法務部矯正署桃園監獄與合署辦公看守所及少年觀護所檔案開放應用須知

一、    法務部矯正署桃園監獄與合署辦公看守所及少年觀護所(以下簡稱本機關)為辦理檔案法第十七條至二十一條有關檔案開放應用事項，特訂定本須知。

二、    本須知所稱檔案，指本機關依照文書處理程序送交歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。

三、    民眾申請閱覽、抄錄或複製本機關檔案，應填具申請書（如附件一），或以書面載明下列事項向本機關申請：

(一)    申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所。

(二)    有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。

(三)    申請項目。

(四)    檔案名稱或內容要旨。

(五)    檔號。

(六)    申請目的。

(七)    有使用檔案原件之必要者，其事由。

(八)    申請日期。

前項申請得以親自持送或以書面通訊方式為之。

四、    申請案件之受理，依申請應用之檔案性質，由業務承辦單位辦理。業務承辦單位辦理檔案應用申請案件，應先檢視申請書內容，依規定辦理調案，並擬妥准駁決定(准駁通知書及准駁表如附件二)，簽陳本機關權責長官核示後，函復申請人並副知檔案管理單位。

五、    本機關檔案應用之准駁，依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令等規定辦理。

六、    申請案件之准駁，應自受理之日起十五日內，以書面通知申請人准駁決定；必要時，得予延長，但延長時間不得逾十五日。

駁回申請者，應敘明理由。

七、    申請案件不合規定程序或資料不全，經通知補正者，申請人應於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，得駁回之。

申請案件准駁決定之期限，如有補正資料之情形，自收受申請人補正資料之日起算。

八、    抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，依著作權法及其相關規定辦理。

九、    申請閱覽、抄錄或複製檔案，以提供複製品為原則。

提供應用之檔案，如其中一部分有必要限制公開或提供之情形，應採「分離原則」，去除不得公開部分，就其他部分公開或提供之。

紙質類檔案在不影響內容判讀原則下，得以下列方式處理：

(一)    檔案可拆卷者，將不宜公開之部分抽離後提供應用。

(二)    檔案不可拆卷者，將不宜公開之部分適當隱藏或遮蓋後影印提供應用。

業務承辦單位應將檔案部分抽離或遮掩情形註記於檔案應用簽收單告知申請人(如附件三)。

十、    申請人至本機關應用檔案時，應出示准駁通知書及備有本人照片之身分證明文件，依規定完成登記程序後，始得由本機關業務承辦人員陪同進入指定之檔案應用處所。

本機關業務承辦人員應請申請人確認檔案內容及數量無訛，並於本機關檔案應用簽收單簽名後，交付申請人使用。

十一、 申請人進入檔案應用處所，應注意下列事項：

(一)    禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。

(二)    不得破壞環境整潔。

(三)    禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔案之工具。

(四)    抄寫檔案時，以使用鉛筆或可攜式電腦為限；可攜式電腦之使用，應遵守本機關資訊安全政策相關規定。

(五)    未經本機關許可，禁止攜帶私人物品。

(六)    未經本機關許可，禁止擅自接用電源或連接本機關網路系統。

(七)    本機關提供應用之器材須妥慎維護，不得破壞。

十二、 申請人應用檔案，應保持檔案資料完整，不得有下列行為：

(一)    添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

(二)    拆散已裝訂完成之檔案。

(三)    以其他方法破壞或變更檔案內容。

十三、 應用檔案時，申請人有違反第十一點及第十二點所列情形者，應即停止其應用，並記錄之。其涉及刑事責任者，移送檢察機關偵辦。

十四、 申請應用之檔案及本機關提供應用之器材，不得攜出檔案應用處所，並應當日歸還。但未能於當日應用完畢者，業務承辦人員應於檔案應用簽收單註記應用情形後，先辦理還卷，另日再行調閱。

前項檔案及器材之歸還，應經本機關業務承辦人員點收無訛或確認登出影像系統，於本機關檔案應用簽收單註記還卷後，始將該簽收單第二聯交還申請人；該簽收單第一聯交業務承辦單位存查。

十五、 申請人因故需暫離檔案應用處所時，應將檔案及本機關提供應用之器材交付業務承辦人員保管；應用影像系統者，應完成登出作業。

十六、 檔案應用處所開放應用時間為星期一至星期五，上午九時至十一時三十分，下午一時三十分至四時三十分。

例假日、國定假日及停止上班日不對外開放。

除前項時間外，因故停止開放時，另行公告週知。

十七、 申請閱覽、抄錄或複製檔案之費用，依國家發展委員會檔案管理局訂定之「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(如附件四)規定向申請人收取，並開立收據交付申請人。

申請郵寄檔案複製品者，本機關業務承辦單位收受申請人郵寄繳納之匯票或現金，交由總務科出納人員繳庫立據，再經業務承辦單位查閱無訛後，始郵寄收據及複製品予申請人。

十八、 獲准應用且完成繳納費用之申請人因不可抗力因素，致無法至本機關應用檔案者，以郵寄或以其他適當方式送交收據及複製品予申請人、代理人或申請人之家屬，不另收取費用。