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有關「法務部矯正署臺南看守所文書管理暨檢核作業應注意事項」,自一百零八年六月二十六日停止適用,請查照。

主管機關: 法務部矯正署臺南看守所
發文機關: 法務部矯正署臺南看守所
發文日期: 108.06.21
發文字號: 南所秘字第10800075590號 函
異動性質: 停止適用
主  旨: 有關「法務部矯正署臺南看守所文書管理暨檢核作業應注意事項」,自一百零八年六月二十六日停止適用,請查照。
法規名稱: 法務部矯正署臺南看守所文書管理暨檢核作業應注意事項
說  明: 一、旨揭注意事項於「文書流程管理作業規範」已有明確規範,爰停止適用。 二、旨揭注意事項為滿足民眾知的權益,故一併建置於法務部主管法規資料庫之部內版及部外版。
法規內文:
法規內容
法規名稱: 法務部矯正署臺南看守所文書管理暨檢核作業應注意事項
公發布日: 民國 99 年 01 月 20 日
修正日期: 民國 100 年 01 月 24 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署臺南看守所
  一、目的:為提昇公文辦理時效及品質,強化為民服務工作,特訂定本應     注意事項。
  二、依據: (一)法務部 98 年 2  月編印之「文書處理及法制作業手冊」。 (二)行政院研究發展考核委員會 98 年 3  月編印之「文書流程管理手       冊」。 (三)高檢署 98.08.03 檢研甲字第 0989012154 號函。 (四)法務部 98.09.10 法祕字第 0980500555 號函所附修正之「法務部       及所屬各機關公文檢核要點」。 (五)高檢署 98.10.09 檢研甲字第 0980012148 號函。
  三、為加強文書流程管理,由秘書室督導、聯繫並協助各科室實施自我管     理。
  四、總務科收發人員依來函擇限定辦結日期之公文,填具管制公文登記卡     。第一聯夾送收文單位,辦文陳核時,夾於公文送出,由秘書室取回     ;第二聯送交秘書室,以掌握各科室限辦公文之辦理進度;第三聯收     發人員留存,據以稽催。
  五、總務科收發人員每週列印稽催公文檢查表,送交秘書室綜合稽催,以     掌握各科室辦理各類公文之時效,避免逾期。
  六、各類公文之處理時限如下: (一)一般公文之處理時限:       1.最速件:1 日。       2.速件:3 日。       3.普通件:6 日。       4.限期公文:      (1)來文或依其他規定訂有期限之公文,應依其規定期限辦理。      (2)來文訂有期限者,如受文機關收文時已逾文中所訂期限者,該           文得以普通件處理時限辦理。      (3)變更來文所訂期限者,須聯繫來文機關確認。       5.涉及政策、法令或需多方會辦、分辦,且須 30 日以上方可辦結         之案件,得申請為專案管制案件。       6.專案管制案件或其他特殊性案件之處理時限,得視其性質及事實         需要訂定。 (二)民眾申請案件:按其性質,分定最速件、速件、普通件處理時限,       予以管制。
  七、文書管理作業流程圖示如下:(如附圖)
  八、權責劃分:     為有效發揮文書流程管理功能,應以每一承辦人員自我管理、業務單     位主動導正為主,文書單位及專責管制單位查催處理為輔。並依下列     權責劃分基本原則辦理。 (一)每一成員應自行檢查事項:       1.經辦文件:         自簽辦之日起至發文之日止,應主動注意關心簽辦、會辦、陳核         、發文、送達等處理流程之查催,如有查催困難情事,應即時向         單位主管反映處理;必須展期時,報請權責主管核准。但累積展         期超過 30 日以上時,應報請機關首長核准,並會知專責管制單         位列入管制。       2.管制會稿、會辦時效:         急要文件須會辦者應進行親會面洽。會辦之文件,受會單位應視         同速件,並依收發文程序辦理。 (二)文書單位收發人員職責:       1.管制登錄各單位每一公文處理流程經過及使用時間,逐日檢查公         文處理紀錄,對逾期案件未依規定辦理展期手續者或受會逾時辦         理者,應依規定辦理稽催,並將查催資料提供專責管制單位參處         。       2.統計各單位公文時效資料,逐月向專責管制單位提報。並配合辦         理調卷分析需要,提供必要的資料。 (三)各單位主管職責:       1.充分掌握單位成員公文承辦時效及查催資料,對權責內核准展期         案件及已逾期仍未辦理展期案件,應即督促承辦人妥適處理;督         促代理人確實於時限內辦妥應代辦公文,以落實職務代理制度。       2.配合專責管制單位召開文書流程管理工作研討會議,共同檢討改         進單位文書流程,並適時調整承辦人員工作量分配等事項。 (四)文書單位職責:       1.全程管制機關每一文件的處理流程與使用時間。統計全機關公文         時效資料,定期提供專責管制單位作統計分析運用。檢查各單位         公文登錄及管制情形,暨提供各單位主管及專責管制單位稽催資         料。       2.依據時限標準,參照本機關公文處理各個過程情形,訂定每一過         程的可使用時間,作為適時提醒各公文承辦人員處理公文參考準         據(例如:普通件時限為 6  日,分配承辦人可使用時間為幾日         ,核稿可使用幾日,會稿可使用幾日………)。 (五)專責管制單位職責:       1.建立文書流程管理制度依據本機關特性,訂定文書流程管理作業         及稽核等相關規定。       2.文書流程管理作業      (1)策劃推動文書流程管理科學化、電腦化作業環境,協調解決文           書流程管理共同性問題。      (2)對經機關首長核准展期案件及超過處理時限 30 日以上未結案           件應予個案(件)分析處理。      (3)定期依據文書單位所提送稽催報表,檢討稽催成果,提報機關           首長核閱。      (4)彙整公文時效統計資料,依限陳報法務部矯正署。 (六)機關首長(副首長或幕僚長)職責:       1.對超過處理時限 30 日以上的案件,責成有關單位或人員限期結         案。       2.提示文書流程改進方法。
  九、非急迫之例行性公文,如來文速別為最速件,因需會辦或彙整資料,     無法於次日辦結者,可填具變更速別申請表,由各該科室主管核定變     更為速件或普通件,並將申請表送統計室據以變更。
  十、承辦公文,經稽催、檢核結果,秘書室得視個案簽請獎懲。
圖表附件: