三、處理步驟
（一）建檔、整卷、編頁碼
      1.建檔：民國二十九年至民國九十一年之檔案依案卷建檔、九十二
        年以後之檔案依案件建檔於法務部公文線上簽核系統。
      2.整卷：
     （1）掃描前應先進行拆卷處理，去除案卷上之固定物，如裝訂繩、
          線或塑膠釘。若拆除會損壞檔案者，則不拆除以原裝訂方式逐
          頁掃描。
     （2）檔案如有皺摺應先理平，遇有較小尺寸之資料，應先行以無筋
          漿糊襯貼於無酸公文用紙。若襯貼可能毀損檔案者，另裝入透
          明活頁夾中。
      3.依下列規定於文件左下角用鉛筆編寫頁碼，並依編碼順序進行掃
        描：
     （1）每件檔案以有文號之頁次為首頁，由上而下逐頁編寫頁碼。若
          無文號則依既成之順序編碼。
     （2）檔案黏貼浮簽：浮簽若無遮蓋文字則以完整全貌頁面計 1  頁
          。若有遮蓋文字，則應以含浮簽之全貌頁面計第 1  頁，掀開
          浮簽計第 2  頁。
     （3）空白頁：如遇有無任何內容之白紙或只有格線，不必編頁碼及
          掃描。但有任何圖表、文字、章戳者，仍要編頁碼、掃描。
     （4）正反書寫：頁碼應編寫為 2  頁。
     （5）檔案如為 B4 或 A3 尺寸對折且可攤平時，頁碼應編成 1  頁
          。
     （6）檔案小於 A4 或攤平大於 A3 ，頁碼應編成 1  頁。
（二）掃描
      1.選擇掃描器：紙質脆弱者，使用直立式掃描器。檔案狀況良好者
        ，得採平台式或饋紙式掃描器。
      2.掃描規格設定：全彩、壓縮品質 75％ 以上、解析度 300DPI 以
        上、PDF 格式為原則。
      3.檔案命名：年度 3  碼_ 分類號_ 案次號 2  碼_ 卷次號_ 目次
        號_ 文號後 8  碼。
      例：039_070202_01_1_1_00000020.pdf
      4.依編碼順序進行掃描：
     （1）案卷建檔：一案卷一 PDF  檔為原則。
     （2）案件建檔：一案件一 PDF  檔為原則。
      5.例外情形處理原則：
     （1）紙質較薄之檔案：使用直立式掃描器掃描時應加墊白紙，避免
          字跡穿透。
     （2）檔案超過 A3 尺寸無法以現有之掃描器一次掃描者，得分區掃
          描，其掃描順序為由左至右、由上而下依序進行，重疊接合處
          應以 2  公分為原則。
     （3）原始檔案破損、蟲蛀嚴重、成為檔案磚，經修護亦無法完整呈
          現內容者，得不予編碼掃描。
（三）後製調整及檢驗
      掃描後檔案視狀況後製調整、逐頁檢驗：
      1.使用 Scan Snap Organizer Viewer 或 Adobe Acrobat XI
        Standard（皆為掃描器 SV600  內附軟體）進行歪斜、裁切邊緣
        、轉正等後製調整。
      2.確認頁碼順序、有無缺漏頁情形、影像是否清晰，若不合格則重
        新掃描補正。
（四）電子儲存
      1.掃描完成檔案應儲存於 DVD-ROM：
     （1）儲存架構：
          同案卷放置於同一資料夾，目次表併同儲存。
          資料夾命名：年度 3  碼_ 分類號_ 案次號 2  碼_ 卷次號
            。
            例：099_0701010_01_1
     （2）同年份檔案儲存同一光碟為原則，若檔案過大需分件存放，應
          於電子說明檔及光碟封面註明。不得將不同年份之檔案儲存於
          同一光碟。
     （3）電子說明檔（附件 1）併同儲存於光碟。
     （4）光碟命名：機關代碼_ 媒體類型代碼（光碟為 7）_ 年度 3
          碼_ 光碟序號 2  碼（同年度計算始號）。
          例：A11041300F_7_103_01
      2.光碟應燒製二份，分別儲存於第一檔案室、第二檔案室之防潮箱
        。
      3.上傳公文線上簽核系統：
     （1）使用 Adobe Adobe Acrobat XI Standard  將 PDF  檔匯出成
          JPEG  檔。
     （2）上傳至公文線上簽核系統：檔案管理角色→點收作業→歸檔掃
          瞄作業（需安裝法務部全景軟體），將 JPEG 檔匯入、上傳。