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列印時間:110.09.28 18:30

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署檔案管理作業規定
公發布日: 民國 101 年 01 月 17 日
修正日期:民國 101 年 04 月 06 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署
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壹、總則
一、本署為健全檔案管理,提升檔案資訊化效能,促進檔案開放與運用,
    發揮檔案功能,特訂定本作業規定。
二、本署檔案管理作業,除檔案法及其相關子法另有規範者外,依本規定
    辦理。
貳、歸檔點收及稽催
三、本署業務承辦單位或文書單位應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後
    ,併同歸檔清單送交檔案管理單位歸檔。
    機關間之紙本行文經轉製為電子型式且於線上簽核辦畢者,該紙本如
    無重複歸檔之必要者,得不歸檔。
    以本署名義對內部單位行文,各受文單位辦畢後得不歸檔;本署內部
    單位間行文,亦同。
    機密案件歸檔時,承辦人員應另使用機密檔案專用封套裝封,並依規
    定填妥應載事項,封口加蓋印章或職名章。
    檔案管理單位應以案件為單位,經詳細核對其內容與數量無誤後,於
    公文管理系統進行點收;機密文書僅得依封套上記載事項檢視,不得
    拆開封套。
四、歸檔案件如有下列情形之一,檔案管理單位應退回業務承辦單位補正
    :
(一)案件或其附件不全,或附件未經簽准而抽存者。
(二)案件污損、內容不清楚或無法讀取者。
(三)案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。
(四)案件文(編)號有誤者。
(五)案件未填註分類號或保存年限者。
(六)案件未依規定編寫頁碼或頁碼編寫有誤者。
(七)案件未依規定蓋騎縫章或職名章者。
(八)樣張或已作廢之契約憑證等文件,有漏蓋「樣張」或「註銷」字樣
      者。
(九)案件與歸檔清單之登載不符者。
(十)案件未經公文流程管理系統進行流程作業者。
(十一)案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
(十二)機密案件未使用機密文件專用封套或封套上記載不全者。
五、下列物品不得歸檔:
(十三)現金、有價證券及其他貴重物品。
(十四)司法訴訟有關物證。
(十五)流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物
        品。
(十六)易變質而不適長期保存之物品。
六、各單位辦畢案件逾期未依規定歸檔者,每逾十天公文管理系統自動發
    電子郵件稽催承辦人(稽催內容應敘明主旨、文號、承辦單位及人員
    、稽催日期及應歸檔日期),並同時通知其單位主管。該單位主管於
    收到公文管理系統通知後,應主動查明處理。
    逾一個月以上仍未歸檔者,檔案管理單位應製作未歸檔清單提行署務
    會議報告,並作為該員考核之參考。
    承辦人對於辦畢案件,有延後歸檔之必要者,應敘明理由經主管同意
    後,送檔案室檔案管理人員辦理延期歸檔。
七、檔案管理單位應每月統計歸檔案件數量,製作「歸檔案件數量統計表
    」,於次月十日前簽陳核閱,並知會各業務承辦單位。
參、分類編案
八、承辦人公文辦畢歸檔前,應於公文管理系統中點選分類號及保存年限
    (包括類、綱、目),如:人員洽聘類之公文,應分編入人事類下專
    屬類目或較適切類目之分類號、營建修繕之公文,應分編入營繕類下
    專屬類目或較適切類目之分類號。承辦人若發現分類號不敷使用時,
    應與檔案管理人員協商另立新分類號於公文流程系統中供同仁們利用
    。
九、編立案卷作業應依下列規定於公文管理系統中建立:
(一)歸檔之案件經分類後,檔案管理人員應依據檔案內容查檢,如有業
      務性質相同之檔案,應併於同一案名處理,查無前案可併者,應立
      新案,並建立新案名。
(二)檔案卷次號確立後,檔案管理人員應依案件產生日期先後,於案件
      第一頁編寫目次號。並依案件著錄各項目:案由項、發(來)文者
      項、文件形式項、密等及保存年限、相關編號項、日期項、媒體型
      式項、檔案外觀項、關聯項。另所涉案情半年內未繼續辦理時依案
      卷著錄各項目:案名項、檔案產生者項、密等及保存年限、檔案應
      用項、相關編號項、日期項、媒體型式項、檔案外觀項、關聯項、
      主題項、附註項。
(三)附件以隨原文裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應在原文加蓋「附
      件另存」戳記,並在附件上標記檔號、收發文號及保存年限後,另
      按附件編號順序存置;惟應於原檔案案卷目次表註明媒體型式、數
      量及附件存放位置。
十、檔案分類及保存年限區分表至少應每 10 年檢討一次;必要時,得隨
    時修正之,並依規定程序函送檔案管理局審核後實施。
十一、檔案管理單位應每半年彙送檔案目錄至檔案管理局公布之。並於確
      認彙送無誤後,列印檔案目錄彙送說明表陳核署長核可後,陳報法
      務部轉陳檔案管理局備查。
肆、整理
十二、同一案卷,應按目次號大小,依序排列整齊。案卷卷夾內首頁應放
      置目次表。
十三、整理檔案應注意下列事項:
  (一)案卷厚度以三公分為原則。
  (二)檔案上加附之金屬物應予去除,但未裝訂前如確有分件必要者,
        得予保留。
  (三)檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。
  (四)檔案內容如有字跡模糊者,應洽請原承辦單位查明補註於公文用
        紙,並經所屬單位主管核可後併案裝訂。
  (五)檔案應以公文用紙尺度為標準,文件左右底三面邊緣應保持整齊
        ;過寬過大者,得予裁切折疊,但不得損及檔案之內容;未達規
        定標準者,應以公文用紙襯貼。
  (六)檔案上之附簽,應附於文件適當位置;附簽規格較小時,應以公
        文用紙襯貼,不得脫離原件。
伍、保管
十四、檔案經整理後,應依下列方式辦理上架:
  (一)檔案應依紙質類、攝影類、錄影(音)帶類及電子媒體類等不同
        媒體型式分區分類保管。
  (二)按檔號大小順序,小者在左,大者在右;由左至右,由上至下排
        列。
  (三)檔案架應依檔案之年度或檔號範圍等項目簡明標示,並定期查檢
        有無標示脫落或需更改等情事。
十五、機密檔案應與一般檔案分別存放,並依機密等級分別保管,另應備
      保險箱或其他具安全防護功能箱櫃,裝置密鎖存放之,並指定專人
      負責管理。
十六、檔案有遺失、毀損情形者,檔案管理單位應即查明原因,簽請權責
      主管處理。
十七、檔案庫房宜採單一出入口門禁管制,非檔案管理人員未經許可,不
      得擅自進入。
陸、檢調
十八、本署檔案借調檔案採線上申請為原則,且以案件或案卷為單元,由
      調案人於公文管理系統中進行申請調閱。
十九、借調檔案以與承辦業務有關為原則,並經單位主管核准。
      因業務需要,借調非主管案件時,應先經本單位主管核章後,送會
      業務承辦單位同意,或簽請署長授權代理人核准。
      借調密及機密等級檔案者,應經業務承辦單位主管核准;借調極機
      密以上等級者,應經本署主任秘書以上核准。
二十、署外機關借調檔案,應備函提出請求,並經署長或其授權代理人核
      准後辦理。
      依法有權調用檔案之機關,調用檔案時,應備函載明法律依據、調
      用目的及調用期間,由業務承辦單位依來函簽辦,經署長或授權代
      理人核准後,向檔案管理單位辦理調卷。
二十一、借調檔案應於十五日內歸還,期滿仍需繼續使用者,應於公文管
        理系統申請展期,每次展期日數同借調期限。
        展期次數超過三次,仍需使用檔案時,應先行歸還檔案後,再依
        規定辦理借調。
        署外機關借調檔案,其歸還或展期期限同前,展期應備函提出請
        求,由業務承辦單位依來函簽辦,經署長或其授權代理人核准後
        辦理;惟屬依法調用者,則依來函核准展延日期為限。
        機密檔案之借調、展期應依前三項程序辦理,惟每次借調(展期
        )期間最長以七日為限。
        如為案情特殊或業務需要,應專案簽請主任秘書以上長官核准借
        調之期限,不受前四項規定之限制。
二十二、對於已逾歸還期限且未辦理展期者,檔案管理人員應定期製作「
        逾期未歸還檔案稽催單」向調案人或所屬單位辦理催歸;經洽催
        三次仍不歸還時,應簽請本署主任秘書處理。
二十三、本署人員調、離職時,人事單位應知會檔案管理單位,以查檢其
        借調檔案情形。
        前項調、離職人員,若有借調檔案情形,應責成歸還檔案後,方
        准其離職。
        借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆免歸還期限者,應依相
        關規定列為職務移交事項。
柒、清理(銷毀、移轉)
二十四、檔案管理單位至少每年應辦理檔案銷毀一次。
二十五、機密檔案未經解密,不得銷毀。但有下列情形者,不在此限:
    (一)因變質而散發有毐物質,嚴重影響人體健康者。
    (二)遭遇戰爭、暴動或事變,為保護國家安全或利益而須即時銷毀
          者。
二十六、已逾保存年限之檔案,檔案管理單位應製作擬銷毀檔案目錄,送
        會業務承辦單位,如無延長保存之必要者,應制定銷毀計畫及檔
        案銷毀目錄,送檔案管理局核備。
二十七、屆滿移轉年限之永久保存檔案,移轉前應先辦理檔案保存價值鑑
        定,經鑑定仍具永久保存價值者,編制檔案移轉目錄,併同鑑定
        報告,送檔案管理局審核後,使依規定辦理移轉,惟移轉時程依
        檔案管理局規劃辦理。
捌、應用
二十八、民眾申請閱覽、抄錄或複製檔案等應用時,應以書面敘明理由為
        之,依據本署檔案開放應用須知之規定辦理。
二十九、本署檔案應用,以提供複製品為原則。
        申請人除依本署規定提出申請外,並應繳交相關規費,方准其應
        用。
玖、罰則
    違反第貳章第四點、第伍章第四點、第陸章第四點規定,且無正當理
    由者,得簽陳議處。
拾、附則
三十、本署檔案管理單位對於檔案管理,得定期辦理教育訓練及宣導研討
      會,加強全署人員對於公文檔案之重視。
三十一、本規定經署務會議決議後實施,修正時亦同。
資料來源:法務部主管法規查詢系統