一、法務部矯正署高雄監獄（以下簡稱本監）為健全檔案管理，爰依檔案 法及其相關子法之規定訂定本要點。
二、設置檔案庫房集中管理檔案，並指派專人負責管理。除檔案管理人員 外，非經許可不得擅自進入，經許可進出者應填寫「人員進出庫房紀 錄單」。
三、庫房相關設施應定期檢修、保養與維護，維修完畢時應填寫「檔案庫 房設施維護紀錄單」。庫房之溫度及相關濕度，應依檔案管理局訂定 之檔案庫房溫濕度標準表所列標準控制，並每工作日填寫「檔案庫房 溫濕度紀錄單」。
四、辦畢之案件應於五個工作日內歸檔。歸檔案件屬紙本型式者應依照歸 檔清單所列序號由上而下排列彙齊，併同歸檔清單送檔案管理人員辦 理歸檔；屬線上簽核案件者，於公文線上簽核系統辦理線上歸檔。
五、各科室承辦人員應先行檢核擬歸檔案件是否辦畢，並於案件首頁右上 角填列年度號、分類號、案次號及保存年限，逐件逐頁編寫頁碼，未 填列者，應退請承辦人員補填。
六、附件以與原文裝訂為原則，歸檔之附件每一種以一份為限。附件需另 存者，檔案管理人員應於線上簽核系統登錄附件另存資料，並於原文 註記附件另存位置及附件編號。
七、現金、有價證券及其他貴重物品、司法訴訟有關物證、流質或氣體、 易燃品及管制物品、易變質而不適長期保存等物品，應由承辦人員另 行處理，不得歸檔。
八、對於辦畢應歸檔而未歸檔之案件，檔案管理人員應於每月底定期辦理 查催，經查催仍未辦理者，陳報監務會議請權責長官處理。
九、檔案管理人員發現檔案分類號有錯誤或疑義時，應即洽承辦人員查明 更正。
十、機密案件歸檔，承辦人員應以機密檔案專用封套裝封，並確實填寫封 套上各項目之內容，並於封口處加蓋印章或職名章彌封。
十一、機密檔案應放置於專用櫃密鎖存放，並由專人管理。檔案管理人員 每年應至少辦理一次清查作業，並請承辦人員依規定辦理機密等級 變更或解密事宜。機密檔案解降密後，應依一般檔案存放保管。
十二、借調檔案以與承辦業務有關者為限。因業務需要，借調非主管案件 時，應送會承辦業務主管同意，並簽請秘書核准。
十三、申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，並由調案人於線上 簽核系統填具線上調案單，經承辦單位主管或秘書核准後，送檔案 管理單位調取。
十四、借調或調用檔案應於檔案調出之日起十五個工作天內歸還。屆期如 需繼續使用，應提出展期申請，並經單位主管或本監權責長官核准 ，知會檔案管理單位後，始得為之。
十五、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期於每月底辦理稽催； 經洽催三次仍不歸還時，應陳報監務會議請首長處理。
十六、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細查檢無誤後，於調案單及調案 紀錄上註記歸還日期；如發現有缺漏、塗改、抽換、拆散等情事時 ，應於調案紀錄上載明事由，並簽報首長議處。
十七、機密檔案借出時，應注意其安全維護；必要時得採取外加封套或機 密檔案傳遞專用箱盒（袋）等防護措施。
十八、機密檔案歸還時，應由調案人檢視封套之內容，核對無誤後密封， 並在封套上簽章，註明歸還日期後交由檔案管理人員。檔案管理人 員應檢視封套是否密封，如未密封，即請調案人處理。
十九、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以檢查其檔 案應歸檔情形及借調檔案情形。如有借調檔案應全數歸還，不得轉 借；如屬依法調用或機關借調且未屆歸還期限者，應列為職務移交 事項。未歸檔檔案應於離職前送交檔案管理人員歸檔，若經查催仍 未歸檔，檔案管理人員應簽請首長處理。
二十、檔案管理人員應訂定檔案清理計畫辦理檔案清理作業。
二十一、檔案銷毀目錄經編製完成，應會送相關業務單位表示意見，併同 檔案銷毀計畫及檔案保存價值鑑定報告送陳首長核准後，依規定 陳報矯正署層送檔案管理局審核。經核准銷毀之檔案，應會同政 風室監毀，必要時得請相關科室派員監毀。辦理檔案銷毀時，應 錄影或拍照備查。
二十二、應組成檔案鑑定小組，於檔案銷毀及應用有疑慮、移轉前、保存 年限調整等時機召開檔案保存價值鑑定會議，並依鑑定決議製成 鑑定報告。
二十三、檔案管理人員得視業務需求觀摩績優機關檔案管理作業，觀摩後 應製作擬處建議報告並簽陳首長核准。
二十四、檔案管理人員應定期辦理教育訓練，提昇同仁對於檔案作業之重 視。