三、處理步驟
（一）建檔、整卷、編頁碼
1.建檔：民國二十九年至民國九十一年之檔案依案卷建檔、九十二
年以後之檔案依案件建檔於法務部公文線上簽核系統。
2.整卷：
（1）掃描前應先進行拆卷處理，去除案卷上之固定物，如裝訂繩、
線或塑膠釘。若拆除會損壞檔案者，則不拆除以原裝訂方式逐
頁掃描。
（2）檔案如有皺摺應先理平，遇有較小尺寸之資料，應先行以無筋
漿糊襯貼於無酸公文用紙。若襯貼可能毀損檔案者，另裝入透
明活頁夾中。
3.依下列規定於文件左下角用鉛筆編寫頁碼，並依編碼順序進行掃
描：
（1）每件檔案以有文號之頁次為首頁，由上而下逐頁編寫頁碼。若
無文號則依既成之順序編碼。
（2）檔案黏貼浮簽：浮簽若無遮蓋文字則以完整全貌頁面計 1 頁
。若有遮蓋文字，則應以含浮簽之全貌頁面計第 1 頁，掀開
浮簽計第 2 頁。
（3）空白頁：如遇有無任何內容之白紙或只有格線，不必編頁碼及
掃描。但有任何圖表、文字、章戳者，仍要編頁碼、掃描。
（4）正反書寫：頁碼應編寫為 2 頁。
（5）檔案如為 B4 或 A3 尺寸對折且可攤平時，頁碼應編成 1 頁
。
（6）檔案小於 A4 或攤平大於 A3 ，頁碼應編成 1 頁。
（二）掃描
1.選擇掃描器：紙質脆弱者，使用直立式掃描器。檔案狀況良好者
，得採平台式或饋紙式掃描器。
2.掃描規格設定：全彩、壓縮品質 75％ 以上、解析度 300DPI 以
上、PDF 格式為原則。
3.檔案命名：年度 3 碼_ 分類號_ 案次號 2 碼_ 卷次號_ 目次
號_ 文號後 8 碼。
例：039_070202_01_1_1_00000020.pdf
4.依編碼順序進行掃描：
（1）案卷建檔：一案卷一 PDF 檔為原則。
（2）案件建檔：一案件一 PDF 檔為原則。
5.例外情形處理原則：
（1）紙質較薄之檔案：使用直立式掃描器掃描時應加墊白紙，避免
字跡穿透。
（2）檔案超過 A3 尺寸無法以現有之掃描器一次掃描者，得分區掃
描，其掃描順序為由左至右、由上而下依序進行，重疊接合處
應以 2 公分為原則。
（3）原始檔案破損、蟲蛀嚴重、成為檔案磚，經修護亦無法完整呈
現內容者，得不予編碼掃描。
（三）後製調整及檢驗
掃描後檔案視狀況後製調整、逐頁檢驗：
1.使用 Scan Snap Organizer Viewer 或 Adobe Acrobat XI
Standard（皆為掃描器 SV600 內附軟體）進行歪斜、裁切邊緣
、轉正等後製調整。
2.確認頁碼順序、有無缺漏頁情形、影像是否清晰，若不合格則重
新掃描補正。
（四）電子儲存
1.掃描完成檔案應儲存於 DVD-ROM：
（1）儲存架構：
同案卷放置於同一資料夾，目次表併同儲存。
資料夾命名：年度 3 碼_ 分類號_ 案次號 2 碼_ 卷次號
。
例：099_0701010_01_1
（2）同年份檔案儲存同一光碟為原則，若檔案過大需分件存放，應
於電子說明檔及光碟封面註明。不得將不同年份之檔案儲存於
同一光碟。
（3）電子說明檔（附件 1）併同儲存於光碟。
（4）光碟命名：機關代碼_ 媒體類型代碼（光碟為 7）_ 年度 3
碼_ 光碟序號 2 碼（同年度計算始號）。
例：A11041300F_7_103_01
2.光碟應燒製二份，分別儲存於第一檔案室、第二檔案室之防潮箱
。
3.上傳公文線上簽核系統：
（1）使用 Adobe Adobe Acrobat XI Standard 將 PDF 檔匯出成
JPEG 檔。
（2）上傳至公文線上簽核系統：檔案管理角色→點收作業→歸檔掃
瞄作業（需安裝法務部全景軟體），將 JPEG 檔匯入、上傳。