法務部主管法規查詢系統

、機密檔案管理實務:
一、歸檔點收:
（一）歸檔前業務承辦人應辦事項:
      1.機密文書歸檔時，業務承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，
        送交檔案管理單位點收。
      2.機密文書裝入封套前，業務承辦人員應於封套上填註單位名稱、
        收發來文字號、案由或案名、分類號、頁數、保存年限、機密等
        級、保密期限或解密條件等項目。填列案由或案名得適度揭示內
        容，唯如有洩密之虞者得以代碼或代名表示之，切勿僅以「密不
        錄由」四字著錄。
      3.機密檔案封裝後，業務承辦人員應於封口上加蓋印章或職名章、
        騎縫章，以明權責。
（二）檔管人員點收應辦事項:
      檔管人員點收機密檔案時，不得拆開封套，僅得依機密檔案專用封
      套記載項目檢視是否記載完整，及封口是否彌封蓋章，未依規定辦
      理者，應退請業務承辦人員補正。
二、立案編目與保管:
（一）檔案管理人員應就機密檔案專用封套所載項目，依檔案分類編案規
      範相關規定建立簡要案名，檔案分類編案前，應先查檢是否有性質
      相同之前案以便將相同案情檔案集中存放。
（二）基於維護國家安全、公共利益及個人權益，機密檔案目錄不予公布
      ，也無需彙送檔案中央主管機關。
（三）機密檔案應由專人管理，並應置放於具備安全防護功能並加裝密鎖
      之保密箱櫃，與一般檔案分別存放。
（四）機密檔案之複製儲存及電子檔案之資安控管尤須嚴密，因此目前機
      密檔案仍不掃描。
三、借調作業:
（一）本機關人員借調:
      1.填具調案單。
      2.核定層級：
     （1）國家機密：經原核定機密或其上級機關有核定權責人員書面授
          權或核准。
     （2）一般公務機密：由業務承辦單位主管核准。
      3.借調期限：
        借調檔案應於 15 天內歸還，屆期如需使用，應提出展期申請，
        展期以 3  次為限；借出之檔案如有必要，得隨時催還。
（二）他機關借調:
      1.提出書面申請，載明借調期間、業務承辦單位、承辦人員姓名及
        有關聯絡資料。
      2.核准層級：
     （1）國家機密：經原核定機密或其上級機關有核定權責人員書面授
          權或核准。
     （2）一般公務機密：經該機密核定機關首長或其授權人員核准。
      3.借調期滿如需續用，應提出展期申請；借出之檔案如有必要，得
        隨時催還。
      4.應以密件函復方式送達；惟該機關如派員親至調案時，應持機關
        函復公文，並經業務單位承辦人員填具調案單後，向檔案管理單
        位辦理調案。
（三）依法有權調用機關（如監察院等）：
      應備函載明法律依據、調用目的、調用期間、業務承辦單位名稱、
      承辦人員姓名及有關聯絡資料。
（四）檔案管理人員應依核准之調案單妥速檢取檔案，註記件數、頁數及
      應歸還日期於調案單後，交予調案人逐件清點簽收。
四、清查作業:
（一）業務承辦單位部分:
      應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事
      宜。本監辦理機密文書等級變更或註銷之具體步驟及作法規範如下
      ：
      1.各單位辦理機密文書重新檢討核定作業（包括主動檢查或來文建
        議），均應先將原卷調出，檢視該件機密文書，本所是否為原核
        定機關。
      2.本所如係核定機密等級者，由承辦人員填具「機密等級變更或註
        銷處理意見表」併同「機密等級變更或註銷通知單」，陳奉核定
        後，通知前曾受領該機密文件之受文機關；本所非核定者，由承
        辦人員填具「機密等級變更或註銷建議單」陳奉核定後，建議原
        核定機關變更或註銷其機密等級；於獲答覆前，原卷仍以密件歸
        檔，俟獲答覆同意後，依前述程序辦理。
      3.來文通知變更或註銷機密等級時，承辦人員應將案卷調出，經陳
        奉核定後，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃
        去，劃記處加蓋承辦人員職章，並於明顯處浮貼已列明資料經承
        辦人簽章之紀錄單。
（二）檔案管理單位部分:
      1.檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次，清查時，得請業務
        承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。
      2.機密檔案未經解密，不得銷毀。
      3.機密檔案經解密後，依一般檔案管理之，其檔案目錄應進行補正
        作業，相關案件著錄來源應依機關檔案編目規範辦理，並彙送目
        錄公布。
五、實務介紹:
（一）本所為原核定機密等級機關：
      1.由檔管人員主動通知業務承辦單位承辮人，填寫機密等級變更或
        註銷處理意見表併同「機密等級變更或註銷通知單」，陳送所長
        核定，並行文至原受文機關通知辦理解降密作業。原機密等級之
        註記以雙線劃去且須加蓋承辦人職章或親簽，變更或註銷之紀錄
        單應浮貼於原公文上，並送至檔案室依一般檔案管理歸檔。
      2.他機關建議解降密時，於文到後填寫機密等級變更或註銷紀錄單
        ，陳送典獄長核定，如同意辦理解降密，即發函告知機密等級變
        更或註銷，如不同意解降密，須發函他機關知告仍維持密等。
（二）本所非原核定機關：
      1.原機關通知機密等級變更或註銷時，由業務承辦人填寫機密等級
        變更或註銷紀錄單，陳送所長核定。並將原機密等級之註記以雙
        線劃去且須加蓋承辦人職章或親簽，變更或註銷之紀錄單應浮貼
        於原公文上，並送至檔案室依一般檔案管理歸檔。
      2.本機關建議解降密時，由本所承辦人擬具機密等級變更或註銷紀
        錄單，陳送所長核定，並行文至原機密核定機關建議辦理解降密
        。
（三）檔案管理單位於機密檔案清查與檢調／借調時得會政風人員；有關
      機密文書等級變更或解密作業，惠請政風室宣導本機關同仁實務作
      法。