主    旨：關於  貴部研擬於領務查核系統中建置「尚未列註惟須注意名單」檔，是
          否符合電腦處理個人資料保護法及其相關疑義乙案，本部意見如說明二至
          五。請  查照參考。
說    明：一、復  貴部九十三年九月十三日部授領一字第○九三六六○三四○一○
              號函。
          二、按電腦處理個人資料保護法 (以下簡稱本法) 第七條第一款規定：「
              公務機關對個人資料之蒐集或電腦處理，非有特定目的，並符合左列
              情形之一者，不得為之：一、於法令規定職掌必要範圍內者。……」
              其所稱「蒐集」者，係指為建立個人資料檔案而取得個人資料而言 (
              本法第三條第四款規定參照) 。申言之，以任何方式取得個人資料，
              包括直接向當事人蒐集或間接從第三人取得者，均屬之。次按受理人
              民申請領務案件 (包括護照、簽證、文件證明等) ，係  貴部法定職
              掌事項之一，從而，貴部經由電腦連線方式蒐集內政部警政署入出境
              管理局之列註人士檔案，建置領務查核系統，核其行為係屬本法所稱
              蒐集個人資料，符合本法第七條第一款規定，並未逾越本法所稱「特
              定目的」項目中代號「○九一」所定「護照、簽證及文件證明處理」
              範圍，故得對個人資料為蒐集或電腦處理，合先說明。
          三、有關在前開領務查核系統中，就列註人士之親屬或重大關係人附帶建
              置「尚未列註惟須注意名單」檔乙節，按依本法第十條第二項授權訂
              定之個人資料之類別中，代號「Ｃ○二三」為「家庭其他成員之細節
              」，例如子女、受扶養人、家庭其他成員或親屬、父母等；代號「Ｃ
              ○二四」為「其他社會關係」，例如朋友、同事及其他除家庭以外之
              關係等。準此，以列註人士為檔案主體，附帶蒐集其親屬或重大關係
              人之個人資料，尚無不可，亦未逾越特定目的之必要範圍；將上開資
              料提供  貴部駐外館處作為通報原列管機關之依據，可認屬於法令職
              掌之必要範圍內，與蒐集之特定目的相符，尚無違反本法第八條第一
              項本文規定。反之，如係以列註人士之親屬或重大關係人單獨為主體
              而建置檔案，因該等人員並非入出境管理局之列管人員，上開作法似
              有不宜。
          四、有關以列註人士之親屬或重大關係人附帶建置「尚未列註惟須注意名
              單」檔案應否依本法第十條規定公告乙節，依本法第十一條第五款之
              規定，關係入出境管理、安全檢查或難民查證事務之個人資料檔案，
              不適用本法第十條公告之規定；另依本法施行細則第十九條之規定，
              上開所稱「入出境管理事務」，包括個人護照事務。有關列註人士之
              親屬或重大關係人，因其究非受列管之人，並非以其為主體而建置檔
              案。換言之，如該「尚未列註惟須注意名單」並無獨立之電腦處理個
              人資料檔案，而係附隨於列管之人之檔案者，因該檔案件符合上開規
              定而毋庸公告，則該資料自亦毋庸公告。又依本法第十條第一項所為
              之公告者，係指僅公告該條項所列之事項而言，而非公告個人資料之
              內容，併此說明。
          五、至於因通報事宜致需延長作業期間，應否依行政程序法第五十一條規
              定訂定處理期間並公告乙節，按行政程序法第五十一條第一項規定：
              「行政機關對於人民依法規定之申請，除法規另有規定外，應按各事
              項類別，訂定處理期間公告之。」上開所稱「人民依法規定之申請」
              ，係指涉及人民權益具有外部效力之行政行為而言。由於各類行政事
              務繁簡程序不同，上開規定乃授權行政機關得視各事項之類別，分別
              訂定不同之處理期間，自無違反平等原則之虞。倘機關未依上開規定
              另行訂定處理期間者，依同法同條第二項之規定，其處理期間為二個
              月。
正    本：外交部