三、庫房相關設施應定期檢修、保養與維護，維修完畢時應填寫「檔案庫 房設施維護紀錄單」。檔案庫房之溫度及相對濕度，應依檔案庫房設 施基準第十三點附表（檔案庫房溫濕度標準表）所列標準控制。
五、各科室承辦人員應先行檢核擬歸檔案件是否辦畢，並於案件首頁右上 角填列分類號及保存年限，逐件逐頁編寫頁碼，未填列者，應退請承 辦人員補填。
六、附件以與原文裝訂為原則，歸檔之附件每一種以一份為限。附件需另 存者，檔案管理人員應於線上簽核系統登錄附件另存資料，並於原文 註記附件另存位置及附件編號，於附件首頁或其外包裝適當處註明文 （編）號。
十四、借調檔案應於檔案調出之日起十五個工作天內歸還。屆期如需繼續 使用，應提出展期申請，並經單位主管或本監權責長官核准，知會 檔案管理單位後，始得為之。惟屬依法調用者，則以其來函核准日 期為限。 前項展期次數以三次為限。展期次數超過三次，仍須使用檔案者， 應先歸還檔案後，再依規定辦理借調。 機關間借調檔案，應備函提出請求，並經本監權責長官核准後辦理 ；依法調用之機關，調用檔案時，應備函載明法律依據、調用目的 及調用期間。
十七、本監內部單位借調機密檔案，應填具調案單，並經業務承辦單位主 管核准。但屬國機密者，除辦理該機密事項業務者外，應經原核定 機關或其上級機關有核定權責人員書面授權或核准。 機密檔案借出時，應注意其安全維護；必要時得採取外加封套或機 密檔案傳遞專用箱盒（袋）等防護措施。
二十一、檔案銷毀目錄經編製完成，應會送相關業務單位表示意見，併同 檔案銷毀計畫，如經辦理檔案保存價值鑑定，應並附檔案鑑定報 告送陳首長核准後，依規定陳報矯正署層送檔案管理局審核。經 核准銷毀之檔案，應會同政風室監毀，必要時得請相關科室派員 監毀。辦理檔案銷毀時，應錄影或拍照備查。