一、為健全檔案管理工作，特訂定本要點。
二、檔案室應具有防火、防熱、防潮、防盜、防鼠咬、防蟲蛀、防塵埃等防範設施，除因公務需要經管理人員許可者外，嚴禁他人進入檔案室。
三、檔案管理人員應注意室內採光，通風、清潔等設施之維護，嚴禁煙火，並隨時清查，以防損壞，其主管人員每月至少抽查一次。。
四、各業務承辦人員，應於每件公文辦畢後五日送繳檔案室建檔，送繳日期訂為每週星期三，遇假日順延，公文辦畢而未歸檔者，科室主管應督促之。
五、各科室業務承辦人員平時處理公文及訂卷，應注意以一案為一件（登記檔案目次表仍以一文為一件次），同一案有數公文往復，雖時間相隔，於結案時仍需合訂一件，不可分散，如有跨年度時，則編入結案之年度檔案。
六、歸檔案件，應由承辦人員逐件依下列原則編寫頁碼：
（一）依文件產生日期之先後順序，晚者在上，早者在下，依序於各頁左下角編寫頁碼。但文件係雙面書寫或列印者，其背面頁碼應於右下角為之。
（二）附件頁碼之編寫，除書籍型式或難以隨文裝訂者外，應併同其本文連續為之。
七、檔案分類總表之說明：
類：本戒治所機關代碼為02。。
綱：本戒治所各科室之代碼為01至12。
目：各科室業務分類代碼01至99。
節：各承辦人員之業務項目代碼01至99。
各類目（案名）名稱：以【簡】為主，字數以二至九字為準。
流水編號：0001為類目名稱之始件公文編碼。
八、歸檔案件如有下列物品或文件，不得歸檔：
（一）現金、有價證券及其他貴重物品。
（二）司法訴訟有關物證。
（三）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品。
（四）易變質而不適長期保存之物品。
（五）有關財務會計之憑證、帳冊、單據及票根等。
（六）無關公務又無參考價值之文件，便條及紙片等及個人證件。
（七）臨時性事項之通報或副本、無關政令之宣傳性文件。
（八）贈閱刊物、圖書、謝帖、祝賀及其他普通交際函電而無保存價值者。
（九）其他非紙張印製之附件。
（十）未掛總收、發文號之各單位自收自發之文件，但承辦人於處理經總收、發相關案件過程中，
所產生之此類文件不在此限。
九、歸檔案件有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其他方式儲存之媒體或書籍型式之附件時，應
由承辦單位或文書單位於該媒體或附件適當位置註記文號，並於歸檔清單上註記其類型及數量；必要時應請承辦人員確認其內容無誤後彌封蓋章，始得點收。
十、應歸檔而未歸檔之公文，應由單位主管督促歸檔，歸檔之文件，應詳細核對其內容與頁數，經檢查無訛後，併同歸檔簿交由檔案管理單位蓋點收戳，註記點收日期並簽章。
十一、歸檔案件有第九點各項所訂之物品者，應退還文書單位或承辦單位處理。
十二、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以檢查其檔案應歸檔情形及查檢其借調檔案情形；如有借調檔案應全部歸還，不得轉借。
前項借調檔案如屬依法調用或機關借調且未屆滿歸還期限者，應依相關規定列為職務移交事項。
十三、每年歸檔之數量，應於年終由檔案管理單位陳報典獄長核閱。
十四、檔案之整理，應按文件產生日期先後，早者在上，晚者在下，依序排列整齊，並逐一於案件首頁左上角依序編列目次號。
十五、附件以與原文裝訂為原則，如遇過大過多不便隨文裝訂時可另行存置，惟應在附件上，註明檔號、收發文字號，並在原文附件欄內註明附件存放處所。
十六、整理檔案應注意下列事項：
（一）檔案上加附之金屬物應予去除。
（二）檔案如有皺摺，應予理平；如有破損，應予修補。
（三）檔案內容如有字跡模糊者，應由原承辦單位查明補註於公文用紙，並經權責長官核可後併案裝訂。
（四）檔案應以公文用紙尺度為標準，文件左右底三面邊緣應保持整齊；過寬過大者，得予裁切折疊，但不得損及檔案之內容；未達規定標準者，應以公文用紙襯貼。
（五）檔案上之附簽，應附於文件適當位置；附簽規格較小時，應以公文用紙襯貼，不得脫離原件。
十七、同一案名之各件檔案應集中置於同一檔案卷夾，並於檔案卷夾封面或卷脊標明檔號、案名及保存年限等事項。
十八、 每一檔案卷夾以存放同分類號案件為限；案件過多時，得分置數個檔案卷夾；案件過少時，同一檔案卷夾得置不同案名之案件，並依案次號順序排列。
檔案卷夾如置有不同案名之案件時，其封面或卷脊之標記應依前點第一項規定並列為之，並於不同案名之案件間予以適當之區隔或註記。
十九、 每一檔案卷夾內首頁應放置目次表，檔案卷夾放置不同案名之案件時，其目次表應分別製作，並集中放置於首頁。
二十、 調借檔案以與承辦科室有關者為限；因業務需要，借調非主管案件時，應送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長官核准。
二十一、申請借調檔案時，應以案件或案卷為申請單位，並由調案人填具調案單，經承辦單位主管或本機關權責長官核准後送檔案管理單位調取。
二十二、檔案調出後，檔案管理人員應作成調案記錄，將調案人、調案單位、調案日期、案名、案由、文號、稽催情形記載於調案記錄簿，以便隨時查催。
二十三、借調或調用之檔案應妥慎保管，不得遺失、轉借、轉抄，或有拆散、汙損、添註、塗改、更換、抽取、增加、圈點等破壞檔案或變更檔案內容之情事。
二十四、借調或調用檔案應於十五日內歸還。屆時如需繼續使用，應填具檔案調案展期申請單提出展期申請，並經單位主管或本機關權責長官核准，知會檔案管理單位後，使得為之；展期次數以三次為限。展期次數超過三次，應先歸還檔案後，再依規定辦理調借。
二十五、對於逾期未歸還之檔案，檔案管理人員應定期辦理稽催，填具檔案催還通知單，向調案人催還；經洽催三次仍不歸還時，應簽請典獄長處理。
二十六、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後，於調案單及調案記錄上註記歸還日期，始將調案單退還調案人；如有第十五點所定情事時，應於調案記錄上載明事由，並簽報典獄長處理。
二十七、機密檔案歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，並於封面上註明單位名稱、裝封年月日、收發文字號、案由或案名、年度、分類號、頁數、件數、附件數、案件辦理起迄時間、保存年限、機密等級及解密條件，封口加蓋印章或職名章後，送檔案管理單位辦理歸檔。但案由或案名，得以代碼或代名表示。
二十八、業務承辦單位應依有關法之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變更或解密事宜，並會知檔案保管單位；機密檔案經解密後，依一般檔案管理之。
二十九、檔案保存年限依部頒「監院所機關文卷保存期限作業要點」之規定辦理。
三十、 已屆滿保存期限之檔案由檔案管理單位，繕造檔案銷毀清冊，送原承辦業務科室審查。業務科室應根據部頒「監院所機關文卷保存期限作業要點」所定之存廢標準，凡必須延長保存期限之案件，應簽註具體理由，並由科室主管蓋章；其經科室主管同意銷毀之檔案，應簽報典獄長核准後會同有關科室派員監毀。
三十一、各種會計憑證、報表、簿籍之處理依會計法之規定辦理。
三十二、本要點如有未盡事宜，悉依照「事務管理手冊」、「檔案點收、保管、檢調、分類編案等作業要點」有關規定辦理。
三十三、本要點陳所長核准並提所務會議通過後實施之，修正時亦同。