法務部主管法規查詢系統

列印時間:112.02.03 19:03

法條內容

法規名稱: 法務部矯正署臺東戒治所檔案管理作業要點
修正日期:民國 106 年 11 月 06 日
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七、本所借調檔案應注意下列規定:
(一)借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要,借調非主管案件
      時,應送會承辦業務主管同意,並簽請本機關權責長官核准。
(二)申請借調檔案時,應以案件或案卷為申請單位,並由調案人於線上
      簽核系統填具線上調案單,載明下列事項,經承辦單位主管或權責
      長官核准後,送檔案管理單位調取。
      1.調案人姓名及單位
      2.檔號或文號
      3.案由或案名
      4.調案申請日期
(三)借調或調用檔案應於檔案調出之日起十五個工作天內歸還。屆期如
      需繼續使用,應提出展期申請,並經單位主管或本機關權責長官核
      准,知會檔案管理單位後,使得為之。展期申請次數以三次為限。
(四)對於逾期未歸還之檔案,檔案管理人員應於調案期限屆期次日起辦
      理稽催;經洽催三次仍不歸還時,應簽請機關權責長官處理。
(五)借調或調用之檔案應妥慎保管,不得遺失、轉借、轉抄或有汙損、
      塗改更換、缺漏、增加等破壞檔案或變更檔案之情事。
(六)檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後,於調案單及調案
      紀錄上註記歸還日期,始將調案單退還調案人;如有上述第五款所
      定情事時應於調案紀錄上載明事由,並簽報機關權責長官議處,其
      調案單不予退還。
(七)機密檔案借出時,應注意其安全維護;必要時得採取外加封套或機
      密檔案傳遞專用箱盒(袋)等防護措施。
(八)機密檔案歸還時,應由調案人檢視封套之內容,核對無誤後密封,
      並在封套上簽章,註明歸還日期後交由檔案管理人員。檔案管理人
      員應檢視封套是否密封,如未密封,即請調案人處理。
(九)業務承辦人員離職時,應先將借調之檔案全部歸還,不得轉借。離
      職報告單加會檔案室確認。
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