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有關「法務部矯正署臺南看守所檔案管理實施要點」,自一百零八年六月二十六日停止適用,請查照。

主管機關: 法務部矯正署臺南看守所
發文機關: 法務部矯正署臺南看守所
發文日期: 108.06.19
發文字號: 南所秘字第10800075570號 函
異動性質: 停止適用
主  旨: 有關「法務部矯正署臺南看守所檔案管理實施要點」,自一百零八年六月二十六日停止適用,請查照。
法規名稱: 法務部矯正署臺南看守所檔案管理實施要點
說  明: 一、旨揭要點因檔案法及相關法規已有明確規範,爰停止適用。 二、旨揭要點為滿足民眾知的權益,故一併建置於法務部主管法規資料庫之部內版及部外版。
法規內文:
法規內容
法規名稱: 法務部矯正署臺南看守所檔案管理實施要點
公發布日: 民國 97 年 10 月 01 日
修正日期: 民國 100 年 01 月 24 日
法規體系: 矯正機關 > 法務部矯正署臺南看守所
  一、為建立檔案管理制度及業務實際需要,特依檔案法等相關規定,訂定     本要點。
  二、檔案管理作業流程,係將辦畢之公文及有關公務各種文書歸檔,案件     之分類編案、點收、編目立案、彙送、保管、借調、清查、銷毀及解     降密等工作,依機密等級及安全維護等事項予以處理。
  三、本所檔案管理,依據機關檔案管理作業等相關規定,每件公文於辦畢     後五日內送交檔案室歸檔,集中管理,並設置檔案室,指派專人負責     管理。
  四、檔案室應具有防火、防潮、防盜等安全防護設施,並採單一出入口門     禁管制,非因公務需要並經檔管人員許可外,嚴禁他人進入檔案室。
  五、分類編案 (一)檔案之管理,依本所「檔案分類及保存期限表」所列之分類編目管       理,各科室依規定將現行歸檔之文卷,由承辦人員列印歸檔清單,       依公文管理流程辦理歸檔作業,送交檔案室由檔管人員點收。 (二)辦畢歸檔案件,由各科室承辦人員依本所檔案分類及保存期限之標       準,於文件右上角以 B6 鉛筆填妥分類號及保存年限,以作為處理       案件依據。並應由承辦人員逐件依文件產生日期先後順序,依序於       各頁右下角編寫頁碼。文件係雙面書寫或列印者,其背面頁碼應於       左下角為之,兩頁以上之文卷應加蓋騎縫章或職名章。 (三)機密檔案若符合解降密條件,應依解降密相關規定辦理解密後,併       同機密文書機密等級變更或註銷紀錄單歸檔;若尚未符合解降密條       件,應以機密檔案專用封套封存後歸檔,惟封套上註記內容除案由       應注意保密規定外,餘應與 所封存公文一致。
  六、點收 (一)歸檔案件之點收,應注意下列事項:       1.歸檔案件以原件為原則,有附件者每一種以一份為限,並檢查是         否齊全。         附件應確實併同公文歸檔(含光碟、照片或其他媒體),若有附         件未隨原件一併歸檔之情形,應於原件上註記附件存放處所,並         註明:『本文附件不         隨公文歸檔,自行保管』,以明示責任歸屬,避免日後產生爭議         。       2.檢查是否依文書處理規定完成發文或存查程序。       3.檢查案件是否未依規定編寫頁碼並蓋騎縫章或職名章。 (二)歸檔案件點收後,應依照下列各款整理。       1.案件經詳細核對內容與數量無誤後,於歸檔清單註記點收日期並         簽章,或蓋點收章備查。       2.以件為單位,按收文日期依序整理。       3.檔案附件以與原件裝訂為原則,如難以併同裝訂時,應置於『附         件袋』同公文一併歸檔後,同附件分存單另行存放。       4.如有皺摺、破損等情形者,應先予整補。 (三)辦畢案件有延後歸檔之必要者,應由承辦人員簽請機關權責長官核       准,並知會檔案管理單位。 (四)每月歸檔數量應由檔案管理單位簽請權責長官核閱後,知會各承辦       單位。
  七、文卷裝訂 (一)每一檔案卷夾內首頁應放置目次表,永久保存檔案應定期裝訂成冊       。 (二)裝訂檔案應以公文用紙尺度為標準,左右底三面對齊,厚度以三公       分為原則,並應注意下列事項:       1.永久檔案上加附之金屬物應予去除,加上封面及封底並定期裝訂         。       2.檔案如有皺摺,應予理平;如有破損,應予修補。       3.同一案名檔案過多時,應分裝數冊置入檔案卷夾內,並於檔案卷         夾封面或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。       4.憑證、傳票及簿冊類因規格不一及建築圖不能裝訂成冊,採裝箱         制檔並貼置標籤,書明檔號、種類,紙箱尺寸格式應統一。
  八、保管 (一)為保管檔案,應設置檔案庫房,並與其他房舍及辦公室為必要之區       隔。 (二)永久保存與定期保存檔案得分置存放。檔案排架可依年度、單位、       分類先行區分,再按檔號大小順序,小者在左,大者在右,由左至       右,由上至下直立排列,珍貴檔案或不便直立之檔案得予平放。 (三)機密檔案,應使用密封式鐵櫃保管,每月至少清點一次,並做成紀       錄備查。 (四)調閱檔案應由檔管人員陪同,並設簿管制。
  九、借調 (一)借調檔案須填寫調案單,經單位主管簽章後,送檔案管理單位調取       。如借調非主管單位案件,應先會經原主管單位主管同意,始能調       閱。 (二)借調之檔案原件應妥慎保管,不得遺失、轉借,或有拆散、污損、       添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案原件或變更檔案       原件內容之情事,非經簽准,不得複印。違者應予議處,並負相關       責任。 (三)借調之檔案以隨調隨還為原則,不能即還時以 15 天為限,屆期仍       須繼續使用,應填寫展期單,經所長核可始可辦理展延,展延以三       次為限。展期次數超過三次仍需使用檔案者,應先行歸還檔案後,       再依規定辦理調借。 (四)借調機密檔案,應陳奉所長核准後始准調閱,借調之機密檔案以       15  天為限。機密檔案歸還時,調案人應在機密檔案專用封套上加       蓋密封章或職名章密封,並加註歸還日期。檔案管理人員應於機密       檔案歸還時,檢視封套是否依規定密封。如未密封,應即通知調案       人改善,並於調案紀錄註記之。 (五)對於逾期未歸還之檔案原件,檔案管理人員應每周定期辦理稽催;       經洽催二次仍不歸還時,應簽請議處。 (六)調案人員退休、調(離)職前,應將所借檔案全部清查歸還,並應       由其單位主管督導其清查歸還。其離職手續清單,應加會檔案管理       單位。 (七)他機關調用本所檔案時,應備函載明調用目的及調用期限,由調案       單位簽請所長核准後辦理。
  十、保存年限屆滿銷毀 (一)辦理定期保存檔案之銷毀以每年一次為原則。已屆保存年限之檔案       ,檔案管理單位應繕造擬銷毀檔案目錄,送會相關業務單位表示意       見,各單位認有延長保存年限之必要者,應簽註延長年限及理由;       經業務主管單位同意銷毀之檔案,應制定檔案銷毀計劃及檔案銷毀       目錄,簽報機關權責長官轉監督機關核准後,會同相關單位派員監       毀。 (二)各種會計憑證、報表、簿籍之銷毀,應依照會計法有關規定辦理。 (三)已銷毀之檔案應在相關之目錄上加註「○年○月○日奉准銷毀」字       樣。 (四)具有史料價值之檔案得提供史政機關檢選,惟機密檔案之銷毀應俟       解密後,再行處理。
  十一、檔管人員異動之交接       檔案管理人員職務異動時,應辦理下列移交事項:   (一)檔案室相關簿冊、設備及鑰匙。   (二)經管檔案案卷(件)數量統計清冊。   (三)職務上掌管之檔案連同辦理移交,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。   (四)詳實點交掌理業務範圍等事項。