一、為健全檔案管理工作，特依『檔案管理法』之規定訂定本要點。
二、檔案室應具防火、防熱、防潮、防盜、防鼠咬、防蟲蛀、防塵埃等防 範設施。非檔案管理人員未經許可，不得擅自進出。
三、檔案管理人員應注意室內採光、通風、清潔等設施之維護，嚴禁煙火 ，並隨時清查，以防損壞，其主管人員每月至少抽查一次。
四、歸檔案件以原件為原則；有附件者，每一種以一份為限。
五、附件以與原文裝訂為原則，如遇過大過多不便隨文裝訂時可另行存置 ，惟應在附件上註明檔號、收發文字號，並在原文附件欄內註明附件 存放處所。
六、歸檔案件，應由承辦人員編寫頁碼。附件頁碼之編寫，除書籍型式或 難以隨文裝訂者外，應併同其文連續為之。
七、各承辦人員應將辦畢案件於五日內逐件依序彙齊後，併同歸檔清單送 交檔案管理單位辦理歸檔，倘有延後歸檔之必要者，應由承辦人員簽 請機關權責長官核准，並知會檔案管理單位。
八、下列物品或文件，不得歸檔： （1）現金、有價證券及其他貴重物品。 （2）司法訴訟有關物證。 （3）流質、氣體、易燃品、管制物品或其他危及人身與公共安全之物品 。 （4）易變質而不適長期保存之物品。 （5）無關公務又無參考價值之文件，便條及紙條等及個人證件。 （6）臨時性事項之通報或副本、無關政令之宣傳文件。 （7）贈閱刊物、圖書、謝帖、祝賀及其他普通交際函電而無保存價值者 。 （8）未掛總收、發文字號之各單位自收自發之文件，但承辦人於處理經 總收、發相關案件過程中所產生之此類文件不在此限。
九、歸檔案件如有下列情形者，管理人員應於檔案清單上註記原因及退回 日期後重新辦理點收。 （1）案件或其附件不全，或附件未經簽准而抽存者。 （2）案件污損或內容不清楚者。 （3）案件未經批准或漏判、漏印、漏發、漏會者。 （4）案件未編列文號或文號有誤者。 （5）案件未填註保存年限或分類號者。 （6）案件未依規訂定編碼或頁碼編寫有誤者。 （7）案件與歸檔清單之登載不符者。 （8）案件未能以原件歸檔且未經簽奉權責長官核准者。
十、歸檔案件如有微縮片、電子媒體、錄音帶、錄影帶或其它方式儲存之 媒體者、必要時應請原承辦人員或承辦業物相關人員確任其內容無誤 後彌封蓋章，始得點收。
十一、調檔案以承辦科室業務有關者為限。
十二、調閱非主管案件，應送會承辦業務主管同意，或簽請本機關權責長 官核准。
十三、借調檔案應作調案記錄簿，將調案人、調案單位、調案日期、案由 、文號、稽催情形等記載於調案記錄簿內，以便隨時查催。
十四、借調檔案以十五天為限，屆期仍須繼續使用，應填具調案展期申請 書。
十五、借調之檔案不得洩密、拆散、塗改、抽換、損壞、轉借、轉抄、遺 失，非經簽准，不得複印。
十六、檔案管理人對逾期未歸還之檔案應填具催還通知單，經洽催三次仍 不歸還者，應簽請 典獄長處理。
十七、對歸還之檔案，如發現缺漏或塗改、損壞、抽換、抽換、調案單位 不予退還等情事應簽報 典獄長處理。
十八、機密檔案歸檔時，承辦人員應使用機密檔案專用封套裝封，封口加 蓋印章或職名章後，送交檔案管理辦理歸檔，但案由或案名，得以 代碼或代名表示。
十九、借調機密檔案，應陳奉 典獄長核准。借出時以封套密封後加蓋密 封章，送調案人簽收。
二十、業務承辦單位應依有關法之規定，主動辦理機密檔案之機密等級變 更或解密事宜，並會知檔案保管單位；機密檔案經解密後，依一般 檔案管理之。
二十一、檔案管理人員對於歸還之檔案應詳細檢查無誤後，於調案單及調 案記錄上註記歸還日期，始將調案單退還調案人。
二十二、機關人員調、離職時，人事單位應知會檔案管理單位，以檢查其 檔案應歸檔情形及借調檔案情形；如有借調檔案應全數歸還，不 得轉借；如屬依法調用或機關借調且未屆歸還期限者，應依相關 規定列為職務移交事項。
二十三、複製檔案，得依所附收費標準表收取費用。
二十四、每年歸檔之數量，應於年終由檔案管理單位陳報典獄長核閱。
二十五、已屆滿保存期限之檔案，由檔案管理單位繕造檔案銷毀清冊，送 原承辦業務科室審查。凡必須延長保存期限之案件，應簽註具體 理由，並由科室主管蓋章；其經科室主管同意銷毀之檔案，應簽 報 典獄長核准，函送檔案管理局審核後會同有關科室派員監毀 。
二十六、各種會計憑證、報表、簿籍之處理依會計法之規定辦理。
二十七、本要點如有未盡事宜，悉依照『機關檔案管理作業手冊』有關規 定辦理。
二十八、本要點陳 典獄長核准並提監務委員會議通過後實施之，修正時 亦同。