法務部主管法規查詢系統

列印時間:113.05.25 15:55

法條內容

法規名稱: 法務部矯正署檔案管理作業規定
修正日期:民國 101 年 04 月 06 日
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參、分類編案
八、承辦人公文辦畢歸檔前,應於公文管理系統中點選分類號及保存年限
    (包括類、綱、目),如:人員洽聘類之公文,應分編入人事類下專
    屬類目或較適切類目之分類號、營建修繕之公文,應分編入營繕類下
    專屬類目或較適切類目之分類號。承辦人若發現分類號不敷使用時,
    應與檔案管理人員協商另立新分類號於公文流程系統中供同仁們利用
    。
九、編立案卷作業應依下列規定於公文管理系統中建立:
(一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如有業
      務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併者,應立
      新案,並建立新案名。
(二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期先後,於案件
      第一頁編寫目次號。並依案件著錄各項目:案由項、發(來)文者
      項、文件形式項、密等及保存年限、相關編號項、日期項、媒體型
      式項、檔案外觀項、關聯項。另所涉案情半年內未繼續辦理時依案
      卷著錄各項目:案名項、檔案產生者項、密等及保存年限、檔案應
      用項、相關編號項、日期項、媒體型式項、檔案外觀項、關聯項、
      主題項、附註項。
(三)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加蓋「附
      件另存」戳記,並在附件上標記檔號、收發文號及保存年限後,另
      按附件編號順序存置;惟應於原檔案案卷目次表註明媒體型式、數
      量及附件存放位置。
十、檔案分類及保存年限區分表至少應每 10 年檢討一次;必要時,得隨
    時修正之,並依規定程序函送檔案管理局審核後實施。
十一、檔案管理單位應每半年彙送檔案目錄至檔案管理局公布之。並於確
      認彙送無誤後,列印檔案目錄彙送說明表陳核署長核可後,陳報法
      務部轉陳檔案管理局備查。
資料來源:法務部主管法規查詢系統