七、清理：
（一）業務承辦單位部分
      應依有關法規之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事
      宜。本所辦理機密文書等級變更或註銷之具體步驟及作法規範如下
      ：
      1.各單位辦理機密文書重新檢討核定作業（包括主動檢查或來文建
        議），均應先將原卷調出，檢視該件機密文書，本所是否為原核
        機關。
      2.本所如係核定機密等級者，由承辦人員填具「機密等級變更或註
        銷處理意見表」（附件一）併同「機密等級變更或註銷通知單」
        （附件二），陳奉核定後，通知前曾受領該機密文件之受文機關
        ；本所非核定者，由承辦人員填具「機密等級變更或註銷建議單
        」（附件三），陳奉核定後，建議原核定機關變更或註銷其機密
        等級；於獲答覆前，原卷仍以密件歸檔，俟獲答覆同意後，依前
        述程序辦理。
      3.來文通知變更或註銷機密等級時，承辦人員應將案卷調出，經陳
        奉核定後，應將案卷封面及文件上原有機密等級之註記以雙線劃
        去，劃記處加蓋承辦人員職章，並於明顯處浮貼已列明資料經承
        辦人簽章之紀錄單。（附件四）
（二）檔案管理單位部分
      1.檔案管理單位至少每年應辦理檔案清理一次，清查時，得請業務
        承辦單位依法辦理機密檔案機密等級之變更或解密事宜。
      2.機密檔案未經解密，不得銷毀。
      3.機密檔案經解密後，依一般檔案管理之，其檔案目錄應進行補正
        作業，相關案件著錄來源應依機關檔案編目規範辦理，並彙送目
        錄公布。