務承辦人員應於封口上加蓋印章或職名章
,以明權責。
2.檔管人員點收應辦事項:
檔管人員點收機密檔案時,不得拆開封套,僅得依機密檔案專用
封套記載項目檢視是否記載完整,及封口是否彌封蓋章,未依規
定辦理者,應退請業務承辦人員補正。
(二)立案編目與保管
1.檔案管理人員應就機密檔案專用封套所載項目,依檔案分類編案
規範相關規定建立簡要案名,檔案分類編案前,應先查檢是否有
性質相同之前案,以便將相同案情檔案集中存放。
2.基於維護國家安全、公共利益及個人權益,機密檔案目錄不予公
布,也無需匯送檔案中央主管機關。
3.機密檔案應由專人管理,並應置放於具備安全防護功能並加裝密
鎖之保密箱櫃,與一般檔案分別存放。
4.機密檔案之複製儲存及電子檔案之資安控管尤須嚴密,因此目前
機密檔案仍不掃描。
(三)借調作業
1.本機關人員借調
(1)填具調案單。
(2)核定層級:
國家機密:經原核定機密或其上級機關有核定權責人員書面授
權或核准。
一般公務機密:由業務承辦單位主管核准。
(3)借調期限:借調檔案應於 15 天內歸還,屆期如需使用,應提
出展期申請,展期以 3 次為限;借出之檔案如有必要,得隨
時催還。
2.他機關借調
(1)提出書面申請,載明借調期間、業務承辦單位、承辦人員姓名
及有關聯絡資料。
(2)核准層級:經該機密核定機關首長或其授權人員核准。
(3)借調期滿如需續用,應提出展期申請;借出之檔案如有必要,
得隨時催還。
(4)應以密件函復方式送達;惟該機關如派員親至調案時,應持機
關函復公文,並經業務單位承辦人員填具調案單後,向檔案管
理單位辦理調案。
3.依法有權調用機關(如監察院等):
應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、業務承辦單位名稱
、承辦人員姓名及有關聯絡資料。
4.檔案管理人員應依核准之調案單,妥速檢取檔案,註記件數、頁
數及應歸還日期於調案單後,交予調案人逐件清點簽收。
(四)機密文書機密等級變更或解密程序:
1.機密文書未標示保密期限或解除機密條件者:
(1)承辦人員應依據檔案管理單位定期清查機密檔案之通知或依其
他機關來文建議,將原案卷調出審查。
(2)本監為核定機關者,經檢討機密文書需變更機密等級或已無繼
續保密必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷處理意
見表」(附件二)及「機密文書機密等級變更或註銷通知單」
(附件三),陳奉核定後,通知前曾受領該機密文件之受文機
關依規定辦理機密等級變更或註銷程序。
(3)本監為受文機關者,經主動檢討機密文書需變更機密等級或已
無繼續保密必要時,應填具「機密文書機密等級變更或註銷建
議單」(附件四),陳奉核定後,建議原核定機關依規定辦理
機密等級變更或註銷程序。
(4)經本監核定或依原核定機關通知機密等級變更或註銷者,應將
原案卷封面及文件上原有機密等級之標示以雙線劃去,並檢附
已列明資料經登記人簽章之紀錄單(戳)(附件五)。
(5)一般公務機密文書未標示保密期限或解除機密條件,如已逾
30 年以上,且具下列情形之一者,得由檔案管理單位會商業
務承辦單位簽陳核定後逕行註銷機密等級:
本監建議原核定機關辦理機密等級變更或解密,原核定機關未
予處理,致機密等級無法變更或註銷。
未能確認機密文書原核定機關、業務承受機關或原核定機關之
上級機關或主管機關。
2.機密文書已標示保密期限或解除機密條件者,其保密期限已屆或
條件成就時應依標示辦理變更或解密,由檔案管理單位會商業務
承辦單位依 1、(4) 規定辦理。
3.機密案件經解密後應照普通案件放置保管。非經解密者,不得銷
毀,解密後,其銷毀方式,須依檔案法及相關規定辦理。
4.檔案管理單位每年應至少辦理清查機密檔案一次。