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列印時間:111.12.02 03:36

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署高雄監獄永久紙本檔案掃描建檔及電子化儲存規範
公發布日: 民國 104 年 02 月 03 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署高雄監獄
圖表附件:
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一、電子化儲存範圍
    民國二十九年至今之永久紙本檔案,期程依檔案中程計畫、檔案年度
    計畫辦理。
二、硬軟體設備
(一)硬體設備:
      1.電腦
      2.直立式掃描器(Scan Snap SV600) :最大至 A3
      3.平台式、饋紙式掃描器(Epson L550):最大至 A4
(二)軟體設備:
      1.Scan Snap Manager:SV600  掃描器設定
      2.Epson Scan:L550  掃描器設定
      3.Scan Snap Organizer:SV600  掃描文件管理
      4.Adobe Acrobat XI Standard:PDF  檔編輯管理
      5.法務部全景軟體:公文線上簽核系統歸檔掃描用
三、處理步驟
(一)建檔、整卷、編頁碼
      1.建檔:民國二十九年至民國九十一年之檔案依案卷建檔、九十二
        年以後之檔案依案件建檔於法務部公文線上簽核系統。
      2.整卷:
     (1)掃描前應先進行拆卷處理,去除案卷上之固定物,如裝訂繩、
          線或塑膠釘。若拆除會損壞檔案者,則不拆除以原裝訂方式逐
          頁掃描。
     (2)檔案如有皺摺應先理平,遇有較小尺寸之資料,應先行以無筋
          漿糊襯貼於無酸公文用紙。若襯貼可能毀損檔案者,另裝入透
          明活頁夾中。
      3.依下列規定於文件左下角用鉛筆編寫頁碼,並依編碼順序進行掃
        描:
     (1)每件檔案以有文號之頁次為首頁,由上而下逐頁編寫頁碼。若
          無文號則依既成之順序編碼。
     (2)檔案黏貼浮簽:浮簽若無遮蓋文字則以完整全貌頁面計 1  頁
          。若有遮蓋文字,則應以含浮簽之全貌頁面計第 1  頁,掀開
          浮簽計第 2  頁。
     (3)空白頁:如遇有無任何內容之白紙或只有格線,不必編頁碼及
          掃描。但有任何圖表、文字、章戳者,仍要編頁碼、掃描。
     (4)正反書寫:頁碼應編寫為 2  頁。
     (5)檔案如為 B4 或 A3 尺寸對折且可攤平時,頁碼應編成 1  頁
          。
     (6)檔案小於 A4 或攤平大於 A3 ,頁碼應編成 1  頁。
(二)掃描
      1.選擇掃描器:紙質脆弱者,使用直立式掃描器。檔案狀況良好者
        ,得採平台式或饋紙式掃描器。
      2.掃描規格設定:全彩、壓縮品質 75% 以上、解析度 300DPI 以
        上、PDF 格式為原則。
      3.檔案命名:年度 3  碼_ 分類號_ 案次號 2  碼_ 卷次號_ 目次
        號_ 文號後 8  碼。
      例:039_070202_01_1_1_00000020.pdf
      4.依編碼順序進行掃描:
     (1)案卷建檔:一案卷一 PDF  檔為原則。
     (2)案件建檔:一案件一 PDF  檔為原則。
      5.例外情形處理原則:
     (1)紙質較薄之檔案:使用直立式掃描器掃描時應加墊白紙,避免
          字跡穿透。
     (2)檔案超過 A3 尺寸無法以現有之掃描器一次掃描者,得分區掃
          描,其掃描順序為由左至右、由上而下依序進行,重疊接合處
          應以 2  公分為原則。
     (3)原始檔案破損、蟲蛀嚴重、成為檔案磚,經修護亦無法完整呈
          現內容者,得不予編碼掃描。
(三)後製調整及檢驗
      掃描後檔案視狀況後製調整、逐頁檢驗:
      1.使用 Scan Snap Organizer Viewer 或 Adobe Acrobat XI
        Standard(皆為掃描器 SV600  內附軟體)進行歪斜、裁切邊緣
        、轉正等後製調整。
      2.確認頁碼順序、有無缺漏頁情形、影像是否清晰,若不合格則重
        新掃描補正。
(四)電子儲存
      1.掃描完成檔案應儲存於 DVD-ROM:
     (1)儲存架構:
          同案卷放置於同一資料夾,目次表併同儲存。
          資料夾命名:年度 3  碼_ 分類號_ 案次號 2  碼_ 卷次號
            。
            例:099_0701010_01_1
     (2)同年份檔案儲存同一光碟為原則,若檔案過大需分件存放,應
          於電子說明檔及光碟封面註明。不得將不同年份之檔案儲存於
          同一光碟。
     (3)電子說明檔(附件 1)併同儲存於光碟。
     (4)光碟命名:機關代碼_ 媒體類型代碼(光碟為 7)_ 年度 3
          碼_ 光碟序號 2  碼(同年度計算始號)。
          例:A11041300F_7_103_01
      2.光碟應燒製二份,分別儲存於第一檔案室、第二檔案室之防潮箱
        。
      3.上傳公文線上簽核系統:
     (1)使用 Adobe Adobe Acrobat XI Standard  將 PDF  檔匯出成
          JPEG  檔。
     (2)上傳至公文線上簽核系統:檔案管理角色→點收作業→歸檔掃
          瞄作業(需安裝法務部全景軟體),將 JPEG 檔匯入、上傳。
四、附件:
(一)檔案電子說明檔
(二)檔案掃描及電子化儲存流程圖
五、參考依據:
(一)機關檔案管理作業手冊
(二)文書及檔案管理電腦化作業規範
資料來源:法務部主管法規查詢系統