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列印時間:110.12.08 06:33

法規內容

法規名稱: 法務部矯正署新店戒治所檔案管理實施要點
公發布日: 民國 94 年 05 月 10 日
修正日期:民國 100 年 03 月 21 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署新店戒治所
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壹、總則
一、為建立檔案管理制度,特依檔案法等相關規定,訂定本要點。
二、檔案管理作業流程,係將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔,案件
    之分類編案、點收、編目、保管、借調、清理銷毀等工作,依機密等
    級及安全維護等事項予以處理。
三、依據機關檔案管理作業等相關規定,每件公文於辦畢後五日內送交檔
    案室歸檔,集中管理,並設置檔案室,指派專人負責管理。
貳、分類編案
一、依本所「公文編碼分類總表」暨「檔案分類及保存年限區分表」所列
    之分類編目管理,辦畢案件併同歸檔清單送交檔案室。
二、辦畢歸檔案件,由各科室承辦人員依本所「檔案分類及保存年區分年
    限區分表」之標準,於文件右上角填妥檔號及保存年限以作為處理案
    件依據。
參、點收
一、歸檔案件之點收,應注意下列事項:
(一)檢查本文及附件是否齊全。
(二)檢查文書處理手續是否完備。
二、歸檔案件點收後,應依照下列各款整理。
(一)以件為單位,每一收文、發文或簽稿及其附件,各稱一件。
(二)按收文日期依序裝訂。
(三)附件以隨文整理為原則,其有不便隨文者,得另行存放。
(四)如有破損,應予修補,如有皺摺,應予理平。
肆、文卷裝訂
一、歸檔案件,應由承辦人員逐件依文件產生日期先後順序,依序於各頁
    右下角編寫頁碼。文件係雙面書寫或列印者,其背面頁碼應於左下角
    為之。首頁建置目次表,置放檔案卷夾內。
二、檔案裝訂、大小長短,應以公文A4紙規格標準為準,必須整齊劃一
    厚度均勻,並應注意左列事項:
(一)檔案上加附之針夾應一律剔除。
(二)檔案如有破損,應予修補,如有皺摺,應予理平。
(三)同類文卷過多時,應分裝數冊置入資料盒內,不得使用箱裝或成包
      成捆,以利檢調。但憑證與傳票因規格不一及建築圖不能裝訂成冊
      ,得採裝箱方式並貼置標籤,書明檔號、種類,紙箱尺寸格式應統
      一。
伍、保管
一、機密檔案,應使用密封式鐵櫃加鎖保管。
二、各科室依規定將歸檔之文卷,由承辦人員將文卷逐件登入歸檔清單,
    送交檔案室由檔管人員點收。
四、每年歸檔數量應於年終由檔案管理單位陳報所長核閱。
五、檔案保管場所,非經許可不得擅自進入。
陸、借調
一、借調檔案須填寫調卷單,以一案一單為原則,並經單位主管簽章後,
    送行政室檔案室調取。如借調非主管案件,應先會經原主管單位同意
    ,始能調閱。
二、借調機密檔案,應陳奉所長核准後始准調閱。
三、借調之檔案按期限歸還為原則,不能即還時以十五天為限,屆期仍須
    繼續使用,應填寫展期單,經單位主管核可,得辦理展期;展期次數
    以三次為限。
四、調卷人員離職時,應將借調之文卷全部歸還檔案室。
柒、銷毀
一、定期檔案之銷毀,以每年辦理一次為原則。已屆保存期限之檔案,由
    檔案管理單位繕造擬銷毀檔案目錄,送會相關業務單位審查。各單位
    應根據相關法令與本要點所定之存廢標準審查,凡必須延長保存年限
    之案件,應簽註具體理由陳送單位主管核准;其經業務主管單位同意
    銷毀之檔案,檔案管理單位應制定檔案銷毀計劃併同檔案銷毀目錄簽
    報本機關權責長官核准後依規定程序送檔案管理局審核。
二、各種會計憑證、報表、簿籍之銷毀,應依照會計法第 83、84 條規定
    辦理。
三、已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字樣
    。
四、機密檔案應俟機密等級註銷後,再行辦理銷毀事宜。
捌、其他
    本要點經陳所長核可後,提所務委員會議審議通過後實施,修正時亦同
    。
資料來源:法務部主管法規查詢系統