法務部行政執行署士林分署檔案開放應用須知

97年10月15日士執秘字第0970200274號函訂定

98年12月03日士執秘字第0980200324號函修正

101年01月04日士執秘字第1010200024號函修正

102年03月22日士執秘字第10202002160號函修正

105年10月27日士執秘字第10502006000號函修正

106年09月25日士執秘字第10602005500號函修正

109年05月21日士執秘字第10902003260號函修正

一、法務部行政執行署士林分署（以下簡稱本分署）為辦理檔案法第十七條至第二十一條有關檔案應用規定事項，特訂定本須知。

二、本須知檔案之定義係指檔案法第二條第二款所稱依照管理程序，而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件，尚未依檔案管理程序歸檔之檔案不適用之。

三、申請閱覽、抄錄或複製本分署檔案(以下簡稱應用檔案)，應填具「法務部行政執行署士林分署檔案開放應用申請書」（附件一）或以書面載明下列事項，向本分署提出申請：

（一）申請人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住（居）所。

（二）有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住（居）所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。

（三）申請項目。

（四）檔案名稱或內容要旨。

（五）檔號。

（六）申請目的。

（七）有使用檔案原件之必要者，其事由。

（八）申請日期。

前項申請書得以親自持送或以書面通訊方式為之。

如委託代理人申請，應另提出委任書(附件二)

四、申請案件檔案室受理後，依申請應用之檔案性質，簽會業務單位審核。業務承辦單位審核檔案應用申請案，應先檢視申請書內容，依規定辦理借調，並擬妥審核通知書後，送檔案室簽陳本分署權責長官核示。申請案件之准駁與否及提供審核意見，應於收受申請書之日起十五日內決定；必要時，得予延長。但延長時間不得逾十五日，並將審核結果以書面通知申請人(附件三)，除駁回申請者外，應載明下列事項：

（一）核准檔案應用之意旨。

（二）檔案應用方式、時間及處所。

（三）檔案應用注意事項及收費標準。

（四）應攜帶相關證明文件。

申請案件不合規定程式或資料不全者，應通知申請人於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回其申請。上開申請案件所定准駁之時間，如有補正資料，自補正之日起算。

五、本分署檔案應用准駁應依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令規定辦理。

六、申請閱覽、抄錄或複製檔案，以案件或案卷為單位；檔案內容如有部分含有限制應用之事項者，應採「分離原則」，僅就其他部分提供之。

申請閱覽、抄錄或複製檔案，以複製品為原則；如有使用原件之必要者，應於申請時載明其事由。

七、申請人至本分署應用檔案時，應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件，完成登記程序後，始進入本分署檔案應用處所。本分署業務承辦人員將檔案交付申請人，應確認數量無誤後於『檔案應用簽收單（附件四）』簽名。

申請人應用檔案原件時，應由承辦人員陪同為之。

八、申請人進入檔案應用處所，應注意下列事項：

（一）禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。

（二）不得破壞環境整潔。

（三）禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔案之工具。

（四）抄寫檔案時，以使用鉛筆或可攜式電腦為限。

（五）禁止攜帶私人物品。

（六）未經本分署許可，禁止擅自接用電源。

（七）本分署提供應用之器材須妥慎維護，不得破壞。

如有必要離開檔案應用處所者，應將檔案交由服務櫃台保管。

九、申請人應用檔案，應保持檔案資料之完整，不得有下列行為：

（一）添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

（二）拆散已裝訂完成之檔案。

（三）以其他方法破壞或變更檔案內容。

十、應用檔案時，申請人有第八點及第九點所列情形者，本分署得停止其應用，並記錄之。其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。

十一、檔案應用完畢，業務承辦人員應當場檢視申請人歸還檔案之完整性及是否有不當破壞情形；如有汙損、破壞等不當使用情形，應於檔案應用簽收單註記並依相關規定辦理。申請人應用檔案，應於當日歸還；如未能於當日應用完畢者，本分署業務承辦人員應於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。

前項歸還，應經本分署業務承辦人員於檔案應用簽收單註記，一聯交付申請人，一聯由本分署存查。

十二、開放時間為星期一至星期五，上午九時至十二時及下午一時三十分至四時三十分。例假日及國定假日不對外開放。

十三、閱覽、抄錄或複製檔案之費用，申請人應依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」繳納之。

前項之收費，本分署應開立收據交付申請人。