本須知第六點，檔案如有限制應用之事項者，應採分離原則，僅就其他部分提供之。
一、訂定提供檔案開放應用之型態。 二、為妥善保護檔案原件及延長檔案壽命，訂定檔案之開放應用，以提供複製品為原 則，使用原件為例外。蓋如有使用原件之必要者，申請人應於申請書載明事由， 本署審酌檔案有無陳舊損壞之虞，再作出提供或拒絕提供檔案原件之決定。