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法務部矯正署臺東監獄暨合署辦公看守所、少年觀護所檔案開放應用須知
一、法務部矯正署臺東監獄暨合署辦公看守所、少年觀護所 (以下簡
稱本監) ，為辦理檔案法第十七條至第二十一條有關檔案開放應
用事項，有關檔案應用事項，特訂定本須知。
二、本須知所稱檔案，指本監依照文書處理程序，送交歸檔管理之文
字或非文字資料及其附件。
三、民眾向本監申請閱覽、抄錄或複製檔案，應填具「法務部矯正署
臺東監獄暨合署辦公看守所、少年觀護所檔案應用申請書」 (附
件一，得自本監網站下載) ，載明下列事項，向本監提出申請：
  (一)申請人之姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件
字號。如係法人或其他設有管理人或代表人之團體，其名稱、事務所或營業所及管理人或代表人之姓名、出生年月日、電話
、住(居)所。
  (二)有代理人者，其姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證
明文件字號；如係意定代理者，並應提出委任書；如係法定代理者，應敘明其關係。
  (三)申請項目。
  (四)檔案名稱或內容要旨。
  (五)檔號。
  (六)申請目的。
  (七)有使用檔案原件之必要者，其事由。
  (八)申請日期。
前項申請，得以親自持送或書面通訊方式為之。
四、本監受理申請案件後，如認其不合規定或資料不全者，應通知申
請人於七日內補正；屆期不補正或不能補正者，駁回其申請。申
請案件受理後，由檔案管理單位會請業務單位審核准駁與否及提
供審核意見，並至遲應於受理之日起三十日內，將審核結果以書
面通知申請人，審核表詳如(附件二)。補正資料者，自補正之日
起算。
前項書面通知，除駁回申請者外，應載明下列事項：
  (一)核准應用檔案之意旨。
  (二)檔案應用方式、時間及處所。
  (三)檔案應用注意事項及收費標準。
  (四)應攜帶相關證明文件。
五、申請閱覽、抄錄或複製之檔案，有檔案法第十八條所定下列情形
之一，本監得拒絕其申請：
  (一)有關國家機密者。
  (二)有關犯罪資料者。
  (三)有關工商秘密者。
  (四)有關學識技能檢定及資格審查之資料者。
  (五)有關人事及薪資資料者。
  (六)依法令或契約有保密之義務者。
  (七)其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。
抄錄或複製檔案，如涉及著作權事項，應依著作權法及其相關
規定辦理。
六、申請閱覽、抄錄或複製檔案，以案件或案卷為單位；檔案內容含
有前點第一項各款所定限制應用之事項者，僅就其他部分提供之
。本監檔案之應用以提供複製品為原則；如使用原件之必要者，
應於申請時記載其事由。
七、本監檔案應用閱覽處所設於本監檔案室，開放時間為星期一至星
期五，上午九時至十一時三十分及下午二時至四時三十分；國定
例假日不開放，有其他特殊原因停止開放時，另行公告周知。
八、申請應用檔案者，應出示身分證明文件，並辦理登記，且應出示
審核通知書函，由本監指定人員陪同至檔案應用處所，並將檔案
交付申請人使用，應請其確認數量無訛後於「檔案應用簽收單」
(附件三)簽名。
九、機關調借檔案，應備函提出請求，並載明下列事項：
  (一)借調或調用機關名稱。
  (二)借調或調用檔案檔號或內容要旨。
  (三)借調或調用目的。
  (四)借調或調用期間。
  (五)法令依據。
十、進入檔案應用閱覽處所，應遵守下列事項：
  (一)禁止飲食、吸菸、喧嘩或妨礙他人之行為。
  (二)抄錄檔案時，以使用鉛筆為限；複製檔案不得以攝影方式為之
      ，若有複製必要，由業務承辦人員陪同複製為原則。
  (三)不得破壞環境整潔及應用處所之設備。
十一、申請人應用檔案，應保持檔案之完整，並不得有下列行為：
  (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。
  (二)拆散已裝訂完成之檔案。
  (三)以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。
違反前項各款之一者，本監得停止其應用檔案；涉及刑事責任
者，移送檢察機關偵辦。
十二、申請人應用之檔案，不得攜出應用處所，如有必要離開應用處
所者，應將檔案交還本監指定人員保管。申請人應用之檔案應
於當日歸還，經承辦人員點收無誤後，應於檔案簽收單簽收註
記，一聯交付申請人並發還申請人身分證件，一聯由業務承辦
單位存查。
十三、申請人檔案應用完畢，業務承辦人員通知總務科出納人員，依
國家發展委員會檔案管理局所訂「檔案閱覽抄錄複製收費標準
」(附件四)收費，並開立收據交申請人，複製品點交申請人。
十四、民眾申請檔案應用之服務，詳如本監受理民眾申請檔案應用流
程圖(附件五)。
十五、本須知未規定者，依檔案法及其相關法規辦理。