一、本所為建立檔案管理制度及業務實際需要，特依檔案法等相關規定，
    訂定本要點。

二、檔案管理作業流程，係將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔，案件
    之分類編案、點收、編制目錄、保管、借調、清理銷毀等工作，依機
    密等級及安全維護等事項予以處理。

三、本所檔案管理，依據機關檔案管理作業等相關規定，每件公文於辦畢
    後五日內送交檔案室歸檔，集中管理，並設置檔案室，指派專人負責
    管理。

四、分類編案
 (一) 本所檔案管理，依本所「檔案分類及保存期限表」所列之分類編目
      管理，辦畢案件併同歸檔清單 (如附件一) 送交檔案室。
 (二) 辦畢歸檔案件，由各科室承辦人員依本所檔案分類及保存期限之標
      準，於文件左上角填妥分類號及保存年限以作為處理案件依據。

五、點收
 (一) 歸檔案件之點收，應注意左列事項：
      1.檢查本文及附件是否齊全。
      2.檢查文書處理手續是否完備。
 (二) 歸檔案件點收後，應依照左列各款整理。
      1.以件為單位，每一收文、發文或簽稿及其附件，各稱一件。
      2.按收文日期依序裝訂。
      3.附件以隨文整理為原則，其有不便隨文者，得另行存放。
      4.如有皺摺、破損等情形者，應先予整補。

六、文卷裝訂
 (一) 歸檔案件，應由承辦人員逐件依文件產生日期先後順序，依序於各
      頁左下角編寫頁碼。文件係雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於右
      下角為之。首頁建置目次表，置放檔案卷夾內。
 (二) 檔案裝訂、大小長短，應以公文Ａ４紙規格標準為準，必須整齊劃
      一厚度均勻，並應注意左列事項：
      1.檔案上加附之針夾應一律剔除。
      2.檔案如有破損，應予修補，如有皺摺，應予理平。
      3.同類文卷過多時，應分裝數冊置入資料盒內，不得使用箱裝或成
        包成捆，以利檢調。但憑證與傳票因規格不一及建築圖不能裝訂
        成冊，採裝箱制檔並貼置標籤，書明檔號、種類，紙箱尺寸格式
        應統一。

七、保管
 (一) 機密檔案，應使用密封式鐵櫃保管。
 (二) 各科室依規定將歸檔之文卷，由承辦人員將文卷逐件登入歸檔清單
      ，送交檔案室由管檔人員點收後，並編纂年度各科室檔案索引總簿
      。
 (三) 每年歸檔數量應於年終由檔案管理單位陳報所長核閱。
 (四) 檔案保管場所，不得擅自進入。

八、借調
 (一) 借調檔案須填寫調卷單，以一案一單為原則，並經單位主管簽章後
      ，送總務科檔案室調取。如借調非主管案件，應先會經原主管單位
      主管，始能調閱。
 (二) 借調之檔案，不得洩密、拆散、塗改、抽換、轉借、轉抄、遺失、
      非經簽准，不得複印。
 (三) 借調機密檔案，應陳奉所長核准後始准調閱。
 (四) 借調之檔案以隨調隨還為原則，不能即還時以十五天為限，屆期仍
      須繼續使用，應填寫展期單，經單位主管核可，得辦理展期。
 (五) 調卷人員離職時，應將借調之文卷全部歸還檔案室。

九、保存年限屆滿銷毀
 (一) 已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位，繕造擬銷毀檔案目錄，
      送會相關業務單位審查。各單位應根據相關法令與本要點所定之存
      廢標準，凡必須延長保存年限之案件，應簽註具體理由，並由單位
      主管簽陳核准；其經業務主管單位同意銷毀之檔案，再制定檔案銷
      毀計劃及檔案銷毀目錄簽報本機關權責長官轉監督機關核准後會同
      有關單位派員監毀。
 (二) 各種會計憑證、報表、簿籍之銷毀，應依照會計法有關規定辦理。
 (三) 已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字
      樣。
 (四) 具有史料價值之檔案，應依規定處辦，但機密檔案應俟機密等級消
      失後，再行辦理。