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列印時間:110.12.05 12:07

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署苗栗看守所檔案管理作業要點
公發布日: 民國 101 年 04 月 18 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署苗栗看守所(苗栗少觀所合署辦公)
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一、為建立檔案管理制度及業務實際需要,特依檔案法等相關規定,訂定
    本要點。
二、檔案管理作業流程,係將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔,案件
    之分類編案、點收、編目立案、彙送、保管、借調、清查、銷毀及解
    降密等工作,依機密等級及安全維護等事項予以處理。
三、本所檔案管理,依據機關檔案管理作業等相關規定,每件公文於辦畢
    後五日內送交檔案室歸檔,集中管理,並設置檔案室,指派專人負責
    管理。
四、檔案室應具有防火、防潮、防盜等安全防護設施,並採單一出入口門
    禁管制,非因公務需要並經檔管人員許可外,嚴禁他人進入檔案室。
五、分類編案
(一)檔案之管理,依本所「檔案分類及保存期限表」所列之分類編目管
      理,各科、室依規定將現行歸檔之文卷,由承辦人員列印歸檔清單
      ,依公文管理流程辦理歸檔作業,送交檔案室由檔管人員點收。
(二)辦畢歸檔案件,由各科室承辦人員依本所檔案分類及保存期限之標
      準,於文件右上角以 B6 鉛筆填妥分類號及保存年限,以作為處理
      案件依據。並應由承辦人員逐件依文件產生日期先後順序,依序於
      各頁右下角編寫頁碼。文件係雙面書寫或列印者,其背面頁碼應於
      左下角為之,兩頁以上之文卷應加蓋騎縫章或職名章。
(三)機密檔案若符合解降密條件,應依解降密相關規定辦理解密後,併
      同機密文書機密等級變更或註銷紀錄單歸檔;若尚未符合解降密條
      件,應以機密檔案專用封套封存後歸檔,惟封套上註記內容除案由
      應注意保密規定外,餘應與所封存公文一致。
六、點收
(一)歸檔案件之點收,應注意下列事項:
      1.歸檔案件以原件為原則,有附件者每一種以一份為限,並檢查是
        否齊全。附件應確實併同公文歸檔(含光碟、照片或其他媒體)
        ,若有附件未隨原件一併歸檔之情形,應於原件上註記附件存放
        處所,並註明:『本文附件不隨公文歸檔,自行保管』,以明示
        責任歸屬,避免日後產生爭議。
      2.檢查是否依文書處理規定完成發文或存查程序。
      3.檢查案件是否未依規定編寫頁碼並蓋騎縫章或職名章。
(二)歸檔案件點收後,應依照下列各款整理。
      1.案件經詳細核對內容與數量無誤後,於歸檔清單註記點收日期並
        簽章,或蓋點收章備查。
      2.以件為單位,按收文日期依序整理。
      3.檔案附件以與原件裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應置於『附
        件袋』同公文一併歸檔後,同附件分存單另行存放。
      4.如有皺摺、破損等情形者,應先予整補。
(三)辦畢案件有延後歸檔之必要者,應由承辦人員簽請機關權責長官核
      准,並知會檔案管理單位。
(四)每月歸檔數量應由檔案管理單位簽請權責長官核閱後,知會各承辦
      單位。
七、文卷裝訂
(一)每一檔案卷夾內首頁應放置目次表,永久保存檔案應定期裝訂成冊
      。
(二)裝訂檔案應以公文用紙尺度為標準,左右底三面對齊,厚度以三公
      分為原則,並應注意下列事項:
      1.永久檔案上加附之金屬物應予去除,加上封面及封底並定期裝訂
        。
      2.檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
      3.同一案名檔案過多時,應分裝數冊置入檔案卷夾內,並於檔案卷
        夾封面或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。
      4.憑證、傳票及簿冊類因規格不一及建築圖不能裝訂成冊,採裝箱
        制檔並貼置標籤,書明檔號、種類,紙箱尺寸格式應統一。
八、保管
(一)為保管檔案,應設置檔案庫房,並與其他房舍及辦公室為必要之區
      隔。
(二)永久保存與定期保存檔案得分置存放。檔案排架可依年度、單位、
      分類先行區分,再按檔號大小順序,小者在左,大者在右,由左至
      右,由上至下直立排列,珍貴檔案或不便直立之檔案得予平放。
(三)機密檔案,應使用密封式鐵櫃保管,每月至少清點一次,並做成紀
      錄備查。
(四)調閱檔案應由檔管人員陪同,並設簿管制。
九、借調
(一)借調檔案須填寫調案單,經單位主管簽章後,送檔案管理單位調取
      。如借調非主管單位案件,應先會經原主管單位主管同意,始能調
      閱。
(二)借調之檔案原件應妥慎保管,不得遺失、轉借,或有拆散、污損、
      添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案原件或變更檔案
      原件內容之情事,非經簽准,不得複印。違者應予議處,並負相關
      責任。
(三)借調之檔案以隨調隨還為原則,不能即還時以 15 天為限,屆期仍
      須繼續使用,應填寫展期單,經所長核可始可辦理展延,展延以三
      次為限。展期次數超過三次仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,
      再依規定辦理調借。
(四)借調機密檔案,應陳奉所長核准後始准調閱,借調之機密檔案以 1
      5 天為限。機密檔案歸還時,調案人應在機密檔案專用封套上加蓋
      密封章或職名章密封,並加註歸還日期。檔案管理人員應於機密檔
      案歸還時,檢視封套是否依規定密封。如未密封,應即通知調案人
      改善,並於調案紀錄註記之。
(五)對於逾期未歸還之檔案原件,檔案管理人員應每周定期辦理稽催;
      經洽催二次仍不歸還時,應簽請議處。
(六)調案人員退休、調(離)職前,應將所借檔案全部清查歸還,並應
      由其單位主管督導其清查歸還。其離職手續清單,應加會檔案管理
      單位。
(七)他機關調用本所檔案時,應備函載明調用目的及調用期限,由調案
      單位簽請所長核准後辦理。
十、保存年限屆滿銷毀
(一)辦理定期保存檔案之銷毀以每年一次為原則。已屆保存年限之檔案
      ,檔案管理單位應繕造擬銷毀檔案目錄,送會相關業務單位表示意
      見,各單位認有延長保存年限之必要者,應簽註延長年限及理由;
      經業務主管單位同意銷毀之檔案,應制定檔案銷毀計劃及檔案銷毀
      目錄,簽報機關權責長官轉監督機關核准後,會同相關單位派員監
      毀。
(二)各種會計憑證、報表、簿籍之銷毀,應依照會計法有關規定辦理。
(三)已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字
      樣。
(四)具有史料價值之檔案得提供史政機關檢選,惟機密檔案之銷毀應俟
      解密後,再行處理。
十一、檔管人員異動之交接檔案管理人員職務異動時,應辦理下列移交事
      項:
  (一)檔案室相關簿冊、設備及鑰匙。
  (二)經管檔案案卷(件)數量統計清冊。
  (三)職務上掌管之檔案連同辦理移交,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。
  (四)詳實點交掌理業務範圍等事項。
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