依文書處理手冊第三十一點第九款規定，承辦人員於辦稿時，應於稿面適當位置填列 分類號及保存年限；又依機關檔案管理作業手冊第八章規定，編案作業（包括填列年 度號及案次號）應由檔案管理人員依據檔案內容為之，爰以修正，刪除「年度號、」 「、案次號」等內容。
法務部矯正署雲林監獄為健全檔案管理、促進檔案開放與運用，發揮檔案功能，落實 檔案管理制度之建制，爰依檔案法及其相關子法之規定訂定本要點。